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跨行业技术文档编写规范及模板

一、适用范围与应用场景

本规范及模板适用于制造业、信息技术、能源、医疗、交通、建筑等多个行业的技术文档编写，涵盖产品说明书、技术方案、测试报告、维护手册、研发文档、行业标准解读等类型。无论是企业内部技术沉淀、跨部门协作，还是对外客户交付、行业合规性文件，均可通过本规范保证文档的一致性、专业性、可读性及可追溯性，降低沟通成本，提升技术信息传递效率。

二、文档编写操作流程

（一）前期准备阶段

明确文档目标与受众

确定文档核心目的（如指导生产、规范操作、汇报成果、培训人员等）。

分析受众背景（如技术人员、管理人员、终端用户、监管机构等），调整内容深度与表述方式（例：面向用户的文档需避免过多专业术语，面向技术人员的文档需包含详细参数与逻辑）。

收集与整理资料

梳理现有技术资料（设计图纸、实验数据、行业标准、历史版本文档等）。

确认资料准确性与时效性，优先引用最新发布的国家/行业标准、企业内部规范（如GB/T1.1-2020《标准化工作导则》）。

制定文档框架

根据文档类型（如方案类、报告类、手册类）和目标，搭建初步章节结构（参考模板表格部分），明确各章节核心内容与逻辑关系。

（二）内容编写阶段

遵循模板结构填充内容

按照模板表格中的章节顺序（如封面、目录、引言、附录等）逐项编写，保证无遗漏章节。

部分需逻辑清晰：从宏观到微观（如“总体要求→具体技术指标→实现步骤”），或从问题到方案（如“背景→痛点→解决方案→效果验证”）。

规范内容表述

术语统一：全文使用行业通用术语，对关键术语首次出现时标注定义（如“物联网（IoT）：通过信息传感设备连接物品与互联网，实现智能化识别、定位、跟踪等的技术体系”）。

数据准确：参数、指标、测试数据等需标注来源（如“实验数据来源于2023年10月实验室测试报告（编号：TES”），避免模糊表述（如“大概”“可能”）。

图表规范：图表需有编号（如图1、表2）和标题，图表内容需与描述一致，图表下方注明数据来源（如“图1设备结构示意图（来源：设计部张工，2023年9月）”）。

引用标准与文献

引用标准需注明标准编号、名称、发布年份（如“GB/T25000.51-2016《系统与软件工程系统与软件质量要求和评价第51部分：就绪可用软件产品的质量要求和测试细则》”）。

引用文献需按规范格式标注（如“[1]李工.智能制造设备运维技术研究[D].北京：大学，2022.”）。

（三）审核与修订阶段

内部交叉审核

技术审核：由领域专家（如主任工程师）检查内容准确性、技术细节合理性。

格式审核：由文档专员检查格式是否符合模板要求（字体、字号、页边距、图表编号等）。

逻辑审核：由项目组长检查章节连贯性、结论与论据的一致性。

修订与完善

根据审核意见逐条修改，记录修订内容（可在文档末尾添加“修订记录表”，注明修订人*、修订日期、修订章节、修订说明）。

对重大修改需重新组织审核，保证问题闭环。

（四）发布与归档阶段

最终版本确认

经编制人、审核人、批准人*签字确认后，定为正式发布版本（标注“V1.0”等版本号）。

归档管理

按企业文档管理要求存储（如电子文档存入指定服务器文件夹，纸质文档加盖公章后存档），保证文档可追溯、可检索。

三、模板结构与内容规范

（一）文档封面

项目

内容要求

示例

文档编号

企业内部统一编号（如“Q/ABC-SC-2023-001”）

Q/ABC-SC-2023-001

标题

简洁明确，包含核心内容（如“型智能传感器技术说明书”）

型智能传感器技术说明书

版本号

格式“V主版本号.次版本号”（如“V1.2”）

V1.2

编制部门

负责编制的部门（如“研发一部”）

研发一部

编制人

编制人员姓名（用*代替）

**

审核人

审核人员姓名（用*代替）

**

批准人

批准人员姓名（用*代替）

赵六

发布日期

YYYY-MM-DD格式

2023-11-15

密级

根据内容敏感度标注（如“公开”“内部秘密”“机密”）

内部秘密

（二）目录

自动目录，包含章节标题（如“1引言”“2术语定义”）及对应页码。

章节编号采用层级格式（如“1→1.1→1.1.1”），标题与页码右对齐。

（三）引言

章节

内容要点

格式要求

1.1目的

说明文档编写目的（如“指导用户正确安装、操作设备”）

宋体小四，段前空2字符

1.2背景

介绍文档相关的技术背景、项目来源或行业需求（如“为响应智能制造升级需求，研发型设备”）

1.3适用范围

明确文档适用的对象、场景或条件（如“适用于设备的生产、运维人员及终端用户”）

1.4参考资料

列出编写文档时引用的标准、文献或资料（标注编号和名称）

参考文献格式统一，如“[1]GB/T1.1-2020”

（四）核心章节（以技