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企业档案管理制度

一、总则

为了加强企业档案管理，有效地保护和利用档案，维护企业的合法权益和历史真实面貌，根据国家有关法律法规和档案管理的相关规定，结合本企业实际情况，特制定本档案管理制度。

本制度所指的档案是企业在生产、经营、管理等各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括但不限于文书档案、会计档案、科技档案、人事档案、声像档案等。

档案管理工作是企业管理的重要组成部分，各部门和全体员工应重视档案管理工作，严格遵守本制度的各项规定，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。

二、档案管理机构和职责

（一）档案管理领导小组

企业设立档案管理领导小组，由企业高层管理人员组成，组长由企业主要负责人担任。档案管理领导小组的主要职责是：

1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，审定企业档案管理工作的发展规划和年度计划。

2.研究决定企业档案管理工作中的重大问题，协调各部门之间的档案管理工作关系。

3.监督和检查企业档案管理工作的开展情况，对档案管理工作成绩显著的部门和个人进行表彰和奖励，对违反档案管理制度的行为进行处理。

（二）档案管理部门

企业设立专门的档案管理部门，负责企业档案的集中管理工作。档案管理部门的主要职责是：

1.制定和完善、业务规范和工作流程，并组织实施。

2.负责企业各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案的质量和安全。

3.指导和监督各部门的档案管理工作，开展档案业务培训和宣传教育活动，提高员工的档案意识和业务水平。

4.参与企业重大项目、重要活动的档案管理工作，对项目和活动形成的档案进行全程跟踪和指导。

5.负责企业档案信息化建设工作，推进档案管理的现代化和数字化进程。

6.按照国家有关规定，做好档案的移交和销毁工作。

（三）各部门档案管理职责

各部门是本部门档案管理的责任主体，应指定专人负责本部门的档案管理工作。各部门档案管理人员的主要职责是：

1.贯彻执行企业档案管理制度和业务规范，做好本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。

2.对本部门形成的文件材料进行及时、准确的分类和整理，确保文件材料的完整性和规范性。

3.定期将本部门整理好的档案移交至企业档案管理部门，办理档案移交手续。

4.配合档案管理部门做好档案的鉴定、统计和利用等工作。

三、档案的收集与整理

（一）文件材料的形成与积累

1.各部门在各项工作和活动中，应按照国家有关规定和企业的要求，及时形成和办理各种文件材料，确保文件材料的齐全、完整和准确。

2.文件材料的起草、审核、签发、用印等环节应严格按照企业的公文处理制度执行，确保文件材料的质量。

3.对于重要的会议、活动、项目等，应安排专人负责文件材料的收集和整理工作，及时记录活动的过程和成果。

4.各部门应建立文件材料的积累制度，明确文件材料的积累范围、方法和要求，定期对文件材料进行清理和核对。

（二）档案的收集范围

1.文书档案：包括企业的各类行政文件、规章制度、会议记录、请示报告、合同协议、来往信函等。

2.会计档案：包括企业的会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等。

3.科技档案：包括企业的科研项目、新产品开发、技术改造、工程建设等形成的文件材料，如图纸、技术方案、试验报告、检测数据等。

4.人事档案：包括企业员工的履历表、自传、考核材料、奖惩材料、工资档案、职称档案等。

5.声像档案：包括企业的照片、录音、录像等声像资料。

6.其他档案：包括企业的荣誉证书、商标注册文件、专利文件等。

（三）档案的收集方法

1.定期收集：各部门应按照规定的时间和要求，定期将本部门形成的档案移交至企业档案管理部门。一般情况下，文书档案应在次年上半年移交，会计档案应在会计年度终了后保管一年，期满后移交。

2.随时收集：对于重要的、紧急的文件材料，档案管理部门应及时向相关部门收集。

3.专项收集：对于企业重大项目、重要活动等形成的档案，档案管理部门应在项目或活动结束后及时进行专项收集。

（四）档案的整理

1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用。

2.文书档案的整理一般按照年度、组织机构、保管期限进行分类，采用件号流水编号的方法进行装订和编目。

3.会计档案的整理应按照会计年度、类别（如会计凭证、会计账簿、财务报表等）进行分类，装订成册，并编制会计档案保管清册。

4.科技档案的整理应按照项目、课题进行分类，遵循科技文件材料的形成过程和内在联系，进行系统的整理和编目。

5.人事档案的整理应按照员工个人进行分类，按照档案材料的内容和性质进行排序和装订，并编制人事档案目录。

6.声像档案的整理应按照载体形式、时间、内容等进行分类，对