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采购需求及预算审核标准化流程模板

一、模板适用范围与背景

本模板适用于企业内部各类采购需求（包括但不限于原材料、设备、服务、办公用品等）的发起、需求确认、预算编制、多级审核及结果反馈全流程管理，旨在规范采购行为、控制成本风险、保证采购需求与预算匹配，同时提升跨部门协作效率。适用于企业各业务部门、采购部门、财务部门及相关管理人员，尤其适用于采购金额较大、需求复杂或涉及跨部门协作的场景。

二、标准化操作流程详解

（一）第一步：采购需求发起与部门初审

责任主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部等）

操作内容：

需求部门根据业务发展、项目计划或日常运营需要，填写《采购需求申请表》（详见模板表格1），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、技术参数、预计到货日期、紧急程度等信息，并附必要支撑材料（如技术图纸、项目立项批复、市场调研报告等）。

需求部门负责人（如*经理）对需求的必要性、合理性进行初审，重点审核：

采购需求是否符合部门年度工作计划或项目目标；

规格参数是否明确，是否存在过度采购或功能冗余；

预估数量是否与实际需求匹配，避免囤积或短缺。

初审通过后，需求部门将《采购需求申请表》及附件提交至采购部门；若初审不通过，需反馈具体原因并退回需求部门修改。

输出成果：《采购需求申请表》（部门负责人签字版）及相关附件。

（二）第二步：采购需求复核与技术参数确认

责任主体：采购部门、技术部门（如涉及专业设备或技术服务）

操作内容：

采购部门收到需求后，1个工作日内完成需求形式复核，检查表格填写完整性、附件齐全性，确认需求描述是否存在歧义。

对于技术参数复杂或专业性强的采购需求（如生产设备、IT系统等），采购部门需组织技术部门（如*工程师）进行技术参数复核，重点确认：

技术参数是否符合行业标准或生产/使用要求；

是否存在可替代的通用型号，避免定制化增加成本；

供应商资质要求是否合理（如是否需要特定认证）。

采购部门与技术部门共同出具《采购需求复核意见》，明确“需求确认通过”“需补充说明”或“需求驳回”结论。若需补充说明，需求部门应在2个工作日内完善材料后重新提交。

输出成果：《采购需求复核意见表》（详见模板表格2）。

（三）第三步：预算编制与财务初审

责任主体：需求部门、财务部门

操作内容：

需求部门根据确认的采购需求，结合市场价格调研结果（至少提供2家供应商的报价单或历史采购价格参考），编制《采购预算明细表》（详见模板表格3），分项列出物品/服务的单价、数量、总价、运费、税费等成本构成，并注明预算依据（如报价来源、历史数据、政策标准等）。

财务部门收到《采购预算明细表》后，2个工作日内完成预算初审，重点审核：

预算金额是否与采购需求匹配，是否存在虚高或低估；

成本构成是否合理（如运费、税费计算是否准确）；

是否符合企业年度预算安排，若超预算需说明资金来源（如预算调整、专项申请）。

财务部门出具《预算初审意见》，明确“预算通过”“预算核减建议”或“预算驳回”。若预算核减，需求部门需与采购部门沟通调整需求或重新询价；若驳回，需说明理由并退回需求部门。

输出成果：《采购预算明细表》（财务初审意见版）。

（四）第四步：采购需求与预算联审

责任主体：采购部门、财务部门、需求部门、分管领导（如*总监）

操作内容：

采购部门汇总《采购需求申请表》《采购需求复核意见表》《采购预算明细表》，组织召开采购需求及预算联审会（可根据采购金额分级确定参会层级，如10万元以下由采购、财务、需求部门负责人审核；10万元以上需分管领导参会）。

联审重点：

需求与预算的一致性（如数量、规格是否匹配预算单价）；

成本控制的合理性（是否通过集中采购、批量采购降低成本）；

采购方式的合规性（如达到公开招标金额的是否按规定执行招标流程）；

供应商选择的合规性（如是否优先选择合格供应商名录内的单位）。

联审形成《采购需求及预算联审表》（详见模板表格4），明确“审核通过”“需修改后重新审核”或“审核不通过”结论。若需修改，相关部门应在1个工作日内完成调整并重新提交。

输出成果：《采购需求及预算联审表》（所有参会方签字确认版）。

（五）第五步：终审与审批

责任主体：企业决策层（如总经理、分管副总）

操作内容：

采购部门将联审通过的《采购需求及预算联审表》及相关材料提交至企业决策层进行终审，审批权限根据采购金额分级（如5万元以下由分管领导审批；5-50万元由总经理审批；50万元以上需提交总经理办公会审批）。

终审重点：

采购事项是否符合企业战略发展方向；

大额采购的经济效益与社会效益评估；

是否存在合规风险（如是否符合《采购管理办法》《反不正当竞争法》等规定）。

审批通过后，采购部门获得《采购审批通知书》（详见模板表格5），正式启动采购流程；若审批不通过，由采购部门反馈需求部门并