会议组织与策划执行检查清单.docVIP

会议组织与策划执行全流程检查清单工具模板

引言

会议是企业、组织内外沟通、决策推进的重要载体，一场成功的会议离不开周密的策划与严谨的执行。为避免会议筹备过程中出现遗漏、流程混乱等问题，特制定本《会议组织与策划执行全流程检查清单》。本工具覆盖会议从策划筹备到收尾复盘的全生命周期，适用于企业内部会议（如年会、项目启动会、季度总结会）、外部会议（如客户研讨会、行业峰会）、混合型会议（线上线下同步）等多种场景，可根据会议规模（小型10人以内、中型10-50人、大型50人以上）灵活调整内容，帮助会议组织者系统化推进工作，保证会议高效、有序达成目标。

一、会议策划与筹备阶段：目标明确，资源到位

1.1会议基础信息：搭建会议框架

操作说明：会议基础信息是策划的起点，需明确会议的核心定位与基本要素。通过“5W1H”原则（Why目标、What主题、Who参与、When时间、Where地点、How形式）梳理会议框架；与发起人确认会议的强制性（如必须决策的议题）与灵活性（如可调整的环节）；根据会议类型（决策型需聚焦结论、沟通型需强调互动、培训型需注重内容传递）细化细节。

对应工具表格：《会议基础信息登记表》

序号

项目

填写内容示例

填写人

完成时限

备注（填写说明）

1

会议名称

2024年Q3产品线项目启动会

*经理

筹备第1天

需体现核心主题与时间/季度

2

会议类型

决策型（需明确项目分工与时间节点）

*总监

筹备第1天

四选一：决策型/沟通型/培训型/混合型

3

核心目标

明确Q3产品线3个项目的启动时间与责任人

*总监

筹备第1天

需具体、可量化，避免“讨论工作”等模糊表述

4

预期成果

输出《项目任务分解表》（含时间节点）

*经理

筹备第2天

与目标对应，如“决策”需输出决议文件

5

参会规模

25人（内部15人+外部客户10人）

*助理

筹备第1天

区分内部/外部，预估人数±10%

6

时间安排

2024年7月15日9:00-17:00（含1.5小时午休）

*经理

筹备第1天

避开节假日，预留签到/茶歇缓冲时间

7

地点形式

线下（公司总部3楼会议室）+线上（腾讯会议）

*助理

筹备第2天

线下需确认容量，线上需提前测试平台

8

特殊需求

需提供同声传译设备（客户含外籍人士）

*经理

筹备第2天

如翻译、儿童托管、无障碍设施等

1.2目标与议题设计：聚焦核心，避免发散

操作说明：会议目标是所有议题的“指挥棒”，需遵循“SMART”原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时限性）。议题设计应围绕目标展开，按优先级排序（高优先级议题安排在精力充沛的上午，低优先级可灵活调整），每个议题需明确“讨论什么、解决什么问题、输出什么结论”。避免设置过多议题（小型会议≤5个，中型会议≤8个），保证每个议题有充足讨论时间（一般单个议题15-30分钟）。

对应工具表格：《会议目标与议题规划表》

序号

核心目标

议题名称

议题描述（需解决的具体问题）

优先级

预计时长（分钟）

负责人

是否需前置资料

资料提交时限

1

明确项目启动时间与责任人

项目A启动时间确认

讨论项目A的市场窗口期、资源到位情况，确定最早启动时间

高

20

*总监

是（项目A可行性报告）

筹备第3天17:00

2

分解项目任务与责任

项目B任务分解与责任人分配

将项目B拆解为研发、市场、运营3个模块，明确各模块负责人及时间节点

高

30

*经理

是（项目B里程碑计划）

筹备第3天17:00

3

客户需求对接与反馈

客户对产品V2.0版本的需求反馈

梳理客户提出的5项核心需求，评估优先级，确定纳入V3.0版本的需求

中

25

*客户经理

是（客户需求汇总表）

筹备第3天17:00

4

跨部门协作机制讨论

市场部与研发部协作流程优化

针对以往需求传递延迟问题，明确需求提报、审核、开发的响应时限

低

15

*总监

否（现场讨论）

-

1.3人员与资源协调：责任到人，保障到位

操作说明：人员是会议执行的核心，需明确“谁做什么、何时做、做到什么程度”。内部参会人员按角色分工（主持人控场、发言人输出内容、记录人整理纪要、助理协调后勤），外部参会人员（客户、合作伙伴）需提前发送邀请函（含会议议程、地点、联系方式）；资源协调需覆盖“人、场、物、技”四大类：场地需提前确认容量、设备、茶歇；物料需准备文件、文具、礼品；技术需测试投影、麦克风、网络、直播平台；餐饮需根据参会人员dietaryrestrictions（如素食、清真）提前统计。

对应工具表格：《参会人员名单及分工表》《外部资源对接表》

表1：《参会人员名单及分工表》

序号

部门/单位

姓名（*）

职务

角色（主持人/发言人/列席/记录人/后勤）

联系方式（内部号）

是否需发送邀请函

邀请函发送时间

备注（如是否需住宿安排）

1

市场部