档案遗失情况说明报告范本.docxVIP

致：[上级主管部门/相关领导]

发件部门/单位：[本部门/单位名称]

报告日期：[年月日]

一、事由概述

现就我部门/单位于近期发现的[档案名称，例如：“XX项目前期调研档案”或“XX年度人事管理档案（部分）”]遗失事件，进行正式情况说明。此事发生后，我部门/单位高度重视，立即组织人员进行核查与追溯，并对相关情况进行了初步梳理。为确保信息的准确性与完整性，现将具体情况报告如下，恳请审阅。

二、遗失档案基本情况

1.档案名称：[例如：“XX公司与YY公司合作协议档案”、“ZZ项目竣工验收资料汇编”]

2.档案编号（如有）：[例如：档字第XXXX号，或档案管理系统内编号]

3.形成/归档日期：[例如：XXXX年XX月至XXXX年XX月期间形成/归档]

4.档案数量：[例如：共X册/份，其中包括XX文件X份，XX记录X页等]

5.主要内容概要：[简要描述档案核心内容，例如：“该档案主要包含了XX项目的立项申请、可行性研究报告、专家评审意见及初期筹备会议纪要等关键材料，涉及项目背景分析、技术路线探讨及初步预算规划等信息。”]

6.原保管地点：[例如：本部门档案柜第X格、单位综合档案室X号档案架、指定专人保管的文件柜等]

7.档案密级（如有）：[例如：公开、内部、秘密、机密]

三、档案保管情况回顾

在本次遗失事件发生前，该批档案一直按照我部门/单位《档案管理办法》的相关规定进行保管。日常由[指定保管人姓名/岗位]负责，存放于[原保管地点]，存取均遵循[简要说明存取流程，例如：“登记备案制度”或“专人审批制度”]。最近一次确认该档案完整存在的时间约为[XXXX年XX月XX日]，当时因[简述事由，例如：“XX工作需要查阅”或“季度档案整理清点”]，曾对该档案进行过核查。

四、遗失经过与发现过程

（一）遗失经过追溯

经初步排查，档案的遗失可能发生在[大致时间段，例如：XXXX年XX月XX日至XXXX年XX月XX日期间]。在此期间，[简述该时间段内与档案相关的活动，例如：“因办公室搬迁/档案整理/人员调整，相关档案曾被临时移至XX地点存放”或“曾有X次因XX工作需要借阅该档案”]。具体遗失的精确时间及直接原因，目前仍在进一步核查中。

（二）发现过程

[发现人姓名/岗位]于[XXXX年XX月XX日XX时]在[发现地点/情境，例如：“准备调取该档案用于XX工作时”或“进行月度档案例行检查时”]，发现原存放位置的[档案名称]缺失。发现人当即对[可能的存放地点，例如：周边文件柜、临时堆放处、借阅记录等]进行了初步查找，但未获结果。随后，[发现人]立即向[直接上级/档案管理负责人姓名]进行了汇报。

五、遗失原因分析

在接到报告后，我部门/单位立即组织了由[负责人姓名]牵头，[相关人员姓名]参与的专项小组，对档案遗失原因进行了初步分析。目前推测可能的原因包括但不限于：

1.管理疏忽：可能在[前述相关活动，如借阅、搬迁、整理]过程中，因工作繁忙、流程执行不到位或个人疏忽，导致档案未能及时归位或被误放、误收。

2.流程漏洞：档案的借阅、归还、流转等环节可能存在登记不细致、交接手续不完备等问题，使得档案流向难以全程追溯。

3.外部因素：不排除在[特定情况下，如对外开放日、外来人员访问等]因监管不力导致档案意外丢失的可能性，但此可能性相对较低。

4.其他未知因素：目前仍有一些细节未能完全厘清，不排除存在其他未预见因素导致档案遗失的可能。

专项小组将继续深入调查，力求尽快查明具体原因。

六、可能造成的影响

[档案名称]的遗失，可能会对我部门/单位的相关工作造成一定程度的影响，主要包括：

1.工作延误：若该档案涉及当前或近期某项工作的重要依据，其缺失可能导致相关工作无法顺利推进，造成一定程度的延误。

2.信息不完整：档案中包含的[核心信息]对于追溯[相关事项]的历史背景、决策过程等具有重要价值，其遗失可能导致相关信息链条断裂。

3.潜在风险：若档案内容涉及[敏感信息/商业秘密/未公开数据等]，其遗失可能带来[相应风险描述，如信息泄露风险等]。目前，我们暂未发现此类风险已实际发生，但已将此列为重点关注事项。

七、已采取的补救措施

为最大限度降低档案遗失造成的损失，并积极挽回影响，我部门/单位在发现档案遗失后，立即采取了以下补救措施：

1.全面排查：组织人员对办公室所有可能存放档案的区域进行了“地毯式”排查，包括文件柜、抽屉、资料袋、废纸篓（已清空部分也进行了追溯询问）等，并对近期的垃圾清运情况进行了了解。

2.追溯核查：详细查阅了该档案的借阅登记记录（如有），并对近期所有可能接触过该档案的人员进行了逐一询问核实，了解档案的最后流转情况。

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