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业务需求说明书编制指南与应用模板

一、模板概述与应用背景

业务需求说明书是连接业务目标与技术实现的核心文档，用于明确业务背景、目标范围、功能需求及验收标准，保证项目团队与业务方对需求理解一致。本模板适用于企业信息化系统建设、业务流程优化、跨部门协作项目等场景，尤其适合需要多方参与、需求复杂度较高的项目。例如：企业ERP系统升级、客户关系管理系统（CRM）搭建、供应链流程重构等，均可通过本模板规范需求梳理过程，减少沟通成本，降低项目风险。

二、业务需求说明书编制流程与操作指南

（一）前期准备：明确需求边界与参与角色

组建需求小组

牵头人：由业务部门负责人（如经理）担任，负责需求优先级确认与跨部门协调。

业务分析师：负责需求调研、分析与文档撰写，需具备业务理解能力与逻辑梳理能力（可由部门专员或外部顾问担任）。

技术代表：开发/技术负责人（如工程师）参与，保证需求技术可行性。

用户代表：最终用户（如一线操作员）参与，提供实际操作场景反馈。

定义项目边界

明确项目要“做什么”与“不做什么”，例如：“本次需求仅包含销售订单管理模块，不涉及库存核算功能”。

梳理业务目标与关键绩效指标（KPIs），如“订单处理效率提升30%”“客户投诉率降低15%”。

（二）需求调研：多渠道收集业务诉求

调研方法选择

访谈法：针对关键岗位人员（如销售主管、财务专员）进行一对一深度访谈，知晓现有流程痛点与期望。

问卷法：面向大量用户发放结构化问卷，收集共性需求（如“是否支持批量导入订单？”）。

现场观察：跟随用户实际操作（如订单录入流程），记录操作瓶颈与异常情况。

文档分析：梳理现有业务流程图、操作手册、系统需求列表等，识别待优化点。

输出调研成果

整理《需求调研记录表》，记录需求来源、具体描述、提出人、优先级（高/中/低）。

（三）需求分析：梳理逻辑与分类整理

需求分类

功能需求：系统需具备的具体功能（如“订单自动校验库存”“月度销售报表”）。

非功能需求：功能（如“并发支持100人在线”）、安全（如“敏感数据加密存储”）、易用性（如“操作步骤不超过3步”）等要求。

业务规则：业务处理逻辑（如“订单金额超5万元需经理审批”“退货需提供原发票号”）。

流程建模

使用流程图（如Visio、Draw.io）绘制“现状流程”与“未来流程”，明确流程节点、角色、输入输出及异常处理。例如：销售订单现状流程为“客户下单→人工录入→财务审核→发货”，未来流程优化为“客户自助下单→系统自动校验→审核→自动触发发货指令”。

（四）文档编写：按模板结构填充内容

依据“核心模板内容”章节中的表格框架，逐项编写业务需求说明书，保证：

描述清晰无歧义（避免使用“大概”“可能”等模糊词汇）；

需求可追溯（每条需求分配唯一编号，如“FR-001”“NFR-005”）；

包含具体场景示例（如“当客户下单时，系统需自动校验其信用额度，若不足则提示‘信用额度不足，请联系客服’”）。

（五）评审与修订：多方确认需求一致性

内部评审

需求小组内部召开评审会，检查需求完整性、逻辑性、可行性，重点核对是否存在遗漏或冲突需求。

外部评审

组织业务方、技术方、用户方召开联合评审会，逐条确认需求，形成《评审意见记录表》，明确修改责任人及时限。

版本管理

需求说明书经评审通过后，发布正式版本（V1.0），后续修改需更新版本号（V1.1、V1.2）并记录变更内容（变更原因、修改人、日期）。

三、业务需求说明书核心模板内容

（一）项目基本信息表

字段名称

填写说明

示例

项目名称

需求对应的项目全称

“企业销售管理系统升级项目”

需求提出部门

业务需求发起的部门

销售部

需求负责人

业务方对接人（姓名用*代替）

经理

业务方联系人

日常沟通人（姓名/联系方式，联系方式可写“分机号X”，禁止留真实手机/邮箱）

专员，分机号8888

技术负责人

开发/技术团队对接人（姓名用*代替）

工程师

需求背景

简述提出需求的业务背景（如现有问题、市场变化、战略要求等）

“现有订单处理效率低，人工录入易出错，客户投诉率上升”

项目目标

需求达成的具体目标（可量化）

“订单处理时间从30分钟/单缩短至10分钟/单；错误率降低80%”

（二）业务目标与范围说明

模块

内容说明

业务目标

分点列出核心目标，需与项目目标对应，说明需求如何支撑业务价值

业务范围

包含范围：明确本次需求覆盖的业务模块、功能点（如“销售订单管理、客户信息管理”）；不包含范围：明确排除的内容（如“库存实时预警功能、财务报表导出功能”暂不纳入本次需求）。

（三）功能需求明细表

需求编号

需求名称

需求描述

优先级

业务规则

输入

输出

关联流程

FR-001

订单自动校验功能

客户下单时，系统自动校验库存余量、客户信用额度、发票信息是否有效，若任一校验不通过，提