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采购流程标准化操作指南模板

一、适用范围与典型应用场景

本指南适用于企业各部门日常办公物资采购、生产原材料采购、服务类采购（如咨询、维修等）及项目专项采购等各类采购场景，旨在通过标准化流程规范采购行为，保证采购活动合规、高效、透明，同时降低采购成本、控制风险。特别适用于需要跨部门协作的采购项目，以及涉及预算审批、供应商管理、验收结算等关键环节的采购需求。

二、标准化操作流程详解

（一）需求提出与确认

发起需求：需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算总额、用途说明、紧急程度（普通/紧急）及附件（如技术参数、图纸等）。

部门初审：需求部门负责人对需求的合理性、必要性及预算准确性进行审核，签字确认后提交至采购部门。

采购复核：采购部门在2个工作日内对需求进行复核，重点检查是否符合公司采购政策、预算是否在部门额度内、规格描述是否清晰明确。复核通过后进入下一环节；不通过则退回需求部门补充完善。

（二）供应商寻源与评估

寻源方式确定：根据采购金额、物品类型及市场情况，选择合适的寻源方式：

公开招标：适用于金额较大（如超过10万元）或标准化的采购项目，需发布招标公告，邀请不少于3家合格供应商参与。

询价采购：适用于金额适中（如1万-10万元）的标准化物资，向不少于3家供应商发出询价单，收集报价及资质文件。

单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的特殊情况（如专利产品），需提供唯一性说明并经分管领导审批。

供应商资质审核：对参与报价的供应商进行资质审查，包括营业执照、相关行业资质证书（如ISO认证、经营许可证等）、过往合作业绩（如有）、信用记录等，保证供应商具备合法经营能力。

供应商评估与选定：组织评估小组（由采购部门、需求部门、财务部门人员组成），根据价格（40%）、资质（30%）、交货期（20%）、服务质量（10%）等指标进行综合评分，形成《供应商评估表》，选定最优供应商并报采购经理审批。

（三）采购订单执行

订单编制：采购部门根据选定结果，编制《采购订单》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、单位、数量、单价、总价、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等关键条款，保证与供应商沟通一致。

订单审批：《采购订单》需经采购经理、需求部门负责人、财务部门负责人及分管领导逐级审批，审批通过后加盖公司公章生效。

订单下达：采购部门将生效的《采购订单》书面或电子形式送达供应商，同时抄送需求部门和财务部门，作为后续验收、付款的依据。

（四）到货验收与确认

到货通知：供应商按订单约定交货后，需提前1个工作日通知采购部门及需求部门，确认交货时间及地点。

现场验收：需求部门组织验收小组（可邀请采购部门、质量部门参与），对照《采购订单》及技术参数，对物品/服务的数量、质量、包装、规格等进行逐一核对：

数量核对：保证送货数量与订单一致，多送或少送均需记录并反馈采购部门。

质量检验：对物品进行外观检查、功能测试（如需），或对服务成果进行初步验收，保证符合验收标准。

验收结果确认：验收合格后，需求部门填写《验收报告》，注明验收日期、验收结果、使用部门签字等信息；验收不合格则需在《验收报告》中注明不合格原因，拍照留存证据，并通知采购部门联系供应商处理（退换货、索赔等）。

（五）付款结算与归档

单据收集：财务部门收集《采购订单》《验收报告》《发票》（由供应商提供，需与订单信息一致）等单据，核对金额、发票抬头、税号等信息是否准确无误。

付款审批：财务部门核对无误后，填写《付款申请单》，按公司财务审批流程报相关负责人审批（如财务总监、总经理）。

款项支付：审批通过后，财务部门通过银行转账或支票方式向供应商支付款项，付款后保留付款凭证。

资料归档：采购部门将本次采购的全流程资料（包括《采购需求申请表》《供应商评估表》《采购订单》《验收报告》《发票》《付款申请单》等）整理归档，保存期限不少于3年，以备后续查阅或审计。

三、核心流程表单模板

表1：采购需求申请表

申请部门

申请人

申请日期

采购类别

□物资□服务□工程

紧急程度

物品/服务名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

用途说明

附件（可附页）

需求部门负责人签字

采购部门复核意见

财务部门意见

分管领导审批

表2：供应商评估表

供应商名称

联系人

联系方式

报价（元）

资质文件（可附页）

交货期（天）

历史合作评价

□好□中□差

评估指标

得分（100分制）

权重

价格合理性

40%

资质合规性

30%

交货及时性

20%

服务保障能力

10%

综合得分

评估结论

□推荐□不推荐

评估小组成员签字

表3：采购订单

订单编号

采购部门

供应商名称

订单日期

交货日期

交货地点

采购物品/服务明细

序号

名称

规格型号

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