企业办公物资采购审批模板.docVIP

企业办公物资采购审批模板说明

一、适用场景说明

日常办公消耗类物资（如纸张、笔、文件夹等）因库存不足需补充采购；

新成立部门或项目组需配置基础办公物资（如办公桌椅、文具套装等）；

临时性会议、培训或活动所需的一次性办公物资（如宣传物料、饮用水等）；

现有办公设备（如打印机、碎纸机等）配件更换或功能升级采购；

其他经公司行政部门认可的办公物资采购需求。

二、审批流程详解

第一步：需求发起与表格填写

申请人（部门员工或部门助理）根据实际需求，填写《企业办公物资采购审批表》（详见模板表格），保证以下信息完整：

申请部门、申请人姓名及联系方式；

采购需求原因（如“季度办公用品补充”“新员工入职配置”等）；

物资明细（名称、规格、数量、预估单价、总价）；

预计到货时间（如有特殊需求需注明）。

填写完毕后，提交至部门负责人审核。

第二步：部门负责人审核

部门负责人（如经理、主管）对采购需求的必要性及合理性进行审核，重点确认：

物资是否为部门办公必需；

数量是否符合实际工作需求，是否存在过度采购；

预估金额是否在部门预算范围内。

审核通过后签字确认，若不通过需注明原因并退回申请人调整。

第三步：采购部门审核

将审批表提交至采购部门（如行政部、采购部），采购专员*负责审核以下内容：

物资规格、型号是否符合公司采购标准（如优先选择环保、耐用型产品）；

预估单价是否参考近期市场价格或历史采购记录，保证性价比；

供应商资质（如为公司合作供应商，需确认库存及供货周期；为新供应商，需提前收集资质文件）。

审核通过后，采购部门根据公司采购流程选择供应商并执行采购；若需调整采购方案（如替换供应商、优化规格），需与申请人沟通后修改。

第四步：分管领导审批

根据采购金额及公司权限规定，提交至对应分管领导（如总监、副总经理）审批：

单次采购金额在[具体金额，如1000元]以下，由部门负责人及采购部审核即可；

单次采购金额在[具体金额，如1000-5000元]，需分管领导审批；

单次采购金额超过[具体金额，如5000元]，需提交至总经理审批。

领导审批通过后，采购部门方可正式下单。

第五步：采购执行与物资验收

采购部门联系供应商确认订单信息，跟进生产及发货进度，保证按时到货；

物资到货后，申请人与部门指定验收人（如*专员）共同核对：

物资名称、规格、数量是否与审批表一致；

质量是否符合要求（如无破损、功能正常）；

外包装及附件是否齐全。

验收合格后，双方在审批表“验收确认”栏签字；若不合格，及时联系采购部门退换货。

第六步：财务报销与归档

申请人将验收通过的审批表及采购凭证（如供应商收据、订单截图）提交至财务部门；

财务专员*核对审批流程完整性、金额准确性及验收手续后，办理报销手续；

审批表原件由行政部归档保存，电子版同步存档备查。

三、审批模板表格

企业办公物资采购审批表

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

预计到货日期

需求原因

物资明细

序号

物资名称

规格型号

1

2

3

合计金额（大写）

合计金额（小写）

审批流程

部门负责人审核

签字：

日期：

采购部审核

签字：

日期：

分管领导审批

签字：

日期：

验收确认

验收人：

日期：

四、使用要点提示

信息填写规范：表格中物资名称需具体（如“A4复印纸”而非“纸张”），规格型号应明确（如“80g/500张/包”），数量及预估金额需准确无误，避免模糊表述（如“一批”“若干”）。

审批时效要求：常规采购需提前3个工作日提交申请，紧急采购（如临时会议物资）需标注“紧急”字样，并同步通过电话或即时通讯工具告知相关负责人，保证流程加速处理。

采购标准遵循：优先选择公司合作供应商名录内的商家，非合作供应商需提前提供营业执照、产品合格证等资质文件；单价超过[具体金额，如500元]的物资，需附至少2家供应商的报价单比价。

特殊情况处理：若采购需求涉及跨部门协作（如多个部门共用物资），需由主申请部门协调各部门负责人联合签字确认；若审批过程中需修改需求，需重新填写表格并重启流程。

流程合规性：严禁拆分采购金额规避审批权限，所有环节需保证签字真实有效，审批表及验收单需保存至少2年，以备审计核查。