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行政办公用品采购与使用管理规范

一、规范目的与适用范围

为规范公司行政办公用品的采购、领用、保管及使用流程，保障各部门工作需求，提高资源利用效率，降低运营成本，特制定本规范。本规范适用于公司各部门办公用品的全生命周期管理，涵盖需求提报、采购执行、入库验收、领用登记、日常使用、盘点及报废等环节，适用对象包括行政部、各部门负责人、全体员工及供应商相关人员。

二、采购管理操作流程

（一）需求提报与汇总

月度需求提报：每月20日前，各部门根据实际工作需要，填写《办公用品需求申请表》（见表1），注明物品名称、规格型号、需求数量、用途说明及预估单价，经部门负责人*审核签字后，提交至行政部。

紧急需求处理：因临时工作急需的办公用品（如会议、接待等），可由部门负责人通过OA系统提交紧急申请，说明紧急事由及需求时间，经分管领导审批后，由行政部协调优先采购。

需求汇总审核：行政部于每月25日前汇总各部门需求，结合库存情况（参考《办公用品库存台账》），编制《月度采购计划》，明确采购物品清单、数量、预算金额及预估到货时间，按审批权限报批。

（二）需求审批与预算管控

分级审批标准：

单次采购金额≤500元：由行政部负责人*审批；

500元＜单次采购金额≤2000元：由行政部负责人审核后，报分管领导审批；

单次采购金额＞2000元：需经分管领导审核、总经理审批。

预算匹配：采购计划需符合公司年度行政预算要求，超预算采购需提交书面说明，经总经理*特批后方可执行。

（三）供应商选择与采购执行

供应商准入：行政部建立合格供应商名录，优先选择具备资质、价格合理、服务稳定的供应商（如大型办公用品超市、品牌经销商等），每两年对供应商进行一次综合评估，动态调整名录。

询价比价：单次采购金额≥1000元的，需至少向3家合格供应商询价，填写《询价比价记录表》（见表2），对比价格、质量、交货期等因素，选择最优供应商。

采购订单：确定供应商后，由行政部采购专员签订采购合同（或订单），明确物品名称、规格、数量、单价、交货时间、验收标准及付款方式，合同需经行政部负责人及法务（如需）审核。

采购进度跟踪：采购专员*负责跟进订单执行情况，保证供应商按约定时间交货，如遇延迟需及时协调并通知相关部门。

（四）入库验收与登记

实物验收：物品送达后，由行政部指定验收人*（与采购人员分离）与供应商共同验收，核对物品名称、规格型号、数量、质量是否与采购订单一致，检查外包装是否完好，对易损物品（如打印机墨盒、硒鼓等）需进行试用测试。

异常处理：如发觉数量不符、质量不合格或损坏等问题，验收人需当场与供应商确认，填写《到货异常记录表》，并通知采购专员联系供应商退换货或补发，保证不影响正常使用。

入库登记：验收合格后，验收人*填写《办公用品入库验收单》（见表3），一式三联（行政部留存、财务入账、供应商回执），同步更新《办公用品库存台账》，保证账实相符。

三、使用管理操作流程

（一）领用登记与权限管控

领用流程：员工领用办公用品时，需填写《办公用品领用登记表》（见表4），注明领用物品名称、规格、数量、领用日期及用途，经部门负责人*签字确认后，至行政部领取。

领用权限：

消耗品（如笔、本、纸巾等）：按部门人均标准限量领用，每月不超过1次；

耐用品（如计算器、U盘、订书机等）：实行“以旧换新”制度，旧物品无法使用时需交回行政部登记，方可领取新物品；

专用设备（如打印机、扫描仪等）：由部门提出申请，经行政部评估后统一调配，个人不得擅自领用。

禁止行为：严禁虚构需求、冒领或多领办公用品，禁止将办公用品转赠、外借或私用，违者将按公司相关规定处理。

（二）日常使用与保管责任

使用规范：员工应爱护办公用品，按说明书正确使用，避免人为损坏。如因操作不当导致物品损坏，需及时向行政部报备，并根据损坏程度承担相应维修或赔偿责任。

保管责任：部门负责人*为本部门办公用品保管第一责任人，需指定专人负责日常管理，定期检查物品使用状况，保证物品存放规范、环境适宜（如防潮、防晒、防尘等）。

共享物品管理：对部门内共用的办公用品（如打印机、碎纸机等），需建立使用登记制度，明确使用人及使用时间，避免资源闲置。

（三）盘点与报废处理

定期盘点：行政部每季度末组织一次全面盘点，各部门配合核对领用及库存情况，填写《办公用品盘点表》（见表5），保证账、物、卡一致。对盘盈、盘亏情况需查明原因，形成书面说明，报行政部负责人*审批后处理。

报废申请：对达到使用年限、损坏无法修复或技术淘汰的办公用品，由保管人填写《办公用品报废申请表》（见表6），注明物品名称、规格、购置日期、报废原因及残值评估，经部门负责人*审核、行政部鉴定后，按审批权限报批。

报废处置：审批通过的报废物品，由行政部统一回收，分类处理：有残值的交由行政部按程序变卖，无残值的按规定进行环保销