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会议记录模板与规范

一、适用范围

二、标准化操作流程

（一）会前准备：明确基础信息，记录前置准备

明确会议核心要素

提前与会议主持人确认会议主题、目标、预计时长及核心议题（如“Q3营销方案评审”“产品迭代进度同步”），保证记录方向与会议重点一致。

确认会议时间、地点（线上需注明会议平台及）、参会人员（含主持人、记录人、核心发言嘉宾）及是否需要提前分发材料（如议程草案、数据报表）。

准备记录工具与模板

根据会议类型选择记录形式：常规会议可使用Word模板快速录入，复杂讨论建议结合录音辅助（需提前征得参会人同意），会后整理时补充关键细节。

打印或打开会议记录模板（见第三部分），提前填写“会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人”等基础信息，预留“议程”“讨论记录”等模块空白。

梳理会议议程与背景

若有议程草案，提前熟悉各议题顺序及预计讨论时间，避免记录时遗漏关键环节。

对涉及的专业术语、背景信息（如“本次项目里程碑节点”“上季度未完成事项”）提前梳理，保证记录时表述准确。

（二）会中记录：聚焦核心内容，客观呈现讨论过程

记录基础信息（会议开始5分钟内完成）

实时补充“参会人员”（标注“出席/请假”）、“缺席人员及原因”（如“总监因客户拜访请假”）、“列席人员”（如“实习生协助记录”）。

确认会议记录是否需要公开（标注“内部公开”“仅限参会人”或“保密”），避免信息泄露风险。

按议程顺序记录讨论内容

议题记录：每个议题单独分段，注明“议题1：X”“议题2：X”，清晰区分不同讨论方向。

发言记录：优先记录“核心观点”“争议焦点”“结论性意见”，而非逐字复述。例如：

经理（市场部）：“建议将线下推广预算占比从30%提升至50%，重点覆盖二三线城市，预计可带来15%的用户增长。”

主管（财务部）：“预算调整需同步评估ROI，建议补充各城市的投入产出比数据。”

数据与事实：关键数据（如“销售额提升20%”“项目延期至9月15日”）、决策依据（如“根据用户调研报告显示”“参考行业标杆案例”）需准确记录，避免模糊表述（如“大概”“可能”）。

突出决议与待办事项

决议事项：对会议达成的共识明确标注“决议”，例如：“决议：同意将线下推广预算提升至50%，由市场部*经理负责9月30日前提交详细执行方案。”

待办事项：采用“责任人+任务描述+完成时间”格式记录，保证可执行。例如：

待办1：*（研发部）完成产品V2.1版本bug修复，截止时间：2024年8月30日；

待办2：*（运营部）整理用户反馈数据报告，截止时间：2024年9月5日。

控制记录节奏，标记待补充内容

若讨论节奏较快，可用“【需确认】”“【数据待补充】”等标记暂时模糊的信息，会后及时向发言人核实，避免遗漏。

避免记录个人情绪化表述（如“主管反对该方案”），改为客观陈述“主管提出不同意见，认为需进一步评估风险”。

（三）会后整理：核对信息，保证记录完整性与可执行性

24小时内完成初稿整理

会后立即根据会议记录初稿和录音（如有）补充细节，重点核对待办事项的责任人、时间、任务描述是否准确，决议内容是否与会议结论一致。

检查是否有未标记的“【需确认】”内容，通过即时通讯工具或邮件向相关参会人核实（如“请问议题3中提到的‘竞品动态’具体指哪方面信息？”）。

提交审核与分发

将整理后的会议记录提交主持人审核，保证无关键信息遗漏或表述偏差。

审核通过后，按会议标注的公开范围分发（如发送至参会人邮箱、至企业共享文档平台），并在邮件标题注明“【会议记录】X（会议名称）-2024年X月X日”。

归档与跟踪

将最终版会议记录按“年份-月份-会议类型”分类归档（如“2024-08-周例会”），便于后续查阅。

在待办事项截止日前2天，提醒责任人跟进进度（如“*经理，您好，提醒您9月30日前需提交线下推广执行方案，如有困难请及时沟通”），保证会议成果落地。

三、会议记录模板（可复制使用）

会议名称

日期

2024年X月X日

时间

14:00-16:00

地点

公司3楼会议室A/线上会议

主持人

*总监（项目部）

记录人

*助理（行政部）

参会人员

经理（市场部）、主管（财务部）、*专员（研发部）等（共8人）

缺席人员

*经理（销售部，因客户拜访请假）

会议性质

□周例会□项目推进会□决策评审会□其他：____________

公开范围

□内部公开□仅限参会人□保密

一、会议议程

议题1：Q3营销方案评审（14:00-14:40）

议题2：产品V2.1版本迭代进度同步（14:40-15:20）

议题3：跨部门协作流程优化讨论（15:20-15:50）

议题4：其他事项（15:50-16:00）

二、讨论记录

议题

发言人

讨论要点

议题1：Q3营销方案评审

*经理（市场部）

1.方案核心目标：提升新用