印章使用规章管理自查报告.docxVIP

印章使用规章管理自查报告

一、自查背景

为进一步规范公司印章管理，确保印章使用的合规性与安全性，根据《中华人民共和国公司法》及相关法律法规要求，结合公司实际情况，特开展印章使用规章管理自查工作。

二、自查范围与方法

2.1自查范围

本次自查覆盖公司所有印章，包括但不限于：

营业执照印章

财务专用章

合同专用章

公章

法定代表人签名章

其他部门专用章等

2.2自查方法

采用文档审核与现场抽查相结合的方式进行，具体包括：

审查印章管理制度及执行记录

抽查近期印章使用凭证

检查印章保管与使用流程符合性

三、自查情况

3.1印章管理制度建设情况

项目

制度要求

实际情况

符合性

制度文件完整性

制定《印章使用管理办法》并发布

已于2023年5月发布并实施

符合

制度培训情况

对印章管理人员及使用部门进行培训

已组织2次培训，签署培训记录

符合

制度更新机制

明确制度修订流程

制度中有修订流程规定，但未修订

部分符合

说明：公司已基本建立印章管理制度，但制度更新机制执行不够及时。

3.2印章保管情况

项目

制度要求

实际情况

符合性

保管责任人

明确法定代表人或授权人保管最高级别印章

由法定代表人指定专人保管

符合

保管设施

设置保险柜等安全设备

使用保险柜保管重要印章

符合

借用登记制度

建立《印章借用登记簿》并严格登记

每次借用手签确认，无电子留存

部分符合

印章备案管理

重要印章使用前进行备案

仅对合同章进行备案

部分符合

说明：印章保管基本符合要求，但借用登记方式需改进。

3.3印章使用审批情况

项目

制度要求

实际情况

符合性

审批权限划分

明确不同印章使用权限等级

部分印章权限划分不够清晰

部分符合

使用申请流程

需填写《印章使用申请表》经审批

部分紧急用印未填写申请表

部分符合

使用后核对制度

使用后核对印章与申请内容一致

由保管人复核但无签字确认

部分符合

说明：审批流程基本建立，但对紧急情况及复核环节需加强规范。

3.4印章使用记录管理

项目

制度要求

实际情况

符合性

用印登记要求

详细记录用印日期、事由、经办人、审批人等信息

记录较完整，但部分事由描述不规范

部分符合

记录保存期限

保存至少3年

已按年限保存大部分记录

符合

定期溯源检查

每季度抽查印章使用记录的一致性

仅在检查时抽盘，无定期抽查

不符合

说明：记录管理较为规范，但缺乏持续性的抽查机制。

四、存在问题

制度更新不及时-部分印章管理制度未根据业务变化进行修订。

登记方式原始-印章借用登记仍以纸质为主，追溯困难。

审批执行不严格-部分紧急用印未完全遵循审批流程。

定期检查缺失-未建立常态化的印章使用情况溯源机制。

五、整改措施

完善制度文件

启动《印章使用管理办法》修订，增补制度更新计划（责任人：法务部，完成时限：2023年Q4）

改进登记方式

增加电子印章登记系统试用，实现用印流程线上化（责任人：IT部，完成时限：2024年Q1）

强化审批管控

明确紧急用印范围并制定简化流程，但需经法务复审（责任人：合规部门，完成时限：2023年Q3）

建立检查机制

每季度定期抽查印章使用记录，建立《印章使用异常情况报告》制度（责任人：内审部，完成时限：持续执行）

六、结论

公司印章管理制度基本符合要求，但在印章登记、审批及检查环节存在改进空间。本次自查结果为后续印章管理优化提供了依据，各部门需根据整改措施落实责任，确保印章使用合规安全，防范法律风险。

报告单位：[公司名称]

报告日期：2023年[XX月XX日]

印章使用规章管理自查报告（1）

一、自查背景

为进一步规范我单位印章管理，加强内部监督，预防和减少印章使用中的违规行为，根据《中华人民共和国公司法》、《企业法人登记管理条例》及我单位相关规章制度，于[自查时间]开展了印章使用规章管理自查工作。本次自查旨在全面梳理印章管理制度，评估实际执行情况，及时发现和纠正存在的问题，确保印章使用的严肃性、规范性和安全性。

二、自查内容

本次自查主要围绕以下方面展开：

印章管理制度建设情况:

是否制定了完善的印章管理制度，明确印章的种类、刻制、保管、使用、监督等各个环节的规定。

印章管理制度是否与国家法律法规及上级单位要求相一致。

印章管理制度是否定期进行修订和完善。

印章刻制及备案情况:

印章刻制是否依法依规进行，是否取得公安机关的批准。

印章刻制是否符合规定规格和要求。

印章刻制后是否及时到公安机关备案。

印章保管情况:

印章是否指定专人保管，并建立严格的保管责任制。

印章保管是否做到双人双锁，确保安全。

是否定期对印章保管情况进行检查。

印章使用审批情况:

是否建立了严格的印章使用审批制度，明确不同类别印章的使用审批权限和流程。

印章使用是否严格按照审批权限和流程执行。

是否存在未经审