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会议组织与策划流程管理模板
适用场景与价值
会议策划全流程操作指南
一、筹备阶段：明确目标与资源准备
确定会议核心目标
明确会议需解决的问题（如决策、同步信息、brainstorming）及预期成果（如输出方案、明确行动计划、达成共识）。
示例：“本次季度销售复盘会目标为：分析Q3销售数据差距，制定Q4重点客户攻坚方案，明确责任人及时间节点。”
制定会议基本信息
确定会议名称、时间（含起止时间、是否需提前签到）、地点（线上/线下，线下需明确会议室名称及容量）、参会人员（主持人、核心发言人、记录人、列席人员）。
提前3-5天与关键参会人员（如部门负责人、外部嘉宾）确认时间可行性，避免冲突。
设计会议议程
按逻辑顺序安排议题（如背景介绍→数据汇报→讨论环节→决策环节→行动计划），明确每个议题的负责人、时长（总时长建议控制在90分钟内，超长会议需设置中场休息）。
示例议程：
14:00-14:10主持人开场（*经理），明确会议目标及规则（5分钟）
14:10-14:30Q3销售数据汇报（*专员），重点分析未达标原因（20分钟）
14:30-15:00分组讨论：Q4重点客户攻坚方案（30分钟，按区域分为3组）
15:00-15:30各组汇报及集体决策（30分钟）
15:30-15:40明确行动计划及责任人（10分钟，*助理记录）
准备会议物料与工具
线下会议：需准备投影仪、麦克风、白板、马克笔、会议资料（纸质版/电子版）、签到表、饮用水、会议名牌（含姓名及职务）。
线上会议：提前测试视频会议软件（如腾讯会议、Zoom）功能，保证屏幕共享、录制、聊天功能正常；提前发送会议及参会须知（如建议开启摄像头、麦静音规则）。
特殊物料：如需演示产品样品、制作投票问卷（通过“问卷星”等工具提前发布），需提前1天准备到位。
发送会议通知
提前2-3天通过邮件/企业发送正式通知，内容需包含：会议目标、议程、时间、地点/、参会人员、需提前准备的资料（如需携带数据报表、提案文档）。
示例通知“【会议通知】Q3销售复盘会（10月26日14:00-15:40）”，末尾注明“如有无法参会，请于10月25日17:00前联系*助理协调”。
二、执行阶段：高效引导与过程控制
会前准备（提前30分钟）
主持人/工作人员提前到场，检查设备（投影、音响、网络），调试物料（摆放会议资料、名牌），测试线上会议。
记录人提前准备好会议纪要模板（含议题、讨论要点、决策事项、行动计划）。
会议开场（5-10分钟）
主持人准时开场，重申会议目标、议程及时长规则，明确“发言聚焦主题、避免跑题”“每人发言不超过3分钟”等纪律。
介绍参会人员（尤其是跨部门或外部嘉宾），可安排简短的破冰环节（如1分钟自我介绍）以活跃氛围。
议题推进与互动管理
按议程顺序逐项推进，主持人需严格控制各环节时长，避免某个议题超时导致后续环节压缩。
鼓励参会人员发言，对沉默者可主动引导（如“*区域负责人，关于Q4方案您有什么补充？”），对冗长发言需礼貌打断（如“感谢您的分享，我们先听听其他同事的意见”）。
关键讨论点需记录人实时纪要，重点标注分歧点、共识项及待决策事项。
决策与行动确认
需决策的议题，主持人需引导明确结论（如“关于A方案，大家是否同意？同意请举手”），并记录决策结果。
行动计划需明确“任务内容、责任人、截止时间、所需资源”，示例：“10月30日前完成重点客户清单梳理，责任人*专员，需销售部提供历史数据支持”。
会议收尾（5分钟）
主持人总结会议成果（重申决策事项、行动计划），确认下一步工作安排（如“会议纪要将于明日12:00前发送，请各位确认是否有遗漏”）。
提醒参会人员会后及时提交相关资料（如需补充的数据报表），并感谢参会人员。
三、收尾阶段：复盘归档与跟进落实
会议纪要整理与分发
记录人会后2小时内完成初稿，重点核对“决策事项、行动计划、责任人及时间节点”，保证无遗漏。
主持人/相关责任人审核纪要（1个工作日内），确认无误后24小时内发送至所有参会人员及需知晓的部门（抄送上级领导）。
纪要模板参考：
会议名称
Q3销售复盘会
时间
2023年10月26日14:00-15:40
地点
公司3楼会议室A
参会人员
经理、专员、*助理、各区域销售代表
决策事项
1.Q4重点客户聚焦TOP20企业；2.增加华东区域2名销售支持人员
行动计划
任务：梳理TOP20客户清单，责任人：专员，截止：10月30日；任务：提交招聘需求，责任人：经理，截止：11月3日
行动计划跟踪
记录人需在行动计划截止日前1天，通过企业/邮件提醒责任人；完成后及时更新进度（如使用“飞书多维表格”或“Excel清单”跟踪）。
主持人需在下次例会中优先复盘行动计划完成情况，未完成的需说明原因及调整方案。
资料归档
将
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