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采购管理流程及供应商选择标准工具模板

一、适用范围与典型应用场景

本工具模板适用于各类企业（含制造业、服务业、事业单位等）的日常采购、项目采购及战略采购场景，涵盖原材料、设备、服务、办公用品等各类采购品类的管理需求。典型应用包括：

生产型企业原材料及辅料采购流程规范；

企业办公设备及IT服务供应商选择；

建筑工程项目施工方及材料供应商筛选；

行政部门服务类采购（如保洁、咨询）供应商管理；

新品开发或项目专项采购的全流程管控。

二、采购管理全流程操作指引

（一）采购需求发起与确认

操作目标：明确采购需求，保证采购内容合理、预算可控。

责任主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）、采购部、财务部。

操作步骤：

需求提报：需求部门填写《采购需求申请表》（见表1），详细说明采购品名、规格、数量、用途、期望交付时间、预算金额等，部门负责人*签字确认后提交至采购部。

需求审核：采购部对需求的合理性（如规格是否清晰、数量是否匹配历史消耗）、预算合规性（是否超出部门年度预算）进行审核，必要时与技术部、财务部会商。

需求确认：审核通过后，采购部与需求部门沟通确认最终需求细节，形成《采购需求确认单》，作为后续采购执行的依据。

（二）供应商寻源与信息收集

操作目标：广泛收集潜在供应商信息，建立备选供应商池。

责任主体：采购专员、采购经理。

操作步骤：

寻源渠道：通过行业展会、专业招标平台、供应商自荐、同行推荐、公开信息查询（如企业信用公示系统）等渠道收集供应商信息。

信息登记：对收集到的供应商进行初步筛选，剔除无资质或明显不符合要求的供应商，填写《供应商信息登记表》（见表2），记录供应商名称、联系方式、主营产品/服务、注册资本、成立时间、联系人等基础信息。

（三）供应商资格与能力评估

操作目标：筛选具备合法资质、履约能力的优质供应商。

责任主体：采购部、技术部、质量部、法务专员*。

操作步骤：

资质审核：供应商需提供营业执照（副本复印件）、相关行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证）、体系认证证书（ISO9001、ISO14001等）、法定代表人证件号码明及授权委托书（如委托代理人办理），采购部核查原件并留存复印件，保证资质在有效期内且与经营范围一致。

现场考察：对关键物料或高价值采购项目，组织技术、质量、采购人员组成考察小组，对供应商的生产场地、设备配置、生产工艺、质量控制流程、仓储管理、员工技能等进行实地考察，填写《供应商现场考察记录表》（见表3），重点评估其生产稳定性、质量保障能力及交付能力。

综合评估：根据资质审核、现场考察结果，结合供应商的行业口碑、过往合作案例（如提供3家以上同类企业合作证明）、财务状况（如近2年财务报表，评估其抗风险能力），进行综合评分，评分标准参考《供应商评估表》（见表4），筛选出3-5家入围供应商。

（四）采购方式确定与执行

操作目标：选择合适的采购方式，保证采购过程公开、公平、高效。

责任主体：采购部、需求部门、财务部、管理层。

操作步骤：

采购方式选择：根据采购金额、物料重要性及市场供需情况确定采购方式：

公开招标：适用于金额较大（如单笔采购≥50万元）、标准化程度高的物料或服务，通过指定媒体发布招标公告，邀请不特定供应商投标；

邀请招标：适用于金额适中（如10万元≤单笔采购＜50万元）、潜在供应商明确的场景，从入围供应商中邀请3家以上参与投标；

竞争性谈判：适用于技术复杂或需求不明确的项目，邀请2-3家供应商进行多轮谈判，综合价格、技术方案确定成交方；

询价采购：适用于标准化、价格透明的物料（如办公用品、标准件），向3家以上供应商发出询价单，比价后选择最优报价；

单一来源采购：仅适用于只能从唯一供应商处采购（如专利产品）或发生了不可预见的紧急情况，需经管理层审批同意。

文件编制与发出：根据采购方式编制招标文件/询价单/谈判文件，明确采购需求、评标标准、合同主要条款、时间节点等，向入围供应商发出邀请，要求其在规定时间内提交响应文件。

（五）供应商选择与合同签订

操作目标：科学选定供应商，规范合同条款，明确双方权责。

责任主体：采购部、法务专员*、需求部门、管理层。

操作步骤：

评标/比价：组建评标小组（含采购、技术、质量、财务、需求部门代表），根据《供应商评估表》中的评分标准（价格权重≤40%，技术、质量、服务权重≥60%）对响应文件进行评审，形成《评标报告》，推荐1-2家候选供应商。

商务谈判：与候选供应商就价格、交付周期、付款方式、违约责任、售后服务等条款进行谈判，达成一致后拟定采购合同。

合同审批与签订：法务专员审核合同条款的合规性、严谨性，财务部审核付款条款，采购部汇总审核意见修改合同，最终由总经理或授权代表签字盖章，供应商签字盖章后生效。

（六）订单执行与交付跟进

操作目标：保证供应商按时