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项目文档管理与版本控制规范模板

一、适用场景与行业背景

本规范模板适用于各类需要进行多角色协作、长期迭代的项目场景，尤其适合软件开发、工程建设、产品研发、科研项目等领域。在这些场景中，文档作为项目信息传递、决策依据、成果沉淀的核心载体，其管理规范性直接影响团队协作效率、项目风险控制及成果可追溯性。例如软件开发项目中，需求文档的版本混乱可能导致开发与需求理解偏差；工程项目中，设计图纸的版本失控可能引发施工错误。通过建立统一的文档管理与版本控制规范，可有效避免信息孤岛、版本冲突、责任不清等问题，保证项目全生命周期内信息的准确性、一致性和连续性。

二、文档全生命周期标准化操作流程

（一）文档创建与初始命名

文档创建主体：根据项目阶段明确文档创建责任人，如需求文档由产品经理负责，设计文档由架构师负责，测试报告由测试负责人*负责。

命名规范：文档名称需包含“项目缩写-文档类型-版本号-日期”四要素，格式为：[项目缩写]-[文档类型]-V[主版本号].[次版本号].[修订号]-[YYYYMMDD]。

示例：PRJ-REQ-用户管理模块-V1.0.0项目缩写PRJ，需求文档REQ，版本V1.0.0，日。

初始版本号规则：新创建文档初始版本号为V1.0.0，其中“主版本号”表示重大结构变更（如需求整体调整），“次版本号”表示功能增减（如新增接口），“修订号”表示内容修正（如错别字调整）。

（二）文档存储与权限管理

存储路径规范：文档需存储在统一的项目文件服务器（如企业网盘、Git仓库文档目录），路径结构为：项目根目录/文档管理/[文档类型]/。

示例：/PRJ/文档管理/需求文档/、/PRJ/文档管理/设计文档/。

权限设置：

创建者/项目负责人*：拥有文档的读写、删除、审批权限；

相关协作角色（如开发、测试）：拥有文档的读写权限；

其他成员：仅拥有文档的只读权限；

文档管理员*：统一管理文档存储目录权限，定期检查权限合规性。

（三）版本更新与变更流程

版本触发条件：

主版本号升级：需求核心逻辑变更、架构重大调整、项目阶段变更（如从设计阶段进入开发阶段）；

次版本号升级：新增功能模块、接口调整、业务流程扩展；

修订号升级：文字修正、数据更新、格式优化（不影响核心内容）。

更新操作步骤：

（1）文档修改前，需从存储路径最新版本，保证基于最新版本迭代；

（2）修改完成后，按命名规则更新版本号（如V1.0.0→V1.0.1）；

（3）在文档中添加“版本变更记录”页，说明变更内容、变更人、变更日期；

（4）将更新后的文档至原存储路径，覆盖旧版本（系统需保留历史版本记录）。

（四）文档审批与发布

审批流程：根据文档重要性分级审批，普通文档（如会议纪要）由文档管理员审核即可，重要文档（如需求文档、设计文档）需经“创建者→相关角色负责人→项目负责人”三级审批。

审批需在项目管理工具（如Jira、飞书文档）中留下审批意见，明确“通过”“驳回”或“需修改”；

审批通过后，文档方可标记为“正式发布”状态，并在项目周会中同步变更信息。

（五）文档归档与废弃处理

归档条件：项目阶段结束后（如项目上线、项目结项），或文档长期（如6个月）无变更且无使用需求时，需进行归档。

归档操作：

（1）将归档文档移动至“项目根目录/文档归档/[归档日期]/”目录；

（2）在文档中添加“归档说明”，注明归档原因、归档人、归档日期；

（3）设置归档文档为“只读”状态，禁止修改，如需修改需按“版本更新流程”重新激活。

废弃处理：对于失效文档（如已废弃的需求方案），需在存储路径中标记“[已废弃]”前缀，并移至“项目根目录/文档废弃/”目录，保留3个月后彻底删除（需经项目负责人*审批）。

三、常用文档类型与模板管理清单

文档类型

命名格式示例

存储路径

负责人

版本号示例

审批流程

核心内容要素

需求文档

PRJ-REQ-用户管理-V1.0.0/PRJ/文档管理/需求文档/

产品经理*

V1.0.0

产品经理→开发组长→项目负责人*

项目背景、功能清单、非功能需求、验收标准、需求变更记录

设计文档

PRJ-DES-数据库架构-V1.1.0/PRJ/文档管理/设计文档/

架构师*

V1.1.0

架构师→技术负责人→项目负责人*

架构图、ER图、接口设计、技术选型说明、安全设计

测试报告

PRJ-TEST-功能测试-V1.0.1/PRJ/文档管理/测试文档/

测试负责人*

V1.0.1

测试负责人→产品经理→项目负责人*

测试范围、用例执行情况、缺陷统计、测试结论、版本对比

会议纪要

PRJ-MTG-周会/PRJ/文档管理/会议纪要/

项目助理*

V1.0.0

项目助理→项目负