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机关单位公文写作规范及常用格式范例

公文，作为党政机关、企事业单位实施领导、处理公务、传递信息的重要载体，其写作质量直接关系到政令畅通、工作落实乃至单位形象。一份规范、严谨、高效的公文，是机关工作有序运转的基础。本文旨在结合实践经验，阐述机关单位公文写作的基本规范与常用格式，以期为同仁提供有益参考。

一、公文写作的基本规范

公文写作绝非简单的文字组合，它具有鲜明的政治性、法定的权威性、严格的规范性和特定的时效性。因此，在动笔之前，必须对其基本规范有深刻的理解和把握。

（一）坚持政治引领，确保方向正确

公文的生命在于其内容的政治性和思想性。写作时，必须旗帜鲜明讲政治，深刻领会党的理论和路线方针政策，准确把握上级精神和工作要求，确保公文内容与党中央保持高度一致，与单位中心工作同频共振。涉及重大原则问题，必须立场坚定、观点明确，绝不能有丝毫含糊。

（二）立足实事求是，保证内容真实

公文是为了解决实际问题而产生的，因此，内容必须真实可靠，实事求是。无论是反映情况、汇报工作，还是部署任务、提出建议，都要基于客观事实，有一说一，有二说二。数据要准确，事例要典型，分析要客观，坚决杜绝虚报浮夸、弄虚作假。

（三）遵循逻辑规律，力求条理清晰

公文的逻辑性是其说服力的关键。一篇好的公文，结构必须严谨，层次必须分明，论证必须有力。提出问题、分析问题、解决问题的思路要清晰，观点与材料要统一，论据与结论要一致。行文过程中，要注意概念明确，判断准确，推理合乎逻辑。

（四）锤炼语言文字，做到精准规范

公文语言有其独特的风格要求，即准确、简明、庄重、得体。

*准确：用词造句必须恰当贴切，避免歧义。要慎用模糊词语，对时间、地点、范围、性质、程度等表述要清晰无误。

*简明：文字力求简练，避免空话、套话、废话。在准确表达意思的前提下，尽量压缩篇幅，突出核心内容。

*庄重：公文用语应严肃、郑重，符合机关单位的身份。避免使用口语化、随意化的词语，更要杜绝低俗或不规范的网络用语。

*得体：根据行文目的、发文机关的职权、主送机关的级别以及公文的内容性质，选择恰当的语气和表达方式。上行文要谦逊请示，平行文要协商配合，下行文要明确有力。

（五）严守格式标准，确保规范统一

公文格式是公文严肃性和权威性的重要体现。《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》对公文的种类、格式要素、排版规则等都有明确规定。从眉首、主体到版记，从标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章到附注、附件，每一个部分都有其特定的规范和要求，必须严格遵守，不能随意更改或简化。

（六）注重时效质量，提升办理效率

公文往往具有明确的时限要求。无论是请示、报告，还是通知、函，都应及时起草、及时审核、及时印发，确保不误时、不误事。同时，要高度重视公文质量，对文字、数据、政策依据等进行反复核对，力求万无一失。

二、公文的构成要素与写作要点

一份完整的公文，由版头、主体、版记三大部分构成（注：根据最新《党政机关公文格式》，“版头”通常称为“公文首页红色分隔线以上的部分”，“主体”为红色分隔线至抄送机关之间的部分，“版记”为抄送机关以下的部分）。

（一）版头部分

这部分包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。这些要素的设置和编排，直接关系到公文的管理和传递效率。例如，发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，必须规范编制，便于识别和查找。

（二）主体部分

这是公文的核心内容所在，包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等。

*标题：公文的“眼睛”，应当准确概括公文的主要内容并标明公文种类。标题一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成，如“XX单位关于进一步加强XX工作的通知”。力求简明扼要，避免冗长和歧义。

*主送机关：指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。上行文一般只写一个主送机关，下行文根据需要可抄送多个机关。

*正文：公文的灵魂。其结构通常为“开头-主体-结尾”。开头部分或说明发文缘由、依据，或提出问题；主体部分阐述具体事项、政策规定、工作要求等，要条理清晰，层次分明，常用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等序数词引领；结尾部分或提出希望要求，或发出号召，或请求批复，或作补充说明。

*附件说明：公文如有附件，应当在正文之后、发文机关署名之前注明附件的顺序号和名称。

*发文机关署名与成文日期：发文机关署名应署发文机关全称或者规范化简称。成文日期通常署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

*印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章是公文生效的重要标志。