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采购合同审查及归档管理标准模板

一、适用范围与工作目标

二、采购合同审查及归档全流程操作规范

（一）合同准备与资料收集

操作主体：采购部

操作内容：

需求确认：根据采购申请单（需经需求部门负责人及分管领导签字确认），明确采购标的、数量、质量标准、交付时间、预算金额等核心要素。

供应商筛选：通过合格供应商名录、公开招标、竞争性谈判等方式确定合作方，收集供应商营业执照、资质证书（如涉及特殊行业）、法定代表人证件号码明、授权委托书（如签约人非法定代表人）等基础资料。

合同草案拟定：根据采购需求及供应商报价，参照企业标准合同模板，拟定合同草案，明确双方权利义务、标的描述、价款及支付方式、交付/验收条款、违约责任、争议解决方式等核心条款。

输出成果：采购申请单、供应商资质文件、合同草案初稿。

（二）合同初审（采购部内部审查）

操作主体：采购部负责人/指定经办人

审查重点：

需求匹配性：合同内容是否与采购申请单一致，标的、数量、质量、交付时间等是否满足实际需求。

商业条款合理性：价格是否在预算范围内，付款方式是否符合企业财务制度（如预付款比例、进度款节点、质保金约定等），交付周期是否合理。

条款完整性：是否包含标的、数量、质量、价款、履行期限、地点方式、违约责任、争议解决等必备条款，避免遗漏关键约定。

供应商资质有效性：核实供应商营业执照、资质证书是否在有效期内，经营范围是否涵盖采购标的，是否存在经营异常或失信记录。

操作要求：

对初审发觉的问题，形成《合同初审意见表》（见模板1），反馈给采购经办人修改；修改后重新提交确认，直至通过初审。

初审通过后，将合同草案及相关资料移交法务部进行复审。

（三）合同复审（法务部专业审查）

操作主体：法务部负责人/法务专员

审查重点：

主体合法性：签约主体是否为合法存续的企业或组织，法定代表人/授权代表签字是否真实有效，授权委托书是否载明明确的授权范围和期限。

法律条款合规性：合同条款是否符合《民法典》《合同法》等法律法规，是否存在无效、可撤销风险；违约责任是否明确、可执行，争议解决方式（仲裁/诉讼）是否约定明确。

风险点识别：针对采购标的特性（如特种设备、知识产权相关服务），审查特殊合规要求（如行政许可、资质备案）；针对长期合同，审查价格调整机制、终止条件等条款的公平性。

文字表述严谨性：避免歧义表述（如“约”“左右”等模糊词汇），关键术语（如“验收合格”“质保期”）定义是否清晰。

操作要求：

复审后出具《合同法律审查意见表》（见模板2），列明法律风险点及修改建议；采购部根据意见与供应商协商修订，法务部确认修订后条款是否消除风险。

复审通过后，合同文本定稿，进入终审流程。

（四）合同终审（管理层审批）

操作主体：分管采购/法务的领导/总经理

审查重点：

重大事项审批：对达到一定金额（如单笔合同金额超万元）或涉及重要战略合作的采购合同，审批是否符合企业重大决策流程。

整体风险把控：结合企业战略及经营目标，评估合同履行的商业风险、财务风险及法律风险是否在可控范围内。

审批流程完整性：确认合同是否已完成采购初审、法务复审，相关签字手续是否齐全（如采购经办人、采购负责人、法务负责人签字）。

操作要求：

终审通过后，由采购部负责人在合同文本上签字确认，加盖企业合同专用章（禁止加盖公章或财务章）；终审未通过的，退回采购部重新修订或终止流程。

（五）合同签订与生效

操作主体：采购部、供应商

操作内容：

合同签署：双方签字盖章页需载明签约单位全称、统一社会信用代码、签约日期；如为多页合同，需加盖骑缝章。

合同分发：签订后，采购部留存原件至少2份（1份归档，1份交财务部），供应商留存1份；如需其他部门（如需求部门、仓库）执行，提供复印件并注明“仅供执行使用，复印无效”。

生效确认：合同自双方签字盖章之日起生效；约定附条件生效的（如经上级批准），需满足条件后确认生效。

输出成果：正式合同文本（签字盖章版）、合同分发记录。

（六）合同履行跟踪

操作主体：采购部、需求部门

操作内容：

履行监控：采购部负责跟踪供应商交付/服务进度，保证按合同约定时间、质量标准履行；需求部门配合验收，填写《采购验收单》（见模板3），明确验收结果（合格/不合格及整改要求）。

异常处理：如供应商违约（如延迟交付、质量不达标），采购部需及时发函催告，依据合同约定追究违约责任（如扣除违约金、解除合同），并留存沟通记录（邮件、函件等）。

付款申请：财务部根据合同约定付款节点及《采购验收单》，审核付款申请无误后办理支付，付款凭证需注明合同编号。

输出成果：《采购验收单》、履约异常处理记录、付款凭证。

（七）合同履行完毕评估

操作主体：采购部、需求部门、财务部

操作内容：

履约总结：合同履行完毕（质保期满）后，采购部组织需求部门、财务部对供应商履约情况进行评