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企业合同审核及档案管理流程模板

一、适用业务场景

本流程适用于企业各类业务合同的规范化管理，包括但不限于：采购与销售合同、服务外包合同、劳动合同、保密协议、租赁合同等。通过标准化审核流程保证合同内容合法合规、权责清晰，并通过系统化档案管理实现合同全生命周期可追溯，降低法律风险，提升管理效率。适用于企业法务部门、业务部门、行政管理部门及相关岗位人员。

二、合同审核全流程操作指南

（一）合同需求发起与资料准备

发起主体：业务部门根据业务需求（如合作洽谈、项目启动等），确定需签订合同的类型及核心条款。

资料提交：业务部门准备以下材料，提交至法务部门审核：

合同草案（需明确双方主体信息、合作内容、权利义务、金额、履行期限、违约责任等核心条款）；

合作方主体资质文件（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书等，需加盖公章）；

业务背景说明（包括合作目的、预期成果、特殊需求等）；

其他相关附件（如技术协议、报价单、验收标准等）。

（二）法务部门合规性审核

审核重点：

主体资格：核查合作方是否为合法存续的企业，经营范围是否涵盖合作内容，法定代表人或授权代表签字是否真实有效；

条款合法性：检查合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销情形；

权责对等：核对双方权利义务是否平衡，违约责任是否明确、合理，争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖地是否约定清晰；

风险提示：对潜在法律风险（如知识产权归属、不可抗力条款、保密义务等）提出修改意见。

输出结果：法务部门填写《合同审核意见表》，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”的结论，并标注具体修改建议。若需重大修改，退回业务部门重新起草。

（三）业务部门复核与确认

复核内容：业务部门根据法务意见，结合业务需求调整合同条款，重点确认：

合作内容、金额、期限等是否与业务约定一致；

法务提出的风险点是否已妥善解决，未解决的需补充说明理由。

确认签字：业务部门负责人审核无误后，在《合同审核意见表》签字确认，并将最终版合同及相关材料提交至财务部门。

（四）财务部门审核

审核重点：

金额准确性：合同总金额、付款方式（分期/一次性）、收款账户信息是否与财务制度一致；

税务合规性：发票类型、税率、税费承担方等是否符合税法规定；

资金安排：付款节点与项目进度是否匹配，是否存在资金支付风险。

输出结果：财务部门在《合同审核意见表》签署审核意见，确认无误后进入审批流程。

（五）分级审批与签署

审批权限：根据合同金额及重要性，分级由不同层级管理人员审批（示例）：

金额≤10万元：部门负责人审批；

10万元＜金额≤50万元：分管副总审批；

金额＞50万元：总经理审批。

签署规范：审批通过后，由法定代表人或其授权代表签字并加盖企业公章；对方合同需同时加盖对方公章及骑缝章，保证合同文本完整。

三、合同档案管理操作指南

（一）档案收集与移交

收集时限：合同签订后3个工作日内，业务部门将以下材料整理成册，移交至档案管理部门：

合同原件（正本+副本，正本为归档原件，副本由业务部门留存）；

《合同审核意见表》；

合作方资质文件；

其他与合同相关的补充协议、附件等。

移交登记：双方填写《合同档案移交清单》，注明档案编号、合同名称、份数、移交人、接收人及日期，签字确认后各执一份。

（二）档案分类与编号

分类规则：按合同类型分为“采购合同”“销售合同”“服务合同”“劳动合同”等大类，每类下按年度-月份排序。

编号规则：档案编号统一为“年份+合同类型代码+流水号”（示例：2024-CG-001，代表2024年采购合同第1号），编号需唯一，便于检索。

（三）档案整理与归档

整理要求：档案管理员对移交材料进行核对，保证资料完整、无涂改、顺序清晰；对破损文件进行修复或复印后归档。

归档方式：

纸质档案：按编号顺序存入专用档案盒，标注档案编号及名称，存放于符合防火、防潮、防虫要求的档案柜；

电子档案：将合同扫描件（PDF格式）、审核意见表等电子文件至企业档案管理系统，与纸质档案建立对应关系，保证双轨制管理。

（四）档案保管与借阅

保管期限：根据合同类型及法规要求确定（示例：采购/销售合同保管10年，劳动合同保管至合同终止后10年，永久保存合同需特别标注）。

借阅流程：

借阅人填写《合同档案借阅申请表》，说明借阅用途、归还时间，经部门负责人及档案管理部门负责人签字审批；

档案管理员核对身份后，提供档案复印件（原件原则上不外借，特殊情况需经总经理批准）；

借阅期限不超过7天，到期需归还；如需续借，需重新申请。

保密要求：涉及商业秘密的合同档案，借阅人需签订《保密承诺书》，严禁复制、外传或用于非工作用途。

（五）档案盘点与销毁

定期盘点：档案管理部门每年末组织一次档案盘点，核对档案数量、编号与登记信息是否一致，形成《档案盘点报告》