销售订单处理及跟进管理系统.docVIP

销售订单处理及跟踪管理系统工具模板

一、系统适用场景与业务价值

本系统适用于企业销售部门日常订单全生命周期管理，尤其适合订单量大、交付流程复杂、需多部门协同的场景。具体包括：

批量订单处理：面对来自渠户、终端客户的多个订单，需快速完成审核、拆分、分配；

订单进度实时跟踪：销售员、客服、仓库、生产等部门需同步掌握订单状态（如待审核、已排产、已发货、已完成等），避免信息差；

异常订单协同处理：当出现库存不足、客户信息变更、交付延迟等问题时，可快速触发跨部门沟通与解决；

客户需求闭环管理：从订单接收到售后反馈，全程记录客户需求与处理结果，提升客户满意度。

通过系统化管理，可实现订单处理标准化、进度透明化、异常响应及时化，降低人为错误率，提升订单交付效率。

二、销售订单全流程操作指南

（一）订单接收与初步审核

操作目标：确认订单信息完整性与有效性，避免后续流程因信息错误中断。

操作步骤：

订单来源登记

销售员*通过系统“订单录入”模块，或接收客户邮件/纸质订单后，在系统中创建订单，填写来源渠道（如“客户直邮”“经销商线上提交”“展会现场签约”等）。

若为口头订单，需在24小时内与客户*（如“公司采购部李经理”）电话确认关键信息，并留存通话记录。

基础信息审核

核对客户基本信息：客户名称、统一社会信用代码、联系人、联系电话、收货地址等是否与系统内档案一致（新客户需先完成“客户信息建档”流程）。

检查订单要素：订单编号（系统自动，需唯一）、下单日期、期望交付日期、产品名称/规格/型号、数量、单价、总金额、付款方式（如“预付30%”“货到付款”）等是否清晰、准确。

验证特殊需求：如定制化产品、加急订单、特殊包装要求等，需在订单“备注”栏标注，并同步至技术部*确认可行性。

输出物：《订单初步审核表》（系统自动，审核人签字确认）。

（二）订单审核与确认

操作目标：多维度审核订单可行性，最终与客户确认订单细节，保证双方无异议。

操作步骤：

多部门协同审核

财务审核：由财务专员*检查客户信用额度（若为赊销订单）、付款条款是否符合公司政策，价格是否在折扣权限内。

库存审核：由仓库管理员在系统中查询实时库存，确认是否有足够库存满足订单需求；若库存不足，需反馈至生产部评估生产周期。

技术审核：针对定制化订单，由技术工程师*确认产品技术参数、生产工艺是否可实现，并反馈预计生产周期。

订单确认与反馈

审核通过后，销售员在系统中“审核通过”，系统自动《订单确认函》（含订单号、产品明细、金额、交付日期、付款方式等），通过邮件/系统发送给客户确认。

客户确认后，系统将订单状态更新为“已审核”，进入排产/发货流程。

若审核不通过（如库存不足、客户信用超限），销售员*需在2小时内与客户沟通，提供解决方案（如分批交付、调整交付日期、预付货款等），并记录沟通结果。

输出物：《订单审核意见汇总表》（系统自动汇总各部门审核结果）、《订单确认函》（客户签字版扫描件存档）。

（三）订单执行与进度跟踪

操作目标：按订单要求完成生产/备货、发货，全程跟踪进度，保证按时交付。

操作步骤：

生产/备货指令下达

审核通过后，系统自动将订单信息同步至生产部/仓库：

生产订单：生产计划员*根据订单交付日期制定生产计划，安排生产线排产，系统更新状态为“已排产”；

现货订单：仓库管理员*根据订单信息《出库单》，安排拣货、包装，系统更新状态为“待发货”。

进度实时更新

生产部/仓库每日16:00前在系统中更新订单进度：

生产订单：填写“当前工序”“完成进度”“预计完成时间”；

现货订单：填写“拣货完成状态”“包装完成状态”“物流预约时间”。

销售员可通过系统“订单跟踪”模块查看实时进度，若发觉进度延迟（如生产未按计划完成），需立即协调相关部门解决，并同步告知客户*。

发货与物流跟踪

货物出库前，仓库管理员*核对《出库单》与实物信息（产品、数量、地址），确认无误后发货，并在系统中“已发货”，填写物流单号。

系统自动将物流信息同步至客户*（通过短信/邮件），销售员可通过物流查询平台跟踪运输状态，保证货物按时送达。

输出物：《生产计划表》（生产部）、《出库单》（仓库）、《物流发货记录》（系统自动）。

（四）订单交付与客户反馈

操作目标：确认客户收货满意度，处理售后问题，完成订单闭环。

操作步骤：

客户收货确认

货物送达后，销售员需在24小时内联系客户，确认收货情况（数量、质量、包装等），并请客户在《签收单》上签字盖章（电子签收需截图存档）。

客户若有异议（如产品破损、数量不符），需在《签收单》上注明异常情况，并立即启动售后流程。

客户反馈记录

销售员*在系统中填写《客户反馈表》，记录客户对产品质量、交付时效、服务态度的评价，以及售后问题处理结果。

系统将订单状态更新为“已完成”（若无异议）或“售后处理中”