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采购申请与审批标准化流程工具模板
一、适用范围与常见场景
本流程适用于企业内部各类采购活动的规范化管理，涵盖办公用品、生产物料、设备采购、服务外包等场景。具体包括：
日常办公采购：如文具、耗材、IT设备等常规需求；
生产运营采购：如原材料、零部件、生产设备等物料采购；
项目专项采购：如研发项目所需专用设备、测试材料等；
服务类采购：如咨询、维修、清洁等第三方服务采购。
通过标准化流程，保证采购需求合理、审批高效、资金使用合规，降低采购风险。
二、标准化操作流程详解
步骤1：需求发起与申请单填写
责任人：需求部门经办人（如小明）、部门负责人
操作说明：
需求部门根据实际需求（如办公用品短缺、生产计划需新增物料等），填写《采购申请单》，明确以下信息：
采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价及总价；
采购用途（如“日常办公用”“项目研发用”）、需求到货日期；
供应商推荐意见（如有，需注明推荐理由及联系方式，联系方式仅限内部沟通使用）。
部门负责人审核采购需求的必要性及合理性，确认与部门工作计划的匹配度，签字批准后提交至采购部门。
输出物：《采购申请单》（部门负责人签字版）
步骤2：采购部门初审
责任人：采购专员（如李华）、采购部门负责人
操作说明：
采购部门收到《采购申请单》后，1个工作日内完成初审，重点审核：
采购物品/服务的规格、数量是否符合需求部门描述；
预估单价是否在预算范围内（参考《年度采购预算表》）；
是否存在更优替代方案（如功能相近但成本更低的产品）。
初审通过后，采购部门启动供应商寻源流程：
对于常规采购，优先从合格供应商库中选择2-3家比价；
对于特殊或金额较大的采购，需组织供应商现场考察或技术交流。
比价完成后，形成《采购询价表》（含供应商报价、对比分析），随《采购申请单》一并提交至财务部门。
输出物：《采购询价表》《采购申请单》（采购部门初审意见版）
步骤3：财务部门预算与合规性审核
责任人：财务专员（如王芳）、财务部门负责人
操作说明：
财务部门收到材料后，1个工作日内完成审核：
核对采购金额是否超出年度/季度预算，如超预算需需求部门提交《预算调整申请》；
审核采购条款是否符合财务制度（如付款方式、税率、质保要求等）；
确认采购项目是否涉及固定资产（如单价超2000元且使用期限超1年的设备），需同步登记固定资产台账。
审核通过后，财务部门在《采购申请单》上签字确认，流转至最终审批人；如不通过，注明原因退回需求部门或采购部门整改。
输出物：《采购申请单》（财务审核意见版）、《预算调整申请》（如需）
步骤4：最终审批与订单下达
责任人：最终审批人（根据采购金额分级确定，如部门总监/分管副总/总经理）、采购部门
操作说明：
分级审批权限（示例）：
金额≤5000元：需求部门负责人+采购部门负责人审批；
5000元＜金额≤20000元：需求部门负责人+采购部门负责人+财务部门负责人审批；
金额＞20000元：需分管副总/总经理最终审批。
最终审批人确认采购事项的必要性、预算合规性及供应商选择的合理性，签字批准后，采购部门在2个工作日内下达《采购订单》，明确：
供应商信息、物品/服务规格、数量、单价、交货日期、付款条件、违约责任等；
《采购订单》需经采购部门负责人及供应商签字盖章（电子版/纸质版）后生效。
输出物：《采购订单》（审批完成版）
步骤5：采购执行与到货验收
责任人：采购专员、需求部门验收人（如张伟）、仓库管理员（如刘洋）
操作说明：
采购部门跟踪供应商备货及发货进度，保证按期交付；如遇延迟，及时与供应商沟通并同步需求部门。
物品到货后，需求部门联合仓库管理员进行验收：
核对实物与《采购订单》的规格、数量、质量是否一致；
对于设备类采购，需进行安装调试并测试功能；
验收合格后，填写《到货验收单》，需求部门、仓库、采购部门三方签字确认；如不合格，当场拒收并通知采购部门处理（如换货、退货）。
输出物：《到货验收单》
步骤6：付款申请与财务结算
责任人：采购专员、财务专员
操作说明：
采购部门凭《采购订单》《到货验收单》《供应商发票》（发票抬头、税号等信息需与企业一致）提交付款申请。
财务部门审核单据完整性后，按合同约定付款方式（如预付、货到付款、分期付款）办理付款手续，并更新应付账款台账。
输出物：《付款申请单》《财务付款凭证》
步骤7：资料归档与流程闭环
责任人：采购专员、档案管理员
操作说明：
采购部门将《采购申请单》《采购询价表》《采购订单》《到货验收单》《付款申请单》等资料整理归档，保存期限不少于3年，保证采购流程可追溯。
三、采购申请单模板
采购申请单编号
申请日期
年月日
需求部门
申请人
联系方式
（内部办公电话）
紧急程度
□普通□紧急
采购物品/服务信息
序号
名称
规格
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