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会议记录与执行效果跟进表单使用指南
一、适用工作情境
本表单适用于各类需要明确决议、分配任务并跟踪结果的会议场景，包括但不限于：部门周例会、项目阶段性推进会、跨部门协调会、专题问题研讨会、年度工作部署会等。通过结构化记录会议内容并实时跟进执行情况，可有效避免决议遗漏、责任不清、执行滞后等问题，保证会议成果落地，提升团队协作效率。
二、详细操作流程
（一）会前：明确会议框架与记录准备
确定会议核心目标：会议发起人需提前明确本次会议需解决的核心问题、预期达成的决议，并告知记录人，保证记录方向聚焦。
准备基础信息：记录人提前获取会议主题、时间、地点（线上/线下）、主持人、参会人员名单（含部门及职务），并打印或打开空白表单模板。
梳理会议议程：若有固定议程，记录人可根据议程顺序预设表单中的“议题”栏，方便会中快速记录；若为临时议题，可预留空白行灵活填写。
（二）会中：实时记录关键信息
记录基本信息：准确填写会议主题、起止时间、地点、主持人、记录人，参会人员需签到（或会后补充），缺席人员需注明原因。
逐项记录议题内容：
讨论要点：针对每个议题，简明记录各方观点、分歧点、关键数据（如“部门提出预算需增加15%，部门建议优先保障核心模块”）；
决议事项：明确最终达成的共识，需具体、可执行（避免“尽快解决”等模糊表述，改为“月日前完成*模块漏洞修复”）；
责任与时限：每个决议需明确唯一责任人和清晰截止时间（如“责任人：（技术部），完成时限：月*日下班前”）。
确认记录准确性：会议结束前，主持人需快速浏览记录内容，重点核对决议事项、责任人及时限，保证无遗漏或偏差。
（三）会后：整理表单并同步
完善会议记录：会后2个工作日内，记录人根据会议笔记补充细节（如讨论中的关键数据、未明确的待办事项需标注“待确认”），形成正式会议纪要。
分配执行任务：将决议事项中的“责任人”“完成时限”同步至执行人，并抄送相关负责人（如部门经理、项目总监），保证责任人明确任务要求。
归档与分发：整理后的表单（含会议纪要）需归档至团队共享文件夹（如企业网盘、项目管理工具），并分发给所有参会人员及需知晓的干系人。
（四）执行中：动态跟踪进度
定期更新状态：责任人在执行过程中，需根据任务截止时间提前1-3天更新“当前状态”（如“进行中（需*资源支持）”“已完成初稿”“待验收”），并在表单“实际完成情况”栏简要说明进展。
异常情况反馈：若遇不可抗力导致无法按时完成，责任人需提前向主持人及相关部门说明原因，提出新的完成时限或解决方案，并在表单中备注（如“因供应商延期交付，需顺延至月*日”）。
进度提醒：记录人或项目助理每周/每双周汇总未按时完成的任务，向责任人和其上级发送进度提醒，避免任务积压。
（五）会后评估：闭环管理
结果验收：截止时间后3个工作日内，由主持人或指定负责人对照决议事项验收执行效果，在“效果评价”栏填写“达标”“未达标”或“部分达标”，并说明依据（如“*功能已上线，用户反馈符合预期”）。
问题复盘：对“未达标”事项，需组织相关方分析原因（如资源不足、需求变更、执行偏差），并在下次会议中跟进改进措施。
表单归档：所有决议事项验收完成后，将表单更新为“最终版”并永久归档，作为项目复盘、绩效考核或流程优化的依据。
三、表单模板
会议记录与执行效果跟进表
会议基本信息
会议主题
会议时间
（年/月/日时分）
会议地点
（线上/线下：____）
主持人
记录人
参会人员
（、、等，共人）
缺席人员及原因
（如：（病假）、（出差））
会议议程与执行跟踪
序号
议题
讨论要点（关键观点、数据、分歧）
决议事项（具体、可执行）
责任人
完成时限
当前状态（□未开始□进行中□已完成□延期）
1
例：项目A进度汇报
（开发部）：当前完成60%，需测试部配合；（测试部）：需月日前提供测试用例
1.测试部于月日前提交核心模块测试用例；2.开发部月日前完成80%开发
（测试部）、（开发部）
月日
□进行中
2
例：2024年Q3预算调整
（财务部）：市场部预算超支10%，建议缩减推广费用；（市场部）：新渠道推广效果显著，需保留预算
1.市场部推广费用缩减5%，优先保障线上渠道；2.财务部月日前完成预算调整方案
（财务部）、（市场部）
月日
□未开始
3
（待补充）
执行详情
序号
决议事项对应任务
实际完成情况（进展说明、成果交付）
效果评价（□达标□部分达标□未达标；评价依据：____）
1
测试部提交测试用例
月日提交10份核心模块测试用例，覆盖95%功能点
□达标（依据：测试用例评审通过率100%）
2
市场部缩减预算5%
月日提交调整后预算表，线上渠道预算占比提升至70%
□部分达标（依据：预算已缩减，但新渠道ROI待验证）
3
（待补充）
备注与后续计划
需协
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