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学校综合办公室例会议程规定

一、总则

为规范学校综合办公室例会工作，提高会议效率，确保各项工作有序推进，特制定本规定。

二、会议基本安排

（一）会议时间

1.每周召开一次例会，原则上定于每周五下午2:00-4:00举行。

2.如遇特殊情况需临时调整时间，由办公室负责人提前通知参会人员。

（二）会议地点

学校综合办公室会议室。

（三）参会人员

1.综合办公室全体人员。

2.特殊事项可邀请相关部门负责人列席。

三、会议内容与流程

（一）会议内容

1.工作汇报：各岗位职责范围内的工作进展情况汇报。

2.问题讨论：针对工作中遇到的难点、重点问题进行讨论。

3.事务安排：明确下周重点工作任务及责任人。

4.信息传达：发布学校或办公室的重要通知、要求。

（二）会议流程

1.会前准备（StepbyStep）：

(1)确定会议主题及议程，提前3天发布会议通知。

(2)参会人员提前10分钟签到。

(3)准备会议所需资料，如工作汇报PPT、讨论议题清单等。

2.会议进行（StepbyStep）：

(1)主持人宣布会议开始，强调会议纪律。

(2)按照议程顺序逐项讨论，每位汇报人控制时间在5分钟以内。

(3)对于争议问题，记录待后续跟进。

3.会议总结：

(1)主持人进行简要总结，明确决议事项。

(2)指定专人负责落实决议，并记录在案。

四、会议要求

（一）参会纪律

1.按时参会，不得无故缺席。如确有特殊情况，需提前向办公室负责人请假。

2.会议期间保持安静，手机调至静音或关闭状态。

3.认真记录会议内容，做好后续工作跟进。

（二）工作落实

1.会议决议需在2个工作日内完成初步落实，并反馈落实情况。

2.对于需跨部门协作的事项，明确牵头部门及配合部门，确保责任到人。

五、附则

本规定自发布之日起施行，由综合办公室负责解释。如遇未尽事宜，可根据实际情况调整完善。

一、总则

为规范学校综合办公室例会工作，提高会议效率，确保各项工作有序推进，特制定本规定。本规定旨在明确例会的组织、内容、流程及要求，使例会成为信息沟通、问题解决、工作部署的有效平台，促进综合办公室整体工作效能的提升。

二、会议基本安排

（一）会议时间

1.每周召开一次例会，原则上定于每周五下午2:00-4:00举行，时长为120分钟。选择周五下午旨在确保会议内容能覆盖一周的工作总结与下周规划，并与学校其他常规工作安排相协调。

2.如遇特殊情况（例如：紧急突发事件处理、重要活动筹备进入关键阶段、或需要跨部门协调解决的重大问题等）确需临时调整时间或增加会议次数，由综合办公室负责人（办公室主任或其授权的副主任）根据实际情况评估后提前至少24小时，通过内部通讯工具（如企业微信、钉钉）或邮件等正式渠道通知所有参会人员，并说明调整原因及新的会议时间。紧急情况除外，可在会议开始前口头通知。

（二）会议地点

学校综合办公室会议室。会议室应配备必要的设备，包括投影仪（确保灯泡亮度或更换及时）、幕布、麦克风（若参会人数较多或发言者距离较远）、白板及书写工具（白板笔需准备多种颜色以区分不同内容）、会议记录本及笔等。会议室环境应保持整洁、安静，便于参会人员集中注意力。如会议室资源紧张或因维修、其他重要活动使用，应由办公室负责人提前预定替代场地，并确保新场地满足基本会议需求。

（三）参会人员

1.**核心参会人员：**综合办公室全体在岗人员必须准时参加例会。这是确保办公室内部信息同步、职责明确、协同工作的基本要求。

2.**列席人员：**根据会议议题的具体需要，可邀请相关职能部门的负责人或关键岗位人员列席会议。例如，若会议讨论与教学服务相关的事项，可邀请教务服务岗人员列席；若讨论与后勤保障相关，可邀请资产管理或部分行政支持岗人员列席。邀请应提前由提议题的部门或个人向办公室负责人报备，由负责人统一发出邀请函或通知，明确列席原因及会议重点。列席人员应遵守会议纪律，原则上仅作听取和记录，发言需经主持人允许。

三、会议内容与流程

（一）会议内容

1.**工作汇报：**

*各岗位人员依次简要汇报上周工作完成情况，包括：主要完成事项、取得的成果、遇到的问题与挑战、下阶段工作初步计划。

*汇报应聚焦核心内容，突出重点，数据化呈现效果更佳（如：完成文件数量、处理咨询次数、活动支持情况等）。控制汇报时间，个人汇报一般不超过3分钟。

*汇报顺序可按部门职责或固定名单排列，确保覆盖所有岗位。

2.**问题讨论与解决：**

*针对上周工作中出现的普遍性、共性问题进行集中讨论，分析原因，提出改进措施。

*针对需要跨部门协调解决的问题，明确牵头部门和配合部门，细化分工和时间节点。

*鼓励大家积极发言，提出建设性意见，主持人需引导讨论方向，