体育场管理中心新闻媒体接待管理工作手册（标准版）.docVIP

体育场管理中心新闻媒体接待管理工作手册（标准版）

第1章总则

1.1目的

1.2适用范围

1.3管理原则

1.4管理职责

第2章接待流程

2.1接待申请

2.2审批流程

2.3接待准备

2.4接待实施

2.5后续跟进

第3章接待人员管理

3.1人员选拔

3.2岗前培训

3.3职业素养

3.4绩效考核

第4章接待资源管理

4.1场地管理

4.2设备管理

4.3物资管理

4.4预算管理

第5章媒体接待礼仪

5.1仪容仪表

5.2言行举止

5.3沟通技巧

5.4应急处理

第6章接待安全与保密

6.1安全管理制度

6.2消防安全管理

6.3信息保密规定

6.4应急预案

第7章接待投诉与处理

7.1投诉受理

7.2投诉调查

7.3处理流程

7.4申诉机制

第8章接待档案管理

8.1档案分类

8.2档案收集

8.3档案保存

8.4档案利用

第9章媒体关系维护

9.1关系建立

9.2信息沟通

9.3意见反馈

9.4合作拓展

第10章应急管理

10.1突发事件分类

10.2应急响应流程

10.3信息发布管理

10.4善后处理工作

第11章培训与演练

11.1培训计划

11.2培训内容

11.3演练方案

11.4评估改进

第12章制度监督与改进

12.1监督检查

12.2制度评估

12.3改进措施

12.4持续优化

第1章总则

1.1目的

1.1.1规范体育场管理中心（以下简称“中心”）新闻媒体接待工作流程，确保接待活动高效、有序。

1.1.2明确接待标准，提升中心形象与公信力，维护公共关系稳定。

1.1.3统一接待要求，避免因流程不清导致资源浪费或信息错漏，提高工作效率（如：通过标准化流程可将接待准备时间缩短30%）。

1.2适用范围

1.2.1适用于中心所有涉及新闻媒体接待的活动，包括但不限于新闻发布会、采访报道、专题采访、媒体体验活动等。

1.2.2涵盖接待前的策划、接待中的执行、接待后的总结全流程管理。

1.2.3适用于中心各部门及工作人员的媒体接待任务分配与协作（如：涉及3人以上的接待需提前3天报备）。

1.3管理原则

1.3.1服务至上：以媒体需求为核心，提供专业、细致的接待服务。

1.3.2公开透明：确保媒体接待过程规范、信息传递准确，符合《新闻发布管理办法》要求。

1.3.3安全高效：保障媒体人员人身与信息安全，同时优化接待效率（如：单场接待时长控制在2小时内）。

1.3.4协同联动：各部门需配合媒体管理部门，形成接待工作合力。

1.4管理职责

1.4.1媒体管理部门：负责制定接待方案、协调资源、监督执行，并归档相关资料。

1.4.2后勤保障组：提供场地布置、设备支持（如：配备4K直播设备）、餐饮安排等服务。

1.4.3安全保卫组：负责接待现场秩序维护与应急预案（如：需提前检查消防通道，确保疏散宽度不小于1.5米）。

1.4.4业务部门：配合提供专业领域信息，确保报道内容权威、准确。

2.接待流程

2.1接待申请

-接待申请需通过标准化表格提交，包含活动基本信息、媒体数量、预计到达时间等核心要素。

-申请表应明确注明活动主题、媒体类型（如电视、网络、平面）及覆盖范围，确保信息完整。

-提交时需附上活动预算方案，特别是媒体交通、住宿、餐饮等费用明细，比例一般控制在总预算的30%-40%。

2.2审批流程

-申请人需在系统内填写审批申请，附带活动策划书和媒体邀请函初稿，按权限逐级提交。

-审批节点包括部门负责人（24小时内反馈）、分管领导（48小时内反馈）及财务部门（3个工作日内），确保流程时效性。

-超过500人规模的活动需额外提交安保评估报告，涉及国际媒体邀请需报备外事办公室。

2.3接待准备

-7日前完成媒体名单确认，根据媒体级别划分VIP（前20家）、A类（21-50家）、B类（51-100家），制定差异化接待方案。

-预订接待车辆需预留15%备用量，重要媒体（如央视、新华社）建议安排专车，配备对讲机保障现场沟通。

-准备3套以上新闻通稿模板，涉及数据引用需与市场部核对，确保信息准确率100%。

2.4接待实施

-指定2名专职接待人在场馆入口设立签到处，使用人脸识别系统核对媒体证件，效率提升60%。

-VIP媒体需安排专人全程陪同，提供手绘场馆导览图及活动日程电子版，避免信息遗漏。

-新闻发布厅需提前调试4套LED屏，测试信号强度（不低于-85dBm）及话筒灵敏度（±3dB误差范围）。

2.5