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供应商筛选评估与供应商资料归档模板

一、适用场景与背景

新项目启动需新增供应商时；

现有供应商合作期满需重新评估时；

采购品类调整或需求升级时；

风险排查（如供应商资质过期、负面舆情等）时的专项评估。

二、操作流程与步骤详解

步骤1：明确筛选评估目标与标准

操作内容：

根据采购需求（如物料类型、服务内容、交付周期、质量要求等），确定供应商筛选的核心维度（如资质、产能、质量、价格、服务、合规性等）；

制定量化评估标准，例如：

资质类：必须具备营业执照、行业生产许可证（如适用）、ISO9001质量体系认证等；

能力类：同类项目合作经验≥2年、产能满足月均需求120%以上、交付准时率≥95%；

质量类：批次合格率≥98%、客户投诉率≤1%/年；

价格类：市场均价±5%范围内；

服务类：48小时内响应问题、提供7×24小时技术支持（如适用）。

成立评估小组，明确成员职责（如采购经理、质量工程师、技术专家、法务专员等），保证评估客观性。

步骤2：供应商信息收集与初步筛选

操作内容：

信息收集：通过公开渠道（如企业官网、行业平台）、供应商自荐、同行推荐等方式收集潜在供应商信息，要求供应商提供以下基础资料（加盖公章）：

《供应商基本信息表》（含公司名称、统一社会信用代码、注册地址、联系方式、成立时间、注册资本、主营业务等）；

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一复印件）；

行业相关资质证书（如3C认证、医疗器械生产许可证、安全生产许可证等）；

近3年主要合作案例及客户评价（需附合同关键页或证明文件）；

公司简介、组织架构、生产/服务流程说明；

财务报表（近1年，资产负债表、利润表，用于评估经营稳定性）。

初步筛选：评估小组根据步骤1的标准，对收集的资料进行审核，剔除不符合基本要求的供应商（如资质不全、经营异常、案例经验不足等），形成《供应商初步筛选清单》。

步骤3：现场考察或深度调研（如需）

操作内容：

对通过初步筛选的供应商，根据采购品类重要性决定是否开展现场考察（如关键物料、战略级供应商必须考察）；

考察重点：

生产/服务现场环境（如车间5S管理、设备新旧程度、安全防护措施）；

质量控制流程（如来料检验、过程检验、成品检验的标准及记录）；

供应链配套能力（如原材料采购渠道、物流合作方、库存管理方式）；

研发与技术实力（如专利数量、技术团队构成、创新投入）；

财务状况（如实地核查办公场所、员工规模，评估报表真实性）。

现场考察后，评估小组填写《供应商现场考察记录表》，记录考察发觉的优势、不足及风险点，由考察人员签字确认。

步骤4：综合评估与结果确定

操作内容：

评估小组结合初步筛选资料、现场考察结果（如需），采用加权评分法进行综合评估，评分维度及参考权重

评估维度

权重

评分标准（示例）

资质能力

20%

资质齐全度（10分）、有效期（5分）、行业认可度（5分）

产品/服务质量

30%

合格率（15分）、不良品处理流程（10分）、客户评价（5分）

价格竞争力

15%

较市场均价优势（10分）、成本控制能力（5分）

交付与履约能力

20%

交付准时率（10分）、产能弹性（5分）、应急响应（5分）

服务与配合度

15%

沟通效率（5分）、问题解决速度（5分）、售后支持（5分）

汇总各供应商得分，按得分高低排序，确定评估结果：

A级（90分及以上）：优先合作，可纳入《合格供应商名录》；

B级（80-89分）：有条件合作，针对不足项要求限期整改，整改后复评达标可纳入；

C级（70-79分）：暂缓合作，需持续关注或降级使用；

D级（70分以下）：淘汰，终止后续流程。

评估结果需经采购负责人、供应链总监审批，形成《供应商评估报告》。

步骤5：供应商资料归档与管理

操作内容：

归档范围：供应商全生命周期资料，包括但不限于：

基础资料：营业执照、资质证书、公司简介、联系人信息等；

评估资料：《供应商基本信息表》《初步筛选清单》《现场考察记录表》《评估报告》《评分表》等；

合作资料：合同/订单、交付记录、质量检测报告、往来函件、付款凭证等；

变更资料：资质更新、地址变更、法人变更等证明文件；

淘汰资料：淘汰通知、原因说明、复评记录（如适用）。

归档要求：

电子档：按“供应商名称-评估日期-资料类型”分类存储于企业共享服务器（如ERP系统、OA系统），命名规则统一（如“公司评估报告”）；

纸质档：打印装订后存入档案盒，标注“供应商档案-公司-2024年”，存放于指定档案室，防潮防火；

动态更新：供应商资质到期前1个月提醒更新，合作期间发生变更（如联系方式、经营范围）时，3个工作日内更新档案；

权限管理：设置查阅权限（如采购部门可全查，其他部门需申请），保证资料保密性。

三、核心模板工具清单

模板1：供应商基本信息表

供应商名称