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文档管理规范及归档策略标准手册

前言

为规范组织内部文档的创建、流转、存储及归档全流程管理，保证文档信息的完整性、安全性及可追溯性，提升工作效率，降低信息管理风险，特制定本手册。本手册适用于组织各部门、项目组及相关人员，涵盖日常办公文档、项目文档、管理文档等各类纸质及电子文档的管理要求。

一、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本手册适用于组织内所有需要规范化管理的文档，包括但不限于：

管理类文档：制度文件、会议纪要、工作报告、请示批复等；

项目类文档：项目计划、可行性研究报告、需求说明书、验收报告等；

业务类文档：合同协议、客户资料、产品手册、营销方案等；

支持类文档：人事档案、财务凭证、技术图纸、培训资料等。

（二）典型应用场景

新员工入职：需查阅部门管理制度、岗位职责说明等入职文档，快速熟悉工作要求；

项目启动：项目经理需调用历史项目资料（如需求文档、风险预案），保证新项目规划的科学性；

跨部门协作：市场部与技术部需共享产品需求文档，明确功能边界及交付标准；

审计检查：财务部门需提供年度预算报表、费用报销凭证等文档，配合外部审计工作；

离职交接：员工离职时需将工作文档（如项目进度表、客户沟通记录）整理归档，保证工作连续性。

二、文档全生命周期管理操作流程

文档管理遵循“创建-审批-流转-存储-归档-销毁”的全生命周期管理原则，各环节需严格把控质量与时效性。

（一）文档创建

明确需求：根据工作目标确定文档类型、核心内容及受众，例如“2024年度Q2销售计划”需明确销售目标、策略、责任分工及时间节点。

选择模板：优先使用组织统一制定的（如“会议纪要模板”“项目计划模板”），模板可通过内部知识库，保证格式规范。

命名规则：文档名称需包含核心信息，格式统一为“[部门/项目]-[文档类型]-[主题]-[版本号]-[日期]”，示例：“市场部-2024Q2销售计划-V1.0。

内容编写：内容需真实、准确、完整，逻辑清晰，关键数据需注明来源；电子文档需采用通用格式（如.docx、.pdf），避免使用加密或特殊格式导致无法打开。

（二）文档审批

提交审批：文档创建完成后，由创建人通过内部审批系统提交至指定审批人，例如“部门管理制度”需提交至部门负责人审批，“财务报销制度”需提交至财务总监及分管领导*审批。

审批流程：审批人需在2个工作日内完成审核，重点核对内容合规性、数据准确性及格式规范性；若需修改，需明确修改意见并退回创建人，修改后重新提交。

审批通过：审批通过后，审批人在系统内确认签字，文档状态更新为“已发布”，同步更新文档版本号（如V1.0升级为V1.1）。

（三）文档流转

发布范围：根据文档密级及工作需要，明确查阅权限（如“内部公开”“仅部门可见”“机密”），通过内部系统或加密邮件发送至相关人员，避免随意扩散。

版本控制：文档更新后，需及时通知相关查阅人，明确版本变更内容，避免使用旧版本导致工作失误；电子文档需在系统内保留历史版本，纸质文档需在封面标注版本及生效日期。

借阅管理：纸质文档借阅需填写《文档借阅登记表》（见附件1），借阅期限不超过5个工作日，到期需归还；电子文档借阅需通过系统申请，权限由部门负责人*审批。

（四）文档存储

存储分类：

电子文档：按部门-项目-类型分类存储于指定服务器或云盘，例如“销售部-2024年客户项目-合同协议”；重要文档需加密存储，密码由专人保管。

纸质文档：按部门-年度-类型分类存放于文件柜，柜外标注“部门-文档类型-年度”，例如“人力资源部-人事档案-2024年”。

存储要求：

电子文档定期备份（每周一次），备份介质需异地存放，防止数据丢失；

纸质文档存放环境需防潮、防火、防虫，文件柜上锁管理，钥匙由部门文员*保管。

（五）文档归档

归档触发条件：

项目结束后30日内，需将项目全流程文档（计划、报告、验收材料等）整理归档；

年度结束后45日内，需将年度管理类文档（制度、总结、报表等）整理归档；

有效期届满的文档（如合同到期后1年），需确认无继续使用价值后归档。

归档流程：

整理：将文档按“归档范围清单”（见附件2）分类排序，去除重复、无效内容，电子文档转换为PDF格式，纸质文档加装封面（含归档编号、名称、部门、日期）。

移交：由部门文员填写《文档归档移交表》（见附件3），与档案管理员核对文档数量及完整性，双方签字确认。

入库：档案管理员*将文档存入档案室，电子文档至档案管理系统，标注“已归档”状态，纸质文档按“年度-部门-类型”顺序存放。

（六）文档销毁

销毁条件：归档文档超过保存期限（如财务凭证保存10年，一般管理文档保存5年），且经鉴定无继续保存价值。

销毁流程：

由档案管理员提出销毁申请，填写《文档销毁清单》（见附件4），经部门负责人及分管领导*审批；

销毁时需有