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业务沟通会议记录与决策执行模板

一、适用场景与价值

项目推进会议：明确项目目标、分工与关键节点，跟踪进度风险；

跨部门协作会议：协调资源、解决职责交叉问题，保证流程顺畅；

客户需求对接会议：记录客户核心诉求、确认需求优先级与交付方案；

阶段性复盘会议：总结成果、分析问题、制定改进措施，推动持续优化。

通过标准化记录与决策执行流程，可保证会议信息传递清晰、责任分工明确、执行结果可追溯，避免“议而不决、决而不行”的问题，提升团队协作效率与业务落地效果。

二、全流程操作指南

（一）会前准备：明确目标与框架

确定会议核心目的

召集人需提前明确会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决跨部门数据对接卡点”），避免议题发散。

预估会议时长，建议单次会议不超过90分钟，保证聚焦关键议题。

梳理会议议程与资料

按优先级排序议题（如“紧急重要议题→重要不紧急议题→其他议题”），并预估每个议题的讨论时间。

提前整理相关资料（如项目背景数据、需求文档、历史问题清单），在会议前1-2天同步给参会人，保证各方提前熟悉内容。

确认参会人与分工

明确主持人（把控流程、引导讨论）、记录人（实时记录关键信息）、决策人（对最终结果拍板）及其他参会角色（如执行层、支持部门）。

若有外部人员（如客户、合作伙伴）参会，提前确认其关注点，保证议题覆盖其核心需求。

（二）会中记录：聚焦关键信息

记录会议基本信息

由记录人填写会议名称、时间、地点（线上会议需注明平台及）、主持人、记录人、参会人（含缺席人员及原因）、会议主题，保证信息完整可追溯。

同步会议目标与议程

主持人开场时重申会议目的与议程，确认各方对目标的理解一致（如“今天会议需明确3个需求的交付时间与责任人”）。

详细记录讨论内容与决策

按议题顺序记录：每个议题需包含“讨论背景→核心观点（标注不同立场，如技术部认为需延期2周，市场部建议优先保障核心功能）→分歧点→最终决策”。

决策需明确“是否通过”“具体内容”“依据”（如“通过优先级排序：需求A＞需求B，依据客户紧急度调研数据”）。

明确行动项与责任人

每个决策或待办事项需同步记录“行动内容”“负责人”“协作人（若有）”“截止时间”“交付标准”（如“开发部完成需求A原型设计，负责人，截止7月15日，交付标准：包含核心流程交互图”）。

（三）会后整理与执行跟踪

整理会议记录

会议结束后2个工作日内，记录人需根据会中笔记整理成正式会议记录，重点标注“决策结果”与“行动项”，语言简洁、避免口语化（如将“尽快处理”改为“7月20日前完成初步方案”）。

主持人审核记录内容，保证关键信息无遗漏、表述准确后，发送给全体参会人确认。

分发与存档

确认无误后，将会议记录同步至项目共享平台（如企业钉钉群），标注“已确认版本”及查阅权限。

按公司规定存档（如电子文档归档至指定文件夹，保存期限≥1年），方便后续查阅。

建立行动项跟踪机制

由指定人员（如项目助理）通过表格或工具（如Excel、项目管理软件）跟踪行动项执行进度，每周更新“完成状态”（如“进行中”“已完成”“延期”）。

对即将到期或延期的行动项，提前2天提醒负责人；若遇无法按时完成的情况，需同步说明原因及调整计划。

闭环反馈与复盘

行动项全部完成后，组织简短复盘会（或在线反馈），总结执行中的经验与问题（如“需求A交付延迟因跨部门沟通不足，后续需增加周同步机制”）。

对未达预期的行动项，分析根本原因并制定改进措施，纳入后续会议议题跟踪。

三、核心模板表格

表1：会议基本信息表

会议名称

会议时间

年月日时分至时分

会议地点/平台

线上：______（如腾讯会议）；线下：______会议室

主持人

*

记录人

*

参会人

、赵六、孙七、周八（共______人）

缺席人员及原因

（如无则填写“无”）

会议主题

例：Q3产品迭代需求优先级评审会

会议目标

1.确定5个需求的优先级排序；2.明确各需求负责人与初步交付时间

表2：议题讨论记录表

议题编号

议题名称

讨论内容（背景/观点/分歧）

决策结果（含依据）

1

需求A优先级确认

背景：客户反馈核心功能缺失；技术部：开发量需3周，建议延后；市场部：客户投诉率上升，需优先解决。

决策：需求A优先级定为最高（依据：客户紧急度调研显示85%用户关注此功能）。

2

跨部门数据对接流程优化

背景：当前数据传递需人工导出，效率低；财务部：建议对接ERP系统；运营部：需明确数据字段标准。

决策：由技术部牵头，财务部、*运营部配合，7月31日前完成ERP系统对接方案设计。

表3：行动项跟踪表

行动项编号

行动内容

负责人

协作人

截止时间

完成状态

交付物

备注（如风险/调整）

ACT-001

需求A原型设计

*

*赵六

2024-07-15

进行中

原型交互图（V1