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采购流程风险控制及操作手册模板

一、适用范围与应用场景

企业采购体系初建，需建立标准化流程；

采购流程混乱，存在效率低下、风险频发问题；

新采购人员入职，需快速掌握规范操作要点；

审计或合规检查中，需完善采购流程文档。

二、采购全流程操作规范

（一）需求发起与确认

操作内容：

需求提报：需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》（详见模板一），明确采购物品/服务的名称、规格、数量、预算、用途、交付时间等关键信息，部门负责人签字确认后提交至采购部。

需求审核：采购部收到需求后，重点审核以下内容：

需求与业务计划的匹配性（如生产部门的需求是否与生产计划一致）；

预算合规性（是否超出部门年度预算，需超预算说明并附审批文件）；

必要性核查（避免重复采购、闲置采购，可通过库存系统核对现有物资）。

需求确认：审核通过后，采购部与需求部门沟通确认最终需求细节，紧急需求（如生产突发故障所需备件）需启动绿色通道，4小时内完成审核并反馈。

责任岗位：需求部门申请人、需求部门负责人、采购部审核员。

风险点：需求描述模糊导致采购偏差；虚报需求套取资金；预算超支未审批。

（二）供应商选择与管理

操作内容：

供应商信息收集：

对于常规采购项目，从《合格供应商名录》（详见模板二）中筛选候选供应商；

对于新项目或特殊项目，通过行业推荐、公开招标、自主寻源等方式收集供应商信息，要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可证）、过往业绩证明等文件。

供应商评估：采购部组织相关部门（如技术部、质量部、财务部）成立评估小组，从资质、报价、业绩、服务能力、信誉等维度进行评分（评分标准详见模板三），形成《供应商评估报告》。

资质不达标（如无相关生产许可）的供应商直接淘汰；

报价明显低于市场平均价（如低于10%）的供应商，需提交成本分析说明，避免低价劣质风险。

供应商确定：根据评估结果，选择综合评分最高的供应商作为合作方，金额较大（如单笔超50万元）的项目需通过采购委员会集体决策。

供应商动态管理：每年对合作供应商进行复评，根据交付及时率、合格率、服务响应速度等指标调整名录，淘汰不合格供应商，补充优质新供应商。

责任岗位：采购专员*、评估小组（技术/质量/财务部代表）、采购委员会。

风险点：供应商资质造假；围标串标；供应商履约能力不足。

（三）合同拟定与审批

操作内容：

合同拟定：采购部根据供应商报价和需求细节，拟定采购合同，核心条款包括：

标的物名称、规格、数量、单价、总价；

质量标准（需明确国家标准、行业标准或双方约定的技术参数）；

交付时间、地点、方式及运费承担方；

付款条件（如预付款比例、到货款、质保金比例及支付节点）；

违约责任（如逾期交付的违约金比例、质量不合格的处理方式）；

争议解决方式（如协商不成提交仲裁或法院诉讼）。

合同审核：

法务部审核条款合法性、严谨性，重点关注违约责任、知识产权、保密条款等；

财务部审核付款条款、税费约定是否合规；

需求部门审核技术参数、交付要求是否满足业务需求。

合同审批与签署：审核通过后，按企业权限分级审批（如10万元以下由采购经理审批，10-100万元由分管副总审批，100万元以上由总经理审批），双方签字盖章后生效，原件至少一式两份（采购部、供应商各执一份）。

责任岗位：采购合同专员*、法务部、财务部、需求部门、审批人。

风险点：合同条款漏洞导致纠纷；付款条件不合理；未审核供应商履约能力就签约。

（四）订单下达与执行跟踪

操作内容：

订单下达：采购部根据审批通过的合同，在ERP系统中《采购订单》（详见模板四），明确订单号、供应商信息、物品明细、交付时间、收货地址等，发送给供应商并确认接收。

执行跟踪：

供应商备货阶段：每周跟踪生产进度，保证按期交付；

物流阶段：要求供应商提供物流单号，实时跟踪运输状态，延迟交付需提前48小时书面告知并说明原因；

紧急订单：安排专人驻厂监造或全程物流跟踪，保证及时到货。

责任岗位：采购跟单员*、供应商对接人。

风险点：供应商延迟交付；物流过程中物品损坏；订单信息与合同不符。

（五）验收与入库

操作内容：

验收准备：需求部门根据合同约定准备验收标准（如检测工具、技术文件），通知采购部、仓库部（或质检部）参与验收。

现场验收：

数量验收：核对实物数量与订单、合同是否一致；

质量验收：按技术参数进行检测（如抽检比例不低于10%，关键物品全检），出具《质量验收报告》（详见模板五）；

规格验收：检查物品型号、规格是否与需求一致（如定制化设备需对照图纸确认）。

异常处理：验收不合格时，需当场拍照取证，填写《不合格品处理单》（详见模板六），选择退货、换货或折价处理，供应商承担运费及违约责任。

入库登记：验收合格后，仓库部办理入库手续，填写《入库单》（详见模板七），更新库存数据，验收单、