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企业行政文件归档管理模板

一、模板概述

本模板旨在规范企业行政文件从形成到归档的全流程管理，保证文件分类清晰、存储安全、查阅便捷，满足企业日常运营、审计检查、历史追溯等需求。通过标准化操作，提升行政文件管理效率，降低信息丢失风险，为企业决策提供可靠的文档支撑。

二、适用范围与文件类型

适用范围：适用于企业各部门（如行政部、人事部、财务部、运营部等）在行政管理活动中形成的各类纸质及电子文件。

文件类型（包括但不限于）：

管理类文件：公司制度、流程手册、会议纪要、工作报告、请示批复、通知公告等；

人事类文件：劳动合同、员工档案、招聘记录、培训资料、绩效考核表、离职证明等；

财务类文件：报销凭证、发票、预算表、审计报告、税务申报材料、合同付款记录等；

合同类文件：业务合同、合作协议、保密协议、补充协议等；

资产类文件：固定资产登记表、采购合同、维修记录、报废审批单等；

其他类文件：企业资质证书、荣誉证书、外部往来函件、突发事件处理记录等。

三、行政文件归档全流程操作指南

3.1文件收集：明确来源与责任

操作步骤：

责任划分：各部门指定专人（如部门文员或*主管）作为文件收集责任人，负责本部门文件的形成、初步整理及移交；

收集范围：按“谁形成、谁收集”原则，收集已完成审批、具有保存价值的正式文件（含纸质原件及电子扫描件/原件）；

时间要求：

月度文件：每月最后2个工作日内完成上月文件收集；

年度文件：次年1月10日前完成年度重要文件（如年度总结、审计报告）收集；

专项文件：项目结束后5个工作日内完成项目相关文件收集。

交接确认：收集人填写《文件交接清单》（见4.1表），与归档部门（通常为行政部）共同核对无误后双方签字确认。

3.2文件分类：建立科学分类体系

操作步骤：

一级分类：按部门划分，如“行政部”“人事部”“财务部”“市场部”等；

二级分类：按文件类型划分，如“管理类-制度文件”“人事类-劳动合同”“财务类-报销凭证”等；

三级分类（可选）：按年份、季度或项目划分，如“2024年度-第一季度”“项目-合同文件”等；

分类标记：纸质文件在首页右上角标注分类编号（格式：一级分类代码-二级分类代码-年份-流水号，如“XZ-GL-2024-001”），电子文件在文件夹名称中体现分类信息。

3.3文件整理：规范内容与格式

操作步骤：

内容核查：检查文件是否完整（如会议纪要需包含时间、地点、参会人、决议事项），签字、盖章是否齐全，无缺页、模糊不清等问题；

排序装订：

纸质文件：按时间顺序或文件逻辑关系排序，左侧装订（需装订线处预留1cm空间），对超过A4纸大小的文件进行折叠（折叠后与A4纸大小一致），小于A4纸的用衬纸粘贴；

电子文件：按“分类编号+文件名”命名（如“XZ-GL-2024-001-公司考勤管理制度”），存储在指定服务器文件夹中，避免使用“新建文件夹1”等模糊名称；

去除夹杂物：移除文件中的回形针、大头针等易锈蚀物品，重要文件可使用无酸纸袋或文件夹保护。

3.4文件编号：保证唯一性与可追溯性

操作步骤：

编号规则：采用“部门代码-二级分类代码-年份-流水号”格式，各企业可根据实际调整代码（如行政部代码“XZ”、人事部代码“RS”）；

流水号管理：同类型文件按形成时间顺序从001开始连续编号，不得跳号、重号；

编号登记：将编号信息同步录入《文件归档登记表》（见4.2表），保证编号与文件一一对应。

3.5文件登记：建立动态管理台账

操作步骤：

信息录入：根据整理后的文件，填写《文件归档登记表》，内容包括：文件名称、编号、形成部门/日期、密级（普通/秘密/机密）、存放位置（档案柜编号/电子路径）、责任人、归档日期、备注等；

电子台账：纸质文件登记后，同步将台账信息录入Excel或档案管理系统，支持关键词检索（如按文件名、部门、日期查询）；

定期更新：新增或变更文件时，及时更新台账，保证账实一致。

3.6文件存储：保障安全与便捷

操作步骤：

纸质文件存储：

档案柜：使用专用铁皮档案柜，按分类编号顺序存放，柜门张贴分类标签（如“行政部-管理类-2024年”）；

环境要求：存储场所需干燥、通风、避光，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%，定期检查防虫、防霉措施；

电子文件存储：

服务器存储：电子文件统一存储在企业内部服务器指定目录，定期（每周）备份至异地服务器或云端；

加密管理：涉密电子文件需加密存储，访问权限仅限授权人员（如*经理、档案管理员）；

特殊文件存储：涉密文件、合同原件等需单独存放，建立《涉密文件管理台账》，记录借阅、归还情况。

3.7文件借阅：规范流程与责任

操作步骤：

借阅申请：借阅人填写《文件借阅申请表》（见4.3表），注明借阅文件名称、编号、用途、借阅期限（一般不超过3个工作日），经部门负责人审批