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行政采购审批流程与成本控制手册

一、手册应用范围与核心目标

本手册适用于企业、事业单位及各类组织行政部门的日常采购活动，涵盖办公用品、固定资产（如办公设备、家具）、后勤服务（如保洁、维修）、低值易耗品等各类行政物资及服务的采购管理。核心目标是通过标准化审批流程规范采购行为，通过全流程成本控制实现资源优化配置，保证采购活动的合规性、经济性与高效性，降低行政运营成本，保障采购物资的质量与服务满足需求。

二、标准化采购审批流程操作步骤

（一）第一步：采购需求发起与初审

需求发起

需求部门（如行政部、财务部、各业务部门）根据实际工作需要，填写《行政采购申请表》（详见模板一），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付时间及特殊要求（如质量标准、售后条款等）。

需求部门负责人（部门负责人姓名）对需求的必要性、合理性进行审核，确认无重复采购、可内部调配或共享后，签字确认。

成本初审

行政采购专员（采购专员姓名）收到申请表后，对照历史采购数据、市场价格信息（如电商平台参考价、供应商报价记录）对预估成本进行初步评估，判断预算是否合理。若预算明显偏离市场水平（如超同类采购均价20%以上），需与需求部门沟通核实或要求补充成本依据。

（二）第二步：预算匹配与审批

预算核对

行政部将《行政采购申请表》提交至财务部门（财务审核人姓名），财务人员需核对采购申请是否在部门年度预算范围内，预算科目是否准确。若预算不足，需求部门需填写《预算调整申请表》，按预算调整流程审批通过后，方可进入下一步。

分级审批

根据采购金额实行分级审批，保证权责清晰：

小额采购（预算金额≤5000元）：由行政部负责人（行政部负责人姓名）审批，抄送财务部备案。

中额采购（5000元＜预算金额≤50000元）：除行政部负责人审批外，需提交至分管副总（分管副总姓名）审批。

大额采购（预算金额＞50000元）：需经分管副总审批后，提交至总经理（总经理姓名）终审，重大项目（如单次采购超10万元）可增加总经理办公会集体审议环节。

（三）第三步：供应商选择与比价

供应商寻源

行政采购专员根据采购需求，通过合格供应商库（优先选择长期合作供应商）、公开招标、询价比价等方式筛选供应商。对于标准化物资（如办公用品），可参考电商平台（如京东企业购、晨光科力普）公开价格；对于定制化服务（如维修、保洁），需至少邀请3家供应商提供书面报价单。

比价与评估

填写《供应商比价表》（详见模板二），对比供应商的报价、资质（营业执照、相关行业许可证）、供货能力、售后服务、信用记录等，综合评估性价比。

若单一来源采购（如专利产品、指定配件），需在《供应商比价表》中注明原因，并由需求部门、行政部、财务部联合签字确认，避免垄断采购风险。

（四）第四步：采购订单与合同签订

订单

确定供应商后，行政采购专员根据审批通过的《行政采购申请表》和《供应商比价表》，制作《采购订单》，明确物品/服务名称、规格、数量、单价、总金额、交货时间、交付地点、验收标准、付款方式、违约责任等条款，经行政部负责人审核后加盖公章，送达供应商。

合同管理（大额/定制化采购）

对于金额超2万元或服务周期超3个月的采购项目，需签订正式《采购合同》，合同条款需经法务部门（法务审核人姓名）审核，保证合规性。合同原件由行政部、财务部、供应商各执一份，扫描件同步存档。

（五）第五步：采购执行与进度跟踪

订单跟踪

采购专员需主动与供应商对接，确认生产/备货进度，保证按约定时间交付。若遇延迟风险（如供应商产能不足、物流问题），需及时通知需求部门，协商调整交付时间或启动备选供应商方案。

异常处理

若供应商无法按期履约或中途退出，采购专员需立即启动应急机制：一是联系备选供应商补货/服务；二是与原供应商协商违约责任（如赔偿损失、终止合作）；三是向审批部门汇报情况，说明原因及应对措施。

（六）第六步：验收入库与登记

实物验收

物资送达后，需求部门联合行政部、仓储部门（若有）共同验收：核对物品名称、规格、数量是否与订单一致；检查外观、功能、质量是否符合约定标准（如办公用品需无破损，电子设备需通电测试正常）；服务类项目需确认服务范围、完成质量达标。

验收合格后，填写《采购验收单》（详见模板三），由验收人（验收人姓名）、需求部门负责人、行政采购专员签字确认；验收不合格的，当场拒收并书面通知供应商，要求限期更换或退款，同时记录问题留存追溯。

资产与台账登记

对于固定资产（如电脑、打印机），需在《固定资产台账》中登记资产编号、使用部门、责任人、入库日期等信息，粘贴资产标签；对于低值易耗品，由行政部登记《物资出入库台账》，明确领用部门、领用人、领用时间，保证账实相符。

（七）第七步：付款结算与档案归档

付款申请

供应商提交《结算凭证》（需含合同、订单、验收单、