行政办公用品采购申请与审批模板物资采购管理.docVIP

行政办公用品采购申请与审批管理模板

一、适用情境与范围

二、操作流程详解

（一）发起采购申请

申请人填写申请表：由部门实际需求人填写《行政办公用品采购申请表》（详见模板表格），列明需采购物品的名称、规格型号、数量、预估单价、预估总价及用途说明。

注意：物品名称需具体（如“A4复印纸”而非“纸”），规格型号需明确（如“70g白色500张/包”）；数量需根据实际工作需求合理填写，避免过量采购；预估总价需参考历史采购价格或市场合理报价，保证与预算匹配。

提交申请：填写完成后，申请人将申请表提交至部门负责人处进行初审。

（二）部门负责人初审

审核需求合理性：部门负责人需核对申请表中物品的必要性、数量合理性及用途是否符合部门工作计划，避免重复采购或非工作相关采购。

签署意见：审核通过后，部门负责人在“部门负责人审批意见”栏签字确认，并注明日期；若审核不通过，需注明原因并退回申请人修改。

（三）行政部复核

库存与预算核查：行政部收到申请表后，首先核查库存物品情况，确认是否有可用库存或可替代物资，避免重复采购；其次核对部门剩余预算，保证采购金额不超出部门年度/月度办公经费额度。

价格与合规性审核：行政部对预估单价进行市场比价（参考合格供应商报价或历史采购记录），保证价格合理；同时审核物品是否符合公司办公用品采购标准（如限制采购高端非必需设备等）。

签署复核意见：复核通过后，行政部在“行政部复核意见”栏签字并注明日期；若需调整数量或规格，与申请人沟通后修改申请表。

（四）权限领导审批

根据采购金额划分审批权限，保证分级审批、权责清晰：

小额采购（预估总价≤500元）：由行政部负责人审批，在“审批领导意见”栏签字并注明日期；

中额采购（500元＜预估总价≤2000元）：由分管行政副总审批，需行政部负责人审核通过后提交，审批后签字注明日期；

大额采购（预估总价＞2000元）：由总经理审批，需经行政部负责人、分管行政副总依次审核后提交，审批后签字注明日期。

（五）采购执行

下达采购指令：审批通过后，行政部将《采购申请表》作为采购依据，向合格供应商下达采购订单（或通过公司采购系统创建采购单），明确物品名称、规格、数量、交付时间及质量要求。

跟进采购进度：行政部需与供应商保持沟通，保证按时交付；若遇缺货或延迟情况，及时通知申请人并协商解决方案（如更换替代品或调整采购时间）。

（六）入库登记与领用

物品验收：物品送达后，由行政部采购人员与申请人共同验收，核对物品名称、规格、数量是否与申请表一致，检查质量是否合格（如无破损、过期等）。

入库登记：验收合格后，行政部在《办公用品库存台账》中登记入库信息（包括物品名称、规格、入库数量、入库日期、供应商、采购金额等），并更新库存数据。

领用签字：申请人凭审批通过的《采购申请表》到行政部领用物品，在《办公用品领用登记表》上签字确认，领用信息包括领用人、部门、领用物品、数量、领用日期等。

三、模板表格

行政办公用品采购申请表

申请编号

申请日期

年月日

申请人

所属部门

联系方式

预算科目

序号

物品名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

预估小计（元）

用途说明

1

2

3

预估总价合计（大写）

预估总价合计（小写）

元

部门负责人审批意见

签字：

日期：年月日

行政部复核意见

签字：

日期：年月日

审批领导意见

（小额采购：行政部负责人；中额采购：分管行政副总；大额采购：总经理）

签字：

日期：年月日

采购部执行意见

（如涉及采购部执行，填写采购进度及结果）

签字：

日期：年月日

备注

（如替代品说明、紧急采购原因等）

办公用品库存台账（节选）

入库日期

物品名称

规格型号

单位

入库数量

库存数量

供应商

采购金额（元）

入库人

办公用品领用登记表（节选）

领用日期

领用人

所属部门

物品名称

规格型号

单位

领用数量

领用人签字

备注

四、使用要点提示

提前规划，避免紧急采购：申请人应根据部门工作计划，提前3-5个工作日提交采购申请，保证采购流程正常执行；紧急采购（如突发办公物资短缺）需在申请表中注明“紧急”字样，经部门负责人加签后优先处理，但事后需补全审批流程。

规范填写，信息准确：申请表中物品名称、规格、数量等信息需完整准确，模糊描述（如“一批文具”“若干纸张”）可能导致采购错误或延误；预估总价需尽量贴近实际，与实际采购价差异超过10%时，需在备注栏说明原因。

严格审核，控制成本：部门负责人需对本部门采购需求负总责，杜绝非必要采购；行政部定期更新《常用办公用品价格参考表》，保证采购价格透明合理，同时每季度对各部门采购数据进行分析，反馈异常采购情况（如某部门耗材用量突增）。

入库与领用流程规范：物品验收时需多人核对，避免数量或质量问题入库；领用需严格登记，严禁私自取用或外