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行业通用设计文档审批及版本管理模板

一、适用范围与应用场景

新产品/项目立项前的设计方案评审；

现有产品/系统迭代优化时的设计变更审批；

跨部门协作设计文档的统一管理与版本追溯；

合规性要求高的设计文件（如行业标准、安全规范类文档）的固化存档。

二、文档审批及版本管理全流程操作指南

（一）文档起草与初稿编制

明确文档类型与目标：根据项目需求确定文档类型（如《系统架构设计文档》《产品外观设计方案》），并清晰定义文档目标（如解决问题、满足业务需求）。

编写文档内容：参照行业通用规范或企业内部模板编写文档，需包含核心要素（如设计背景、目标、方案细节、技术参数、风险分析、验收标准等），保证内容完整、逻辑清晰、表述准确。

内部自查：编制人完成初稿后，需进行自查，检查内容完整性、格式规范性（如图表编号、公式引用、术语统一等），确认无误后保存为初始版本（版本号规则：V1.0）。

（二）内部评审与修订

发起内部评审：编制人将初稿（V1.0）提交至部门负责人，申请内部评审。需同步提供《设计文档评审申请表》（见模板1），明确评审时间、参与人员及评审重点（如技术可行性、成本控制、用户体验等）。

组织评审会议：部门负责人组织技术骨干、相关业务人员（如产品经理、测试工程师等）召开评审会议，逐条审核文档内容，记录评审意见（包括修改建议、疑问点、需补充内容等）。

修订文档：编制人根据评审意见修订文档，修订后需更新版本号（如V1.0→V1.1），并在《版本变更记录表》（见模板2）中详细说明变更内容、变更原因及变更人。

二次确认：修订后的文档（V1.1）需再次提交至评审参与人确认，直至所有意见闭环，形成可提交正式审批的版本（如V2.0）。

（三）跨部门审核与会签

确定审核部门：根据文档涉及范围，确定需参与的审核部门（如技术部、法务部、采购部、安全部等），明确各部门审核职责（如技术部审核技术可行性、法务部审核合规性）。

发起跨部门审核：编制人将最终内部评审版（如V2.0）及《设计文档审批流程表》（见模板3）提交至第一个审核部门，同步抄送后续审核部门及项目负责人。

部门审核反馈：各审核部门在2个工作日内完成审核，填写审核意见（“同意”“不同意”或“需修改”），并签字确认。若“需修改”，需注明具体修改要求及修改时限。

处理审核意见：若存在不同意见，由项目负责人组织相关部门协调，达成一致后编制人修订文档并更新版本；若全部部门审核通过，进入最终审批环节。

（四）最终审批与发布

提交审批人：编制人将所有审核通过的文档及审批流程表提交至最终审批人（如公司分管领导、项目总监、技术委员会等）。

审批决策：最终审批人根据文档重要性、合规性及项目优先级，在3个工作日内完成审批，签署审批意见（“批准”“不批准”或“退回重审”）。

发布与归档：审批通过后，由指定岗位（如文档管理员）将文档发布至企业文档管理系统（如Confluence、SharePoint等），并分配唯一文档编号；同时将审批流程表、版本变更记录表等资料整理归档，保证文档可追溯。

（五）版本管理与动态更新

版本号规则：采用“主版本号.次版本号.修订号”格式（如V1.0.0），其中：

主版本号：重大变更（如设计架构调整、核心功能替换），数字递增（1→2）；

次版本号：功能性变更（如新增模块、优化流程），数字递增（0→1）；

修订号：非功能性变更（如文字修正、图表调整），数字递增（0→1）。

变更触发条件：当设计目标、技术方案、需求范围等发生变更时，需启动版本更新流程，重复“（二）内部评审与修订”至“（四）最终审批与发布”步骤。

版本回滚机制：若新版本发布后发觉问题，可由申请人在文档管理系统中提交版本回滚申请，经项目负责人审批后，恢复至历史有效版本，并记录回滚原因。

三、核心模板表格设计

模板1：设计文档评审申请表

文档编号

文档名称

版本号

编制人

所属部门

评审日期

评审地点

DOC-2024-001

系统架构设计文档

V1.0

*小明

技术部

2024-03-15

会议室A

评审参与人员

部门

评审重点

*小红（技术经理）

技术部

技术架构可行性、功能指标达标情况

*小刚（产品经理）

产品部

需求匹配度、用户体验一致性

*小丽（测试工程师）

质量部

可测试性、边界场景覆盖

编制人备注

已补充技术选型对比说明，待评审确认接口协议兼容性。

模板2：版本变更记录表

文档编号

文档名称

变更前版本

变更后版本

变更内容概述

变更原因

变更人

变更日期

审批人

DOC-2024-001

系统架构设计文档

V1.0

V1.1

新增“缓存层设计方案”章节，优化数据库表结构

产品需求新增缓存模块

*小明

2024-03-18

*小红

DOC-2024-001

系统架构设计文档

V1.1

V2.0

修订“安全架构”部分，补充数据加密标准