企业行政会议记录及执行要点表.docVIP

一、适用场景与价值

在企业日常运营中，各类行政会议（如周例会、月度工作总结会、跨部门协调会、专项任务推进会等）是信息同步、决策制定、责任分配的重要载体。本工具通过标准化会议记录与执行要点梳理，帮助实现：

规范会议流程，保证讨论聚焦核心议题；

明确决策内容与责任分工，避免“议而不决、决而不行”；

为后续工作执行、进度跟踪及复盘总结提供依据，提升团队协作效率。

二、全流程操作指引

（一）会前筹备：奠定高效会议基础

明确会议目的与议题

根据会议类型（如例会、专题会）确定核心目标，例如“同步Q3重点工作进展”“解决项目跨部门协作障碍”等；

提前梳理会议议题，按优先级排序，避免议题发散，建议每个议题预留明确讨论时间。

提前通知与会人员

至少提前1-2个工作日发送会议通知，包含：会议时间、地点（或线上会议）、主要议题、需提前准备的资料（如数据报表、方案草案）；

通知中明确“必须参会人员”及“可列席人员”，保证关键决策人到场。

准备会议材料与工具

收集议题相关背景资料、历史会议记录等，提前分发给参会人员，便于会前熟悉；

准备会议签到表、录音设备（需提前告知参会人员）、投影仪、白板等工具，保证会议顺利进行。

（二）会中记录：保证信息完整准确

规范记录基础信息

会议开始后，首先记录会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、会议议程等基础信息，保证可追溯。

聚焦讨论核心内容

按议题顺序记录：每个议题的讨论要点、不同参会人员的核心观点（需标注发言人，如“*部门经理提出……”）、形成的共识或争议点；

区分“讨论内容”与“决议事项”：讨论内容是过程中的观点碰撞，决议事项是最终确定的结论，需单独标注并明确表述，避免模糊表述（如“尽快推进”改为“9月30日前完成方案初稿”）。

确认关键信息准确性

?及数据、时间、责任人的决议，需当场与主持人或相关责任人确认，避免记录误差；

对复杂议题可同步录音（需提前征得同意），会后补充整理，保证不遗漏关键信息。

（三）会后跟进：推动决议落地执行

整理并分发会议记录

会后24小时内完成会议记录整理，内容需包含：基础信息、各议题讨论摘要、决议事项清单（含责任部门/人、完成时限）、下一步行动计划；

将记录发送给所有参会人员及需知会的部门，明确“如有异议请在2个工作日内反馈”，无异议后视为确认。

建立执行跟踪机制

以“决议事项”为核心，建立《执行跟踪表》，明确每个任务的“责任部门/责任人”“完成时限”“当前进展”“反馈节点”；

责任部门需在截止日前1天反馈执行结果，如遇延期需说明原因及新计划，保证问题可追溯。

定期复盘与闭环管理

对于跨周期任务，每周/每月在相关会议中同步执行进展，协调解决卡点问题；

任务完成后，责任部门需提交完成情况说明（含成果佐证），记录人更新《执行跟踪表》状态，形成“决议-执行-反馈-闭环”的完整管理流程。

三、标准化模板示例

企业行政会议记录及执行要点表

会议基本信息

会议名称

例：2023年Q4行政工作例会（10月）

会议时间

例：2023年10月26日14:00-16:00

会议地点

例：公司3楼第一会议室/线上会议（腾讯会议号：*–）

主持人

例：行政部经理*

记录人

例：行政专员*

参会人员

例：行政部（、）、人力资源部（）、财务部（）、IT部（*）

缺席人员及原因

例：运营部*（因外出培训）

会议议程与讨论内容

序号

议题名称

1

Q3行政费用复盘

2

办公区域环境优化方案

决议事项与执行要点

决议编号

决议内容01

修订差旅费报销标准，按部门职级划分住宿及交通补贴额度，11月15日前发布新规。02

采购2台咖啡机并更新茶水间绿植，预算控制在2万元内，11月10日前完成。

执行跟踪情况

决议编号

执行状态01

进行中02

已完成

四、使用关键提示

记录客观性原则

会议记录需忠实反映讨论过程，避免加入记录人主观评价，重点标注“已确认”的决议事项，对争议点可保留多方观点供后续参考。

决议明确性要求

决议内容需包含“做什么、谁负责、何时完成”三要素，避免使用“尽快”“适当”等模糊词汇，责任需落实到具体部门或个人（而非“相关部门”）。

执行闭环管理

《执行跟踪表》需动态更新，建议由行政部专人负责汇总，每周在部门例会中同步进展，对逾期任务及时预警并协调资源解决。

信息保密规范

涉及公司敏感信息（如财务数据、战略规划）的会议记录，需标注“内部机密”，限定传阅范围，电子版存储于加密文件夹，纸质版存入带锁档案柜。

定期复盘优化

每季度对会议记录及执行情况进行复盘，分析“决议未达成”的主要原因（如责任不清晰、资源不足等），持续优化会议流程及工具模板。