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财务审批流程电子化标准工具

一、工具概述

为规范企业财务收支管理，提升审批效率，实现财务流程标准化、透明化，特制定本财务审批流程电子化标准工具。本工具覆盖企业日常各类财务支出审批场景，通过线上化操作实现申请、审核、审批、归档全流程管理，保证财务数据准确、审批过程可追溯，助力企业降本增效。

二、适用业务场景

本工具适用于企业内部以下财务审批需求：

日常费用报销：包括员工差旅费、办公费、通讯费、交通费等日常经营支出报销；

项目资金申请：如新项目启动资金、项目执行过程中阶段性资金拨付、项目尾款结算等；

采购付款审批：原材料采购、固定资产购置、服务外包等采购业务对应的付款申请；

其他专项支出：如市场推广费、员工培训费、公益活动支出等需专项审批的费用。

三、标准化操作流程

（一）发起申请

登录系统：申请人通过企业内部财务审批系统（如OA、ERP等）登录账号，进入“财务审批”模块；

选择审批类型：根据业务需求选择对应的审批流程（如“费用报销”“项目资金申请”“采购付款申请”等）；

填写基本信息：按要求完整录入申请信息，包括申请人姓名、所属部门、申请日期、费用/资金用途、预算科目、金额（大写+小写）、关联项目/合同编号（如有）等；

附件材料：根据审批类型合规证明材料，如费用报销需消费明细清单、合规票据扫描件；项目资金申请需提供项目立项批复、预算方案；采购付款需采购合同、验收单等，保证附件清晰、完整。

（二）部门初审

提交审批：申请人确认信息无误后提交系统，自动流转至申请人所在部门负责人*；

审核内容：部门负责人重点审核申请事项的真实性（是否为部门实际业务需求）、合理性（费用标准是否符合部门预算）、附件完整性（是否包含必要证明材料）；

审核结果处理：

通过：部门负责人在系统中“同意”，流转至下一审批节点（财务部门）；

驳回：填写驳回理由（如“超预算”“附件缺失”等），系统自动退回申请人，修改后重新提交。

（三）财务复核

接收流转：财务部门（指定财务审核员）接收审批申请，进入复核环节；

审核重点：

合规性：申请事项是否符合企业财务制度及国家相关规定；

金额准确性：报销/申请金额与票据、合同、预算是否一致；

预算匹配度：是否在对应预算科目额度内，超预算部分是否有特殊审批说明；

附件规范性：票据是否合法有效（如抬头、税号、印章等要素齐全），审批表填写是否完整。

复核结果处理：

通过：财务审核员在系统中确认“合规”，根据审批权限流转至下一级（分管领导/总经理）；

驳回：明确驳回原因（如“票据不合规”“金额计算错误”等），退回申请人或部门补充修改。

（四）分级审批

根据金额大小或事项重要程度，实行分级审批：

常规审批：单笔金额≤[企业设定标准，如5万元]，由分管领导*审批；

重大审批：单笔金额[企业设定标准，如5万元]，需经分管领导审核后，提交总经理*审批；

特殊事项：如预算外支出、大额资金调度等，需召开专项会议审议，通过后由总经理审批。

审批人需在系统中签署审批意见，明确“同意”或“不同意”，并说明理由（如不同意需注明具体原因）。

（五）结果反馈与执行

审批完成：所有审批节点通过后，系统自动“审批通过通知”，通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）推送至申请人及相关部门；

财务执行：财务部门收到审批通过通知后，按企业付款流程安排资金支付（如银行转账、备用金发放等），并在系统中标记“付款完成”；

结果查询：申请人可随时登录系统查看审批进度及结果，财务部门定期导出审批记录用于财务核算。

（六）归档管理

自动归档：审批流程结束后，系统自动将审批表、附件材料、审批记录等电子文件归档至对应项目/部门档案库；

保存期限：电子档案按企业档案管理规定保存（如至少保存10年），支持关键词检索（如申请人、申请日期、金额等），便于后续审计或查询。

四、核心审批表单模板

（一）费用报销申请表

字段名称

填写说明

申请人*

员工工号+姓名，如“ZG001-张*”

所属部门*

申请人所在部门，如“市场部”

申请日期*

提交申请的日期，格式：YYYY-MM-DD

费用类型*

差旅费/办公费/通讯费/交通费等（下拉选择）

预算科目*

如“管理费用-办公费”“销售费用-差旅费”（按企业财务科目表填写）

报销金额*

大写：如“壹仟贰佰元整”；小写：￥1,200.00

费用明细

逐笔填写费用发生日期、事项、金额（如：2023-10-01，市内交通费，￥50.00）

附件清单

列出附件名称及数量（如：出租车发票3张，合计￥150.00）

申请人签字

电子签名（手写板或系统默认签名）

部门初审意见

部门负责人填写，需明确“同意”或“驳回”，并签字

财务复核意见

财务审核员填写，需注明“合规”或“不合规”，及具体审核意见

领导审批意见

分管领导/总经理填写，签署“同意”或“不同意”，并说明理由（如