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团队会议组织及记录模板

适用场景与价值

全流程操作指南

一、会前准备：奠定高效会议基础

明确会议目标与必要性

根据当前工作痛点（如项目延期、资源卡顿、目标未对齐等）或阶段性需求（如新项目启动、月度总结），确定会议是否必须召开，避免无效会议。

定义清晰目标（如“确定项目Q3关键里程碑”“解决跨部门协作流程漏洞”），并提前告知所有参会人。

确定会议基本信息

时间：选择多数参会人空闲时段（避开周一上午/周五下午），提前3-5天发送会议邀请，明确会议时长（建议单次会议不超过90分钟）。

地点/形式：线下会议需预定会议室（确认设备：投影仪、麦克风、白板等）；线上会议需指定平台（如腾讯会议、Zoom），并提前测试稳定性。

参会人：邀请与会议目标直接相关的决策者、执行者及支持人员（如项目会需邀请PM、核心开发、测试负责人、业务方对接人），避免无关人员参会。

制定会议议程并提前分发

按目标重要性排序议程，明确每个议题的讨论要点、预计时长及负责人（示例：

议程：

项目进度汇报（15分钟，负责人：*主管）

测试阶段问题复盘（20分钟，负责人：*测试工程师）

资源协调方案讨论（25分钟，负责人：*经理）

下周工作计划对齐（10分钟，全体）

提前1-2天将议程、相关背景资料（如项目数据、问题清单）发送给参会人，要求提前准备观点或材料。

指定会议角色

主持人：负责控场（引导讨论、控制时间、避免跑题）、推动决策，建议由会议目标相关领域的负责人担任。

记录人：负责实时记录讨论要点、决策结果、待办事项，建议由熟悉业务的助理或专员担任，提前熟悉记录模板。

二、会中执行：聚焦议题，推动共识

开场（5分钟内）

主持人重申会议目标、议程及时长要求，提醒参会人专注议题（建议将手机调至静音，关闭无关软件）。

若有缺席人员，简要说明其已提前同步的要点（如“*主管因出差已提交书面进度汇报”）。

按议程逐项讨论

每个议题开场：由负责人简要背景（如“当前测试阶段发觉3个核心bug，影响用户登录功能”），再抛出需讨论的问题（如“如何协调开发资源优先修复？”）。

引导发言：主持人鼓励参会人按“观点+依据”表达（如“建议优先修复Abug，因为用户投诉量占比70%，数据见附件1”），避免闲聊或重复发言。

处理分歧：对争议问题，可通过“数据支撑”“小范围投票”或“暂存后续专项讨论”等方式推进，避免陷入无意义争论。

关键环节：确认决策与待办

每个议题讨论结束后，主持人需总结结论（如“决议：由*工程师牵头，协调2名开发人员，优先修复A、B两个bug，今日下班前输出修复排期”）。

记录人实时同步“决策事项+负责人+完成时间”到会议记录模板，保证清晰可追溯。

会议总结（5分钟内）

主持人回顾本次会议的核心决议、待办事项及负责人，明确下次会议时间（如“下周一上午10点召开第二次进度对齐会”）。

记录人确认记录完整性（重点检查：是否有遗漏的决策或待办？人名、时间是否准确？）。

三、会后跟进：保证落地，闭环管理

整理并分发会议记录

会议结束后24小时内，记录人完成记录整理，经主持人审核后发送给所有参会人及相关人员（抄送需知晓的上级或协作部门）。

记录需包含：会议基本信息、议程讨论要点、最终决议、待办事项清单（明确“任务描述-负责人-截止日期-优先级”）。

跟踪待办事项进度

建立待办事项跟踪表（可使用Excel或项目管理工具如飞书、钉钉），由记录人或PM每周更新进度，在下次会议前同步给参会人。

对逾期未完成的待办，及时与负责人沟通原因（如“*工程师的bug修复排期是否需要额外资源支持？”），推动解决。

复盘与优化

定期（如每月）复盘会议效率：是否频繁超时？待办完成率低的原因是什么？是否需调整议程设置或参会人范围？持续优化会议流程。

会议记录模板（含填写示例）

一、会议基本信息表

项目

内容

会议主题

Q3项目“系统”开发进度对齐会

会议时间

2023年X月X日（周四）上午9:30-11:00

会议地点/形式

公司3楼会议室A（线下）

主持人

*经理（项目总监）

记录人

*助理（项目专员）

参会人员

主管（开发负责人）、测试工程师、产品经理、业务代表；缺席：*主管（出差，已提交书面材料）

会议类型

项目进度周会

二、会议议程与讨论记录表

序号

议程议题

预计时长

负责人/发言人

讨论要点

待解决问题/下一步行动

备注

1

项目当前进度汇报

15分钟

*主管

1.前端开发完成80%，后端接口开发完成70%，测试环境已搭建完毕；2.较原计划延迟2天（原因：第三方支付接口调试超预期）。

无

需关注后端接口联调进度

2

测试阶段问题复盘

20分钟

*测试工程师

1.发觉核心bug：用户登录失败（5%场景）、数据导出报错（3%场景）；2.常规功能已通过80%用例。

1.登录bug需开发优先修复；2.数据