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采购需求清单及审批流程模板

一、适用范围与场景

日常运营采购：部门办公耗材、设备配件、后勤物资等常规性物资补充；

项目专项采购：新项目实施所需的原材料、设备、服务及技术支持等；

临时紧急采购：因突发情况（如设备故障、应急维修）导致的急需物资采购；

批量集中采购：多部门同类物资的整合采购需求，以提高采购效率。

二、操作流程详解

1.需求发起与清单填写

操作人：需求部门经办人（如部门助理、项目负责人）

操作内容：

（1）登录采购管理系统或《采购需求清单模板》，根据实际需求填写完整信息（详见第三部分模板表格）；

（2）附件准备：若涉及技术参数、图纸、市场询价记录等，需一并作为支撑材料；

（3）提交前自查：保证物品名称、规格型号、数量、用途等信息准确无误，预估预算符合部门年度预算额度。

输出成果：《采购需求清单（初稿）》及附件材料。

2.部门内部审核

操作人：需求部门负责人（如部门经理、项目负责人）

操作内容：

（1）审核需求必要性：确认采购内容是否为部门工作必需，是否存在替代方案（如内部调配、修复利用）；

（2）审核需求合理性：核对数量、规格是否匹配实际使用需求，避免过度采购；

（3）审核预算合规性：检查预估总价是否在部门剩余预算范围内，超预算需求需提前说明资金来源；

（4）审核通过后，在系统中签署“同意”意见并提交至采购部门；若不通过，需注明原因并退回需求经办人修改。

输出成果：审批通过的《采购需求清单（部门版）》。

3.采购部门复核

操作人：采购专员/采购部门负责人

操作内容：

（1）需求完整性核查：确认清单信息无遗漏，附件材料齐全（如技术参数是否明确、是否有供应商推荐依据等）；

（2）采购方式匹配：根据采购金额、物资类型（如是否属于集中采购目录、是否涉及进口等），确定对应的采购方式（如公开招标、询比价、单一来源采购等）；

（3）市场调研：对常规物资进行初步询价，验证预估价格的合理性；对特殊或高价值物资，协助需求部门联系技术部门确认参数可行性；

（4）复核通过后，提交至财务部门；若需调整（如建议更换更优供应商、简化规格等），与需求部门沟通后修改清单。

输出成果：复核后的《采购需求清单（采购版）》。

4.财务部门预算审核

操作人：财务专员/财务部门负责人

操作内容：

（1）预算额度核查：确认采购预算是否已纳入年度预算，或是否有未使用的预算额度可调剂；

（2）资金来源确认：若涉及预算外采购（如临时应急项目），需核实资金审批流程是否完备（如是否有总经理专项审批）；

（3）成本合理性分析：对高价值采购进行成本效益评估，避免资金浪费；

（4）审核通过后，签署“同意”意见；若预算不足或成本不合理，退回需求部门调整采购方案或补充预算说明。

输出成果：财务部门审批通过的《采购需求清单（财务版）》。

5.分管领导审批

操作人：公司分管副总/总经理（根据采购金额及权限划分确定）

操作内容：

（1）审批权限内采购（如金额≤5万元）：直接审批是否同意采购；

（2）审批权限外采购（如金额＞5万元）：需提交总经理办公会集体审议，审议通过后由分管领导签署最终审批意见；

（3）重点关注采购事项的战略匹配性（如是否符合公司年度发展目标）、成本控制及风险合规性。

输出成果：最终审批通过的《采购需求清单（审批版）》。

6.采购执行与归档

操作人：采购部门、需求部门、档案管理部门

操作内容：

（1）采购部门根据审批结果启动采购流程（如发布招标公告、联系供应商谈判等），全程跟踪采购进度；

（2）需求部门配合参与技术参数确认、样品验收（如需）；

（3）采购完成后，采购部门将采购合同、订单、验收单等材料与《采购需求清单（审批版）》一并整理，提交至档案管理部门归档；

（4）需求部门收到物资后，需在3个工作日内完成验收，并在验收单上签字确认。

三、采购需求清单模板（含审批流程）

基本信息

内容

需求部门

（如：行政部/研发中心）

需求日期

年月日

需求类型

□日常运营□项目专项□紧急采购□批量集中采购

联系人及电话

（经办人：X，电话：-）

采购明细

序号

物品名称

1

（例：A4打印纸）

2

（例：笔记本电脑）

…

…

预算信息

预算科目

（例：行政办公费/研发项目费）

年度预算额度

元

本次申请预算

元

预算结余

元

审批流程

审核环节

审批人

需求部门审核

（部门负责人：X）

采购部门复核

（采购经理：X）

财务部门审核

（财务经理：X）

分管领导审批

（分管副总：X）

总经理审批（如需）

（总经理：X）

四、使用说明与注意事项

需求填写规范性：

物品名称需使用规范全称（如“联想ThinkPadX1Carbon笔记本”而非“笔记本”），规格型号应明确技术参数（如尺寸、材质、功能指标等），避免模糊描述（如“类似产品”“优质”）；

数量需根据实际需求