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采购流程标准化与成本控制指导手册

前言

本手册旨在规范企业采购全流程操作，明确各环节职责分工，通过标准化管理实现采购成本的有效控制，保障采购活动的合规性、效率性与经济性。手册适用于企业各类采购场景（含生产物料、办公用品、固定资产、服务外包等），相关岗位人员需严格遵照执行，保证采购工作有序开展。

一、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本手册适用于企业内部所有采购活动，涵盖需求部门、采购部、财务部、仓储部等相关部门的职责与协作流程，适用于常规采购、紧急采购、战略采购等各类采购类型。

（二）典型应用场景

生产物料采购：生产车间根据生产计划提报原材料需求，采购部负责供应商寻源、订单下达及交期跟踪，保证物料满足生产连续性要求。

办公用品采购：行政部统一汇总各部门办公用品需求，通过标准化流程完成比价、采购及分发，控制行政成本。

固定资产采购：技术部因设备升级提报采购需求，采购部组织招标或议价，财务部参与预算审核，保证资产采购符合预算及技改要求。

服务类采购：市场部需委托第三方设计服务，采购部负责服务商资质审核、合同签订及成果验收，保证服务质量与成本匹配。

二、采购流程标准化操作步骤详解

（一）需求确认与提报

需求发起：使用部门根据业务需求填写《采购申请表》（详见模板一），明确物料/服务名称、规格型号、数量、用途、期望交付日期、预算金额等信息，部门负责人*签字确认。

需求审核：采购部收到申请后，重点审核需求的合理性（如是否必要、数量是否匹配历史消耗）、预算合规性（是否超年度预算）及规格明确性（避免模糊描述）。对不合规需求，退回使用部门补充说明；紧急需求（如生产突发停工急需物料）可启动“绿色通道”，但需在24小时内补全审核流程。

需求汇总：采购部每周汇总各部门需求，按物料类别、采购优先级分类，形成《周度采购需求清单》，提交采购经理*审批。

（二）供应商寻源与评估

供应商寻源：

公开采购：通过企业合格供应商库、行业展会、招标平台等渠道发布采购信息，邀请至少3家合格供应商报价。

单一来源：对独家供应或原厂配件等特殊情况，由采购部说明原因，经采购总监*审批后可直接向指定供应商采购。

供应商资质审核：供应商需提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可证）、过往合作业绩证明等，采购部审核其资质有效性，填写《供应商资质审核表》（详见模板二）。

供应商评估与选定：

成立评估小组（由采购部、使用部门、财务部人员组成），从价格竞争力（占40%）、质量保证（占30%）、交付能力（占20%）、服务水平（占10%）四个维度进行量化评分，评分标准详见《供应商评估表》（模板三）。

评分最高者为首选供应商，若价格差异超过5%，需组织二次议价；若供应商评分低于70分，直接淘汰。

（三）采购订单下达

订单制作：采购部根据选定供应商信息及需求明细，制作《采购订单》（模板四），注明订单号、供应商名称、物料编码、规格型号、数量、单价、总价、交付地址、交付日期、付款方式、质量标准等条款，经采购经理*审核后生效。

订单下达：采购部通过邮件、系统或书面形式将采购订单发送给供应商，并要求供应商在2个工作日内确认订单。若供应商对订单有异议，需在确认期内提出，双方协商一致后修改订单。

订单跟踪：采购专员*每周跟踪订单执行进度，重点监控供应商生产/备货情况、物流安排，对可能延期交付的风险（如供应商产能不足、物流异常），提前3个工作日预警并协调解决。

（四）合同签订与审批（单笔采购金额≥5万元或服务类采购需签订合同）

合同起草：采购部根据采购订单及谈判结果，起草采购合同，明确双方权利义务、标的物详情、质量验收标准、违约责任、争议解决方式等条款，参考《采购合同模板》（模板五）。

合同评审：法务部审核合同条款的合法性与合规性；财务部审核付款方式、发票类型及税务处理；使用部门审核技术参数与服务要求。评审通过后，由采购总监*签字确认。

合同签订：合同一式三份（采购部、供应商、财务部各执一份），双方加盖公章或合同章后生效。电子合同与纸质合同具有同等法律效力。

（五）执行与交付

供应商交付：供应商按采购订单约定的交付日期、地点送货，随货附《送货单》，注明订单号、物料名称、数量、批次号等信息。

到货通知：供应商交付后，采购部立即通知仓储部、使用部门安排收货，同步提供《采购订单》复印件及《送货单》供核对。

（六）验收与入库

数量与外观验收：仓储部核对到货物料数量、包装是否完好，与《送货单》一致后签收；若数量不符或包装破损，当场记录并由供应商签字确认，采购部协调补发或退货。

质量验收：

生产物料、固定资产等：使用部门联合质检部按技术标准进行检验，填写《质量验收报告》（模板六），合格后方可入库；不合格物料由采购部联系供应商退换货，由此产生的费用（如运输费、检测费）由供应商承担。

服务类采购：使用部门