行政公文写作格式与审批流程模板.docVIP

行政公文写作格式与审批流程通用模板

一、模板适用范围与应用场景

本模板适用于各类企事业单位、机关及社会团体在日常行政管理中需规范处理的正式文件，包括但不限于通知、报告、请示、函、纪要等公文类型。具体应用场景涵盖：

上级单位对下级单位的指令性文件传达（如年度工作部署、规章制度发布）；

下级单位向上级单位的请示与汇报（如经费申请、工作总结、事项报批）；

平级单位或不相隶属单位之间的公务往来（如商洽函、协作事项确认）；

内部管理规范类文件（如考勤制度、会议流程、岗位职责说明）。

二、行政公文写作与审批全流程操作指南

（一）公文起草：内容与格式规范

确定公文类型与核心目的

根据发文事由选择合适文种：如“请示”适用于请求上级指示或批准，“函”适用于不相隶属单位间商洽工作，“通知”适用于发布规章、转发文件等。明确公文需解决的核心问题（如“申请项目经费”“召开专题会议”），保证内容聚焦、目标清晰。

规范公文格式要素

按国家标准《政机关公文格式》（GB/T9704-2012）撰写，包含以下要素（以“通知”为例）：

由“发文机关+事由+文种”组成，如“公司关于召开年度工作总结会议的通知”；

主送机关：指公文的主要受理机关，顶格书写，后加冒号，如“各部门、各分支机构：”；

开头说明发文依据或目的（如“为总结年度工作，部署年任务，现决定召开工作会议……”），主体分条列项明确事项（会议时间、地点、参会人员、要求等），结尾常用“特此通知”等规范用语；

附件：如有配套文件（如会议议程、材料清单），在下空一行左空二字标注“附件：”，后标附件名称全称；

发文机关署名：写全发文机关名称（如“*行政部”），多个机关联合行文时主办机关在前；

成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，如“2023年10月26日”，加盖发文机关印章时，印章应当端正、居中下压成文日期。

内容撰写要求

语言规范：使用书面语，避免口语化、网络用语，表述准确、简洁（如“请各部门于月日前报送材料”而非“请大家尽快把材料交上来”）；

逻辑清晰：按“背景-事项-要求”分层，条款之间关系明确（如“一、会议时间；二、会议地点”）；

数据准确：涉及时间、数量、金额等需反复核对，避免误差（如“预算金额：*万元”需与财务部门确认）。

（二）部门审核：合规性与内容把关

审核主体：由公文起草部门负责人担任第一审核人，重点审核公文内容是否与部门职责一致、数据是否准确、格式是否符合规范。

审核要点：

合规性：是否违反法律法规、公司制度或上级规定（如“申请经费”是否符合预算管理流程）；

必要性：是否确需行文，能否通过其他方式（如口头沟通、内部邮件）解决；

完整性：要素是否齐全（标题、主送机关、附件、发文机关、日期等），附件是否与一致；

文字校对：检查错别字、标点符号错误、语句不通顺等问题（如“截止”与“截至”误用，“的”“地”“得”混淆）。

审核反馈：审核通过后，部门负责人在《公文审批单》“部门审核”栏签字确认；需修改的，应明确修改意见并退回起草人修订（标注“请补充会议参会范围”“请核对预算金额”等）。

（三）会签（如需）：跨部门协调确认

适用情形：公文内容涉及其他部门职责或需多部门协同时（如“设备采购申请”需采购部、财务部、使用部门会签；“员工考勤制度修订”需人力资源部、法务部会签）。

会签流程：

起草人将《公文审批单》及公文初稿分送相关部门负责人，附“会签说明”（如“请各部门于月日前反馈意见”）；

会签部门在1-2个工作日内完成审核，重点审核本部门职责范围内的内容（如财务部审核采购预算的合理性，法务部审核条款的合规性）；

各部门在《公文审批单》“会签意见”栏签字确认，无异议则标注“同意”，有异议需注明具体修改建议并沟通解决。

（四）领导签发：权限与最终确认

签发权限划分：根据公文重要性及单位层级确定签发人：

一般事务性公文（如部门会议通知、内部通知）：由分管该部门的副总经理或部门负责人签发；

重要事项公文（如年度工作计划、重大经费申请）：由总经理或单位主要负责人签发；

涉及“三重一大”（重大决策、重要人事任免、重大项目安排、大额资金运作）事项的公文：需经领导班子集体审议后，由主要负责人签发。

签发要求：

领导重点审核公文的政治方向、政策依据、重大事项决策是否合规，以及审批流程是否完整（部门审核、会签是否已完成）。签发时在《公文审批单》“领导签发”栏注明同意意见并签字，标注签发日期（如“同意印发，年月*日”）。

（五）印发与归档：规范分发与留存

印发排版：

由行政部或指定文印部门根据签发稿排版，使用统一公文模板（字体：标题用二号小标宋简体，用三号仿宋GB2312，行距28磅）；

核对无误后打印，需套红头的文件（如“通知”“报告”）使用单位红色文头纸，普通文件使用A4纸。

用印与登记：

加盖发文机关印章（骑年盖月，即