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企业行政办公流程规范化管理手册

前言

为规范企业行政办公行为，提高工作效率，保障各项工作有序开展，特制定本手册。本手册旨在明确行政办公各环节的标准流程、责任分工及操作要求，为企业各部门提供统一的行为指引，助力实现行政管理的规范化、标准化与高效化。

一、总则

（一）适用范围

本手册适用于企业各部门及全体员工的行政办公行为，涵盖办公物资、会议管理、访客接待、办公环境、印章使用、文件流转等核心行政流程。

（二）工作目标

统一行政办公标准，保证流程清晰、责任明确；

降低行政运营成本，避免资源浪费；

提升协同工作效率，保障企业日常运营顺畅；

强化风险防控，减少管理漏洞与合规隐患。

（三）职责分工

行政部：负责本手册的制定、修订、培训及监督执行，统筹各行政流程的落地与管理；

各部门：配合行政部执行流程规范，指定专人负责本部门行政事务的对接与反馈；

全体员工：严格遵守本手册要求，规范自身行政办公行为。

二、办公物资管理流程

（一）适用范围与工作目标

适用范围：企业各部门办公文具、设备耗材、固定资产等物资的采购、领用、盘点及报废管理。

工作目标：保障办公物资供应充足、分配合理，避免积压浪费与资产流失。

（二）标准化操作步骤

1.物资需求提报

部门员工根据工作需要，填写《办公物资需求申请表》（表1），注明物资名称、规格、数量、用途及预计使用时间，经部门负责人*审核后提交至行政部。

月度常规需求（如文具、耗材）需于每月25日前提报次月需求；临时紧急需求需提前1-3个工作日提交，注明“紧急”字样。

2.需求审批与汇总

行政部收到需求后，1个工作日内完成合理性审核（核查库存、预算及使用必要性），确认无误后汇总编制《月度物资采购计划》，报行政部负责人*审批。

超出常规预算或大额物资（如单价超500元），需额外提交分管领导*审批。

3.物资采购与入库

行政部根据审批通过的采购计划，通过比价、招标等方式选择供应商，保证物资质量合格、价格合理。

物资送达后，行政部仓管员*与采购员共同验收，核对物资名称、规格、数量及质量，填写《物资入库验收单》（表2），双方签字确认后入库登记。

4.物资领用与发放

员工领用物资时，填写《办公物资领用登记表》（表3），注明领用部门、人员、物资名称、数量及领用日期，经部门负责人*签字后到行政部领取。

固定资产领用需额外填写《固定资产领用单》（表4），并粘贴资产标签，明确责任人；离职或岗位调动时，需办理固定资产交接手续。

5.定期盘点与报废

行政部每季度末组织一次全面物资盘点，核对库存与台账数据，编制《物资盘点表》（表5），保证账实相符。

对损坏、过期或无法使用的物资，由部门提交《物资报废申请表》（表6），经行政部鉴定、分管领导*审批后，统一处置（如回收、销毁），并更新台账。

（三）配套表单模板

表1：办公物资需求申请表

部门

申请人

申请日期

物资名称

规格型号

单位

预计使用时间

部门负责人签字

行政部审核

表2：物资入库验收单

采购单号

供应商名称

入库日期

物资名称

规格型号

单位

验收人

采购员签字

仓管员签字

表3：办公物资领用登记表

领用日期

部门

领用人

物资名称

规格型号

单位

数量

用途

领用人签字

（四）执行要点提示

严禁虚报、冒领办公物资，禁止将公用物资挪作私用；

紧急需求需优先保障，但事后需补齐审批手续；

固定资产需定期维护，责任人离职时必须办理交接，保证资产完好；

盘点差异需在3个工作日内查明原因，明确责任并整改。

三、会议管理流程

（一）适用范围与工作目标

适用范围：企业各类会议（如例会、专题会、评审会、对外会议等）的发起、筹备、召开、纪要及归档管理。

工作目标：规范会议组织，提高会议效率，保证会议精神有效传达与落实。

（二）标准化操作步骤

1.会议发起与审批

需召开会议的部门/人员，提前2-3个工作日填写《会议申请表》（表7），注明会议主题、时间、地点、参会人员、议程及所需物资（如投影仪、白板等），报部门负责人及分管领导审批。

跨部门会议需提前协调各参会部门负责人，确认时间与人员安排。

2.会议筹备与通知

行政部根据审批通过的会议申请，负责会议室预订（确认设备、座位、茶水等），并在会议前1个工作日通过OA系统、邮件或短信发送《会议通知》（表8），明确会议时间、地点、议程及需准备的资料。

重要会议需提前半天进行会场布置（如调试设备、摆放席卡、设置签到台等）。

3.会议召开与记录

参会人员需提前5分钟到场，签到后按指定就座；会议开始后，关闭手机或调至静音，保持会场秩序。

会议记录人（一般为发起部门指定人员）需全程记录会议内容，重点记录决议事项、责任人及完成时限，形成《会议纪要》（表9）初稿。

4.会议纪要与归档

会议结束后2个工作日内，记录人完成《会议纪要》审核（经会议主持人*确认无误后