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仓库入库单据标准模板及填写规范

在现代物流与仓储管理中，入库单据扮演着至关重要的角色。它不仅是记录物资流入仓库的原始凭证，更是后续库存管理、成本核算、财务对账以及追溯查询的基础。一份规范、清晰、准确的入库单，能够有效提升仓储作业效率，减少差错，保障供应链的顺畅运行。因此，制定并严格执行仓库入库单据的标准模板及填写规范，是每一个追求精细化管理的企业不可或缺的环节。

一、仓库入库单据标准模板设计

一个科学合理的入库单模板，应满足信息完整、清晰易用、流程适配、追溯便捷等原则。以下提供一个通用的仓库入库单据标准模板框架，企业可根据自身实际情况（如行业特点、产品特性、管理需求等）进行适当调整。

仓库入库单(WarehouseReceivingNote)

区域

字段名称

说明与示例

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**单据基本信息区**

**入库单号**

系统自动生成或按规则编制，具有唯一性，如：RK-YYYYMMDD-XXXX

**单据日期**

填写单据制作的日期，格式：YYYY-MM-DD

**供应商信息**

供应商名称（全称）、供应商编码（如有）

**订单信息**

采购订单号（PONo.）、销售退货对应的原销售单号（如有）、其他关联单号

**送货单号**

供应商送货单编号

**收货信息区**

**收货仓库**

填写实际收货的仓库名称或代码

**收货区域/库位**

（可选）初步指定的存放区域或库位

**收货日期**

实际收到货物的日期，格式：YYYY-MM-DD（可能与单据日期不同）

**收货负责人**

（可选，或在下方签字区体现）负责接收货物的仓库人员

**商品明细区**

**序号**

1,2,3,...顺序编号

**物料编码**

企业内部统一的物料/商品编码，确保唯一性

**物料名称及规格型号**

准确、完整的物料名称、详细规格、型号、颜色、尺寸等关键属性描述

**单位**

计量单位，如：个、箱、件、KG、台

**订单数量**

采购订单或相关指令要求的数量

**送货数量**

供应商本次实际送达的数量

**实收数量**

仓库实际清点并确认接收的合格数量（注意与送检数量区分，如需要检验）

**拒收数量**

（如设）因不合格或其他原因拒收的数量

**批次号**

（如管理需要）产品生产批次号，对于有批次管理要求的物料必填

**生产日期**

（如管理需要）产品的生产年月日

**保质期至**

（如管理需要）产品的保质截止日期，格式：YYYY-MM-DD

**备注**

针对该明细项的特殊说明，如短装、破损、替代品等

**质量检验区**

**检验结果**

（如需要）□合格□不合格□让步接收（可与实收数量联动）

**检验员**

（如需要）质量检验人员签字或工号

**检验日期**

（如需要）质量检验完成的日期

**单据流转与审批区**

**仓库主管审批**

签字：__________________日期：______

**财务联**

（用于财务记账）

**仓库联**

（仓库留存记账）

**供应商联**

（可选，退回供应商作为收货凭证）

**其他联**

（如采购联、品管联等，根据企业流程设置）

**签字确认区**

**制单人**

签字：__________________日期：______

**收货员**

签字：__________________日期：______

**复核员**

（可选）签字：__________________日期：______

**供应商代表**

（可选）签字：__________________日期：______

注：

*上述模板为通用格式，企业可根据实际业务复杂度增减字段。例如，对于有保质期管理的商品，生产日期和保质期至为必填项；对于序列号管理的高价值物品，还需增加“序列号”字段。

*建议采用多联式复写单据或系统打印，明确各联用途和流转路径。

二、入库单据填写规范详解

规范填写是确保入库单信息准确有效的关键。以下对模板中各关键字段的填写要求进行详细说明：

1.入库单号：必须唯一，通常由系统自动生成。如手动编制，需遵循企业统一编码规则，包含日期、流水号等要素，便于识别和检索。

2.单据日期：准确填写制单当天日期，不得提前或延后。

3.供应商信息：供应商名称需填写全称，与合同及公章一致，避免简称或俗称导致混淆。供应商编码应与企业供应商档案一致。

4.订单信息：务必准确填写对应的采购订单号，以便于核对。如为退货或其他入库类型，填写相应的关联单号。

5.送货单号：准确