采购需求与预算核对表.docVIP

适用工作情境

在企业或组织日常运营中，采购活动需兼顾需求合理性与预算可控性，尤其适用于以下场景：年度/季度采购计划制定前，对各部门提交的采购需求进行系统化梳理；大额或专项采购项目启动时，保证需求明细与预算额度精准匹配；跨部门协作采购中，统一需求标准与预算口径，避免重复或超支；审计或合规检查阶段，追溯采购需求与预算的核对依据，保证流程规范。

操作流程详解

第一步：采购需求发起与基础信息填报

由需求部门（如行政部、业务部等）填写《采购需求与预算核对表》的基础信息，包括需求编号（按年份-部门-序号规则填写，如2024-行政-001）、需求部门、需求日期、需求联系人（经理）、联系方式（经理，内部分机号）、采购项目名称（需明确具体物品或服务，如“办公用A4纸”“年度软件维护服务”）、采购类型（如办公用品、固定资产、服务外包等）、需求理由（简述采购必要性，如“现有纸张库存不足，预计支持3个月办公使用”）。

第二步：需求明细与预算信息录入

需求部门需详细列出采购明细，包含物品/服务名称、规格型号（如A4纸尺寸、克重；软件维护服务的具体模块）、单位（件/套/年等）、数量（根据实际工作测算，需注明测算依据，如“按部门20人，每人每月5包计算”）、预估单价（参考历史采购价或市场询价，注明询价日期，如“参考2023年采购单价3.5元/包，2024年市场询价预计3.8元/包”）、小计金额（数量×预估单价）。同时填写预算信息，包括预算科目（如“行政办公费-办公耗材”“研发支出-技术服务费”）、年度预算额度（该科目全年可支配金额）、已使用预算（截至当前该科目已发生采购金额）、本次申请预算（小计金额），并计算“剩余可用预算”（年度预算额度-已使用预算）。

第三步：需求初审与合规性核对

需求部门负责人（*主管）对需求的合理性、必要性及明细准确性进行审核，签字确认后提交至采购管理部门（如采购部）。采购管理部门重点核对以下内容：

需求完整性：规格型号、数量、预估单价等信息是否清晰，避免模糊描述（如“一批办公用品”需细化具体品类及数量）；

预算匹配性：本次申请预算是否超出“剩余可用预算”，若超出需需求部门补充说明（如“申请追加预算”或“调整采购数量/规格”）；

政策合规性：采购类型是否符合公司采购管理制度（如单笔金额超X元是否需招标、是否属于集中采购目录范围等）。

第四步：财务部门预算复核

采购管理部门将初审通过的核对表提交至财务部门，财务专员（*会计）重点复核：

预算科目准确性：申请预算科目是否与公司财务核算规则一致，避免科目串用；

预算额度真实性：年度预算额度、已使用预算数据是否与财务系统记录一致，保证“剩余可用预算”计算无误；

成本合理性：预估单价是否偏离市场平均水平，必要时要求补充市场询价记录（如至少2家供应商报价单）。

第五步：核对结果确认与流程推进

经财务复核后，形成最终核对结果：

若“需求合理且预算充足”：采购管理部门启动采购流程，按制度执行供应商选择、订单签订等环节；

若“预算不足但需求必要”：需求部门提交《预算调整申请表》，经分管领导（*总监）审批后，财务部门调整预算额度，再推进采购流程；

若“需求不合理或预算不可调整”：采购管理部门反馈需求部门，要求修改需求或暂缓采购，并说明具体原因。

最终核对表需由需求部门负责人、采购管理部门负责人、财务部门负责人三方签字确认，归档留存。

核对表示例

需求编号

2024-行政-001

需求部门

行政部

需求日期

2024-03-15

需求联系人

*经理

联系方式

*经理（内线8012）

采购项目名称

办公用A4纸采购

采购类型

办公用品

需求理由

现有库存不足，支持Q2办公

序号

物品名称

规格型号

单位

1

A4复印纸

80g/张，A4，白色

包

预算科目

行政办公费-办公耗材

年度预算额度（元）

10000.00

本次申请预算（元）

1140.00

剩余可用预算（元）

5000.00

初审意见

需求合理，数量符合实际测算，规格明确。签字：*主管日期：2024-03-16

采购部门意见

预算充足，符合集中采购范围，建议按流程采购。签字：采购部负责人日期：2024-03-17

财务复核意见

科目准确，剩余预算计算无误，预估单价参考近期市场价合理。签字：*会计日期：2024-03-18

最终结果

□需求合理，预算充足，可执行采购□预算不足，需调整（说明：________）□需求不合理，暂缓采购（说明：________）勾选：√需求合理，预算充足，可执行采购

归档说明

本表一式三份，需求部门、采购部、财务部各执一份，电子版存档于采购管理系统。

使用提醒要点

需求描述需具体化：避免使用“一批”“若干”等模糊表述，需明确物品/服务的规格、数量、技术参数等，保证后续采购与需求一致；

预算测算需严谨：预估单价应参