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春节档案封条管理示范文本

前言

春节作为中华民族最重要的传统节日，期间多数单位及机构将进入假期模式。为确保假期期间档案实体与信息的安全、完整与规范管理，防止非授权查阅、动用或意外变动，特制定本春节档案封条管理示范文本。本文本旨在提供一套科学、严谨、可操作的档案封存与解封管理规范，供各单位结合自身实际情况参考执行，以期最大限度降低节日期间档案管理风险。

一、总则

1.1目的与依据

为维护春节假期期间档案的严肃性与安全性，保障档案管理工作的连续性与规范性，依据国家有关档案管理法律法规及本单位档案管理制度，特制定本示范文本。

1.2适用范围

本示范文本适用于各机关、团体、企业、事业单位及其他组织在春节法定假期前，对需暂停使用或存放于非日常办公区域的各类档案（包括纸质档案、电子档案存储介质等）的封存管理。

1.3基本原则

春节档案封条管理应遵循“统一规范、责任到人、安全保密、便捷追溯”的原则。

二、封条设计与制作规范

2.1材质要求

封条应选用不易仿造、不易破损、具有一定防伪性能的材料制作，如专用防伪纸张、高强度不干胶等。纸质封条厚度应适中，确保在正常封存条件下不易撕裂或脱落。

2.2尺寸规格

封条尺寸应根据档案容器（如档案柜、档案盒、档案箱）的实际大小确定，一般建议长度为[此处可填写建议长度，如“15-25厘米”]，宽度为[此处可填写建议宽度，如“3-5厘米”]。确保封条能够有效覆盖档案容器的开启缝隙，并留有足够空间填写必要信息。

2.3内容要素

封条上应包含以下固定及可变要素：

1.固定要素：单位名称或单位档案管理专用标识。

2.可变要素：

*封存日期（年、月、日）

*封存部门/责任人（手写签名或盖章区域）

*封条编号（可选，便于管理和追溯）

*“封存”、“严禁私自开启”等警示性文字。

3.防伪措施：可采用单位专用水印、暗记、特殊油墨或防伪底纹等。

2.4印制要求

封条应由单位档案管理部门统一设计、统一印制、统一发放和管理，严禁私自制作和使用。

三、封存管理流程

3.1封存前准备

1.档案清点与整理：各部门档案管理员应对本部门拟封存的档案进行全面清点、核对，确保档案数量准确、整理规范、排列有序。电子档案存储介质应检查其完整性和可读性，并单独存放。

2.确定封存范围：根据实际工作需要，明确春节期间需封存的档案柜、档案箱、档案库房或特定区域。对于持续运行的电子档案管理系统，应落实系统安全防护措施，而非仅依赖物理封条。

3.环境检查：对拟封存档案的存放环境进行检查，确保温湿度适宜、清洁、干燥、通风，远离火源、水源、腐蚀性物质及易燃易爆品。

3.2封存实施

1.封闭操作：对档案柜、档案箱等可移动容器，应将其柜门或箱盖关闭锁紧；对档案库房或固定区域，应确保门窗锁具完好。

2.封条粘贴：

*在档案容器的开启处（如柜门缝隙、锁具部位）或库房/区域的门上，平整粘贴封条。确保封条粘贴牢固，覆盖关键开启点，一旦开启必然导致封条破损或脱落。

*如档案容器有多个开启点或为增强封存效果，可在不同部位粘贴多枚封条。

3.信息填写：在封条指定位置清晰、准确填写封存日期、封存部门/责任人（手写签名）。如有封条编号，应同步记录。

4.多重封存：对于特别重要或敏感的档案，可采取“双人双锁+封条”或“多层封条”等多重封存措施。

3.3封存记录与备案

1.封存工作完成后，档案管理员应填写《春节档案封存清单》，详细记录封存档案的起止档号、数量、存放位置、封存日期、封条数量及编号、封存责任人等信息。

2.《春节档案封存清单》应一式两份，一份由本部门留存，一份报单位档案管理部门备案。

3.对封存过程可进行拍照或录像留存，作为辅助证据。

四、解封管理流程

4.1解封条件与审批

1.春节假期结束，单位正式恢复办公后，方可进行档案解封工作。

2.如因特殊紧急情况（如突发事件处置、应急查询等）需在假期内提前解封档案，必须严格履行审批程序，由单位分管档案工作领导或指定负责人批准，并由至少两名指定人员在场方可进行。

4.2解封实施

1.核对检查：解封前，档案管理员应核对封存记录，检查封条是否完好无损，有无被撬动、替换或擅自开启的痕迹。

2.启封操作：在指定人员监督下，由原封存责任人或授权人员负责启封。启封时应小心操作，避免损坏档案。

3.记录启封：启封后，应在《春节档案封存清单》上填写解封日期、解封责任人，并注明封条状态（完好/破损及原因）。如为假期内紧急启封，还需注明紧急启封事由、批准人及在场人员。

4.3档案检查与恢复

解封后，档案管理员应对档案进行简要检查，确认档案数量、顺序无误，无潮湿、霉变、虫蛀等异常情况。随后，将档案恢复至正常管理状态。

五