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销售业务谈判记录及合同管理工具

一、适用业务情境

本工具适用于销售团队在客户开发、商务谈判、合同签订及履约全流程中的标准化管理，具体场景包括但不限于：

新客户初次接洽：记录客户需求、痛点及初步合作意向，明确后续跟进方向；

老客户续约谈判：梳理历史合作情况，协商新合作条款（如价格、服务范围、期限等）；

复杂项目多轮谈判：针对技术方案、交付周期、付款条件等核心议题分轮次沟通，保证共识落地；

合同签订前审核：整合谈判成果，规范合同条款，规避法律及商业风险；

合同履约跟踪：监控合同执行进度，及时处理履约偏差，保障双方权益；

客户关系维护：通过历史谈判及合同数据，分析客户需求变化，优化服务策略。

二、标准化操作流程

（一）谈判前：精准准备，明确目标

客户信息梳理

调研客户背景（行业规模、主营业务、决策链等），整理历史合作记录（如有）；

明确客户本次谈判的核心需求（如降本、提效、定制化服务等）及潜在痛点（如竞品对比、预算限制等）。

谈判目标与方案制定

设定分层目标：最优目标（如达成合作、价格上浮X%）、可接受目标（如价格不变、延长账期）、底线目标（如最低合作金额）；

准备备选方案：针对客户可能提出的异议（如价格过高、交付周期长），提前设计应对策略（如分阶段报价、缩短关键节点交付时间）。

内部协同与资料准备

召开内部预备会，明确销售代表、技术支持、法务专员*等角色分工；

准备谈判资料：产品手册、成功案例、报价单、合同模板（含标准条款）、竞品分析报告等，保证资料最新且准确。

（二）谈判中：实时记录，聚焦共识

开场与需求确认

简要介绍参会人员（我方：销售经理、技术顾问；客户：采购经理、使用部门负责人），明确谈判议程及时间安排；

通过提问（如“您期望本次合作解决的核心问题是什么？”“对交付周期有具体要求吗？”）确认客户需求，避免理解偏差。

核心议题讨论与记录

按议程逐项沟通（如产品规格、价格、付款方式、违约责任等），由记录人*实时填写《销售谈判记录表》（详见模板1）；

重点标注：客户明确提出的“必须满足项”（如“质量标准需符合ISO9001”）、“可协商项”（如“付款比例可谈”）及“坚决反对项”（如“不接受独家代理”）。

分歧处理与共识固化

针对分歧点（如价格差异），及时提供数据支撑（如成本构成、市场均价），引导客户理性协商；

对已达成的共识（如“首批订单金额50万元，30%预付款”），当场复述确认，避免后续争议。

（三）谈判后：整理归档，闭环跟进

谈判记录24小时内整理

记录人*根据谈判内容，补充完善《销售谈判记录表》，保证“讨论内容”“下一步行动”等字段无遗漏；

销售经理审核记录，与客户代表（如采购经理*）邮件确认关键共识（附件附谈判记录表），作为后续合同起草依据。

任务分配与进度跟踪

根据谈判记录中的“下一步行动”，明确责任人和截止时间（如“技术部3日内提供定制化方案”“财务部2日内拟定付款计划”）；

销售团队通过CRM系统更新任务状态，每周同步跟进进展，保证客户需求及时响应。

（四）合同管理：全流程规范，风险可控

合同起草与内部审核

销售代表*依据谈判记录，使用标准合同模板起草合同，明确双方权利义务（标的物、数量、价格、履行期限、违约责任等）；

法务专员*重点审核条款合法性（如“定金”与“订金”区分、管辖约定）、商业风险（如付款条件与交付节点匹配度），出具审核意见；

涉及技术条款时，需技术顾问*确认方案可行性，避免合同内容与实际能力脱节。

合同签订与分发

审核通过后，按公司审批流程签署（如销售总监、法务总监签字），客户方需加盖公章或合同章；

签署后3日内，原件由行政部*统一归档，扫描件分发至销售、财务、技术等相关部门，保证信息同步。

履约跟踪与风险预警

销售代表*按合同约定节点（如预付款到账、交付验收）主动跟进，填写《合同履约跟踪表》（详见模板3）；

出现履约延迟（如供应商延期交货）或客户违约（如逾期付款）时，24小时内启动内部沟通机制，制定应对方案（如协商延期、发送催款函）。

合同归档与复盘

合同履行完毕或到期后，整理谈判记录、合同文本、往来函件、验收单等资料，形成“一合同一档案”；

销售团队定期复盘谈判及合同执行情况，分析成功经验（如某客户因灵活付款条款快速签约）与改进点（如某合同因验收标准模糊导致争议），优化后续谈判策略。

三、核心工具模板清单

模板1：销售谈判记录表

基本信息

谈判日期

2023年月日

谈判地点

客户会议室/线上会议

我方参与人员

销售经理、技术顾问、记录人*

客户参与人员

采购经理、技术主管

谈判主题

项目合作方案洽谈

谈判背景

客户需采购设备用于产线升级，此前与我方有过2次技术交流

核心议题与讨论内容

议题1：产品规格

客户需求：产能提升30%，兼容现有设备；我方方案：提供型号设备，附技术参数确认单（附件1）