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财务报销审批流程通用表单

一、表单概述与适用范围

本表单旨在规范企业内部财务报销流程，保证费用支出的合理性、合规性及可追溯性。适用于公司全体员工因公产生的各项费用报销，包括但不限于：日常办公费用（如文具、打印费）、差旅费用（如交通、住宿、伙食费）、业务招待费用（如客户餐费、礼品）、采购费用（如办公设备、耗材）及其他符合公司财务制度的合理支出。无论费用金额大小，均需通过本表单完成审批流程，保证报销过程有据可依、权责清晰。

二、详细操作步骤：从填写到审批的全流程

（一）第一步：准确填写报销基本信息

报销人需在表单开头完整填写以下核心信息，保证信息真实、准确无误：

报销单号：由财务部门统一编制（通常按“年份-月份-部门-流水号”格式，如“2024-05-001-001”），报销人无需填写，由财务人员在接收表单时补充；

所属部门：填写报销人所在的全称部门（如“市场部”“技术研发中心”）；

报销人姓名：填写本人姓名（用“”代替，实际使用时填写真实姓名，此处按规范示例为“”）；

报销日期：填写提交表单当天的日期（格式：YYYY年MM月DD日）；

费用归属期间：填写费用实际发生的起止日期（如“2024年4月1日-2024年4月10日”），便于财务按月核算。

（二）第二步：逐笔填写费用明细，保证清晰可查

费用明细是审批的核心依据，需按“每一笔独立费用”为一行进行填写，具体列包括：

序号：按费用发生顺序填写1、2、3……；

费用发生日期：填写单笔费用产生的具体日期（如“2024年4月5日”）；

费用项目：明确费用类别（如“市内交通费”“住宿费”“招待餐费”等），避免使用“其他”“杂费”等模糊表述；

金额：填写单笔费用的不含税金额（若为增值税专用发票，需单独注明税额），大小写需一致（如小写“120.00”，大写“壹佰贰拾元整”）；

发票号码：填写对应发票的完整号码（如“5678”），便于财务核对发票真伪；

费用事由：简要说明费用产生的原因（如“前往客户公司洽谈项目”“部门季度会议采购文具”等），保证审批人知晓费用合理性。

（三）第三步：补充报销事由与附件清单

报销总事由：在表单指定区域填写本次报销的整体事由（如“4月市场推广活动费用”“北京出差差旅费”），需简明扼要，与费用明细事由一致；

附件清单：列出本次报销所附的全部材料，并在“数量”栏注明份数，常见的附件包括：

增值税发票（需为合规发票，抬头、税号等信息与公司一致）；

差旅费报销需附：行程单、住宿水单、会议通知等；

招待费报销需附：招待对象、人数、事由说明（如“与公司洽谈合作”）；

采购费用需附：采购申请单、验收单、合同（如金额较大）。

（四）第四步：提交审批，按流程逐级签字

填写完整的报销表单需按以下层级提交审批，每一环节的审批人需对费用的真实性、合规性负责：

部门负责人审核：报销人将表单提交至直接上级（部门负责人），部门负责人需核对费用是否在部门预算内、事由是否与部门业务相关，审核通过后签字并注明日期；

财务部门复核：部门负责人签字后，将表单及附件提交至财务部门，财务专员需重点核对：

发票真伪、抬头、税号是否正确；

费用明细与附件是否一致（如发票金额与明细金额、发票类型与费用项目是否匹配）；

报销金额是否符合公司费用标准（如差旅住宿标准、招待费限额等）。

复核通过后，财务人员签字；若发觉问题，注明退回原因并交由报销人修改；

分管领导审批：根据费用金额及公司权限划分，需由分管领导（如分管市场、行政的副总）审批的，财务复核后提交分管领导，审批人需从业务合理性角度签字确认；

总经理审批：单笔或单月累计金额超过公司规定限额（如5000元或10000元，具体标准按公司制度执行）的，需提交总经理最终审批。

（五）第五步：审批通过后财务付款与归档

付款处理：所有审批完成后，财务部门在5个工作日内完成付款（银行转账或现金报销），报销人可通过财务系统或向财务人员查询付款进度；

表单归档：财务部门将审批完成的报销表单及附件统一编号、装订归档，保存期限不少于5年（按会计档案管理规定执行），以备后续审计或查询。

三、财务报销审批通用表单（模板）

财务报销审批表

报销单号：__________所属部门：__________报销人：*

报销日期：____年_月_日费用归属期间：____年_月_日至_年_月____日

费用明细

序号

———————

1

2

3

合计金额（大写）：壹仟壹佰伍拾元整￥（小写）：1150.00

报销总事由：2024年4月北京出差及客户项目洽谈相关费用

附件清单：

附件名称

增值税普通发票

出差行程单

客户招待说明

审批意见

部门负责人审核：

财务复核：

分管领导审批：

总经理审批：

财务付款记录

付款方式：□银行转账□现金□其他付款日期：____年_月_日付款人：*

备注：