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采购申请审批单简化采购流程模板

一、适用场景说明

二、全流程操作步骤

1.采购申请发起

操作内容：申请人根据实际需求，填写《采购申请审批单》（见模板表格），明确物资名称、规格型号、数量、预估单价、用途、预算归属等关键信息，并附上相关需求说明（如申购理由、技术参数要求等，必要时附供应商报价单）。

责任人：申请人（需为需求部门员工，对信息真实性负责）。

注意事项：数量、规格等需与实际需求匹配，避免多报或漏报；预估单价需参考近期市场价格或历史采购数据，保证预算合理。

2.部门负责人审核

操作内容：申请人将填写完整的审批单提交至本部门负责人（如部门经理/主管），部门负责人从“必要性”“合理性”角度审核：确认采购内容是否为部门工作必需、数量是否恰当、预算是否在部门年度计划内。审核通过后签字确认，若不通过需注明原因并退回申请人修改。

责任人：部门负责人（对部门内采购需求的合理性负责）。

注意事项：审核需在1个工作日内完成，避免流程延误；对于跨部门共用的物资，需协调相关联部门会签。

3.采购部门复核

操作内容：部门负责人审核通过后，审批单流转至采购部门（如采购部/行政部），采购专员复核以下内容：

物资规格型号是否明确，便于采购；

预估单价与市场行情是否基本一致，是否存在虚高；

是否存在更优替代方案（如功能相似但价格更低的物资）；

供应商是否符合企业准入标准（如已建立合格供应商名录）。

复核通过后签字确认，若需调整（如建议更换供应商、优化规格），需与申请人沟通后修改。

责任人：采购专员（对采购可行性及成本控制负责）。

注意事项：对于常规物资（如A4纸、笔），可简化复核流程，直接确认；对于新规格或高单价物资，需进行市场询价比对。

4.财务部预算审核

操作内容：采购部门复核通过后，审批单提交至财务部，财务专员重点审核“预算金额”是否符合年度/月度预算计划、资金来源是否明确（如部门预算、专项预算等）。审核通过后签字确认，若超预算或预算不足，需注明原因并退回申请人调整（如申请追加预算或减少采购数量）。

责任人：财务专员（对预算合规性负责）。

注意事项：预算审核需在1个工作日内完成；紧急采购可启动“绿色通道”，事后补办预算调整手续。

5.分管领导审批

操作内容：财务审核通过后，根据采购金额分级审批（示例，企业可根据实际情况调整权限）：

单次金额≤[具体金额，如5000元]：由部门负责人及采购部门负责人双签即可；

[具体金额，如5000元]＜单次金额≤[具体金额，如20000元]：需分管采购/行政的副总经理审批；

单次金额＞[具体金额，如20000元]：需总经理最终审批。

审批人确认采购必要性、预算合规性后签字，审批流程至此结束。

责任人：分管领导/总经理（对重大采购决策负责）。

注意事项：审批人需在审批单上明确签署意见（如“同意”“不同意，原因：X”），避免仅签字无意见。

6.采购执行与反馈

操作内容：审批完成后，采购部门留存审批单原件，复印件交申请人及财务部。采购专员根据审批内容联系供应商（优先从合格供应商名录中选择）、下单采购，保证物资在约定时间内到货。到货后，申请人需核对物资数量、规格、质量，确认无误后在《到货确认单》上签字，并将反馈信息同步给采购部门。

责任人：采购专员（采购执行）、申请人（物资验收）。

注意事项：采购过程中需保留采购合同、送货单等凭证；验收不合格的物资，采购部门需及时联系退换货。

三、采购申请审批单模板

采购申请基本信息

申请部门

申请日期

年月日

申请人

联系方式

（内部分机）

物资名称

规格型号/技术参数

单位

申请数量

预估单价（元）

预算总金额（元）

资金来源

□部门预算□专项预算□其他：_______

采购用途（详细说明）

供应商信息（可选）

名称：_________________________联系人：_________________________电话：（内部分机）

紧急程度

□普通□紧急（紧急原因：_________________________）

审批意见栏

部门负责人审核

意见：_________________________签字：__________日期：年月日

采购部门复核

意见：_________________________签字：__________日期：年月日

财务部预算审核

意见：_________________________签字：__________日期：年月日

分管领导审批

意见：_________________________签字：__________日期：年月日

备注

1.本单一式三份（申请人、采购部、财务部各执一份）；2.附件：□需求说明□报价单□技术参数表□其他：_______

四、使用关键提示

信息