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项目文档管理及资料分类指南

一、适用范围与典型场景

本指南适用于各类项目全生命周期的文档管理及资料分类工作，尤其适合多角色协作、跨部门沟通或长期存档需求的项目场景。例如：

软件开发项目：需求文档、设计图纸、测试报告、用户手册等资料的规范管理；

工程建设类项目：施工图纸、合同文件、验收记录、变更通知等资料的分类归档；

科研项目：实验数据、调研报告、论文成果、经费使用记录等资料的系统性整理；

企业内部项目：立项申请、会议纪要、进度汇报、风险预案等资料的跨部门共享。

无论项目规模大小、团队构成复杂与否，通过标准化文档管理可有效提升信息查找效率、避免资料丢失，并为项目复盘、审计或交接提供可靠依据。

二、标准化操作流程

（一）前期准备：明确管理目标与分类规则

梳理文档类型

结合项目阶段（立项、规划、执行、监控、收尾）和业务需求，列出所有需管理的文档类型，如：

核心文档：项目章程、可行性研究报告、合同协议；

过程文档：会议纪要、进度计划、风险登记册；

成果文档：设计图纸、测试报告、验收报告；

支持文档：预算表、供应商资料、用户反馈记录。

制定分类维度与编码规则

分类维度：可按“项目阶段+文档类型+部门”三级分类，例如：“立项阶段-核心文档-项目部”“执行阶段-过程文档-技术部”。

编码规则：采用“项目简称-年份-分类代码-序号”格式，保证唯一性。例如：

项目简称：用2-3个字母或数字（如“OA办公系统”简写为“OA”）；

年份：文档创建年份（如2024年为“24”）；

分类代码：按文档类型首字母（如核心文档“H”、过程文档“G”、成果文档“C”）；

序号：三位数流水号（如001、002）。

示例：“OA-24-H-001”表示2024年OA办公系统项目核心文档第1号文件。

搭建存储结构

在共享服务器或云盘创建项目总文件夹，按分类维度逐级创建子文件夹，例如：

//Server/Projects/OA办公系统/

├──01-立项阶段

│├──核心文档

│├──支持文档

├──02-执行阶段

│├──过程文档

│├──成果文档

（二）执行阶段：文档创建、存储与分类

文档标准化创建

创建文档时需包含元信息：标题、编号、创建人（**）、创建日期、版本号、密级（公开/内部/机密）、关联任务/编号；

文件命名严格遵循编码规则，禁止使用“新建文档1”“最终版”等模糊名称；

内容需逻辑清晰，关键数据（如日期、金额、指标）需准确标注来源。

分类存储与权限设置

文档创建后，根据分类维度存入对应文件夹，例如：“OA-24-G-001-项目进度周报（**）”存入“02-执行阶段-过程文档”；

根据文档密级设置访问权限：公开文档全员可读，内部文档仅项目组成员可读，机密文档仅项目负责人（**）及指定人员可访问；

重要文档（如合同、验收报告）需启用“版本控制”，每次修改后保留历史版本，避免覆盖。

动态更新与标记

文档内容变更时，需更新版本号（如V1.0→V1.1）并修改“最后更新人”“更新日期”元信息；

过期或作废文档需移至“03-归档阶段-作废文档”文件夹，并标注“作废日期”“作废原因”，禁止直接删除。

（三）维护阶段：定期审查与归档

定期审查与清理

每月由项目文档管理员（赵六）牵头，检查文档分类准确性、命名规范性及存储完整性；

对重复文档（如不同版本的进度报告）、无效文档（如已完成的临时任务记录）进行合并或清理，保证文件夹结构清晰。

项目结束归档

项目收尾阶段，将所有文档按“阶段-类型”分类打包，刻录光盘或至长期存储服务器；

归档清单需包含文档编号、名称、存储路径、密级、保管期限（如10年），由项目负责人签字确认。

三、分类管理模板工具

表1：项目文档分类表（示例）

文档类别

子类别

编码规则示例

存储路径

负责人

更新频率

备注

立项阶段

核心文档

OA-24-H-001

//Server/Projects/OA/01-立项阶段/核心文档

**

项目启动时1次

项目章程、可行性报告

执行阶段

过程文档

OA-24-G-005

//Server/Projects/OA/02-执行阶段/过程文档

**

每周更新

进度周报、会议纪要

执行阶段

成果文档

OA-24-C-002

//Server/Projects/OA/02-执行阶段/成果文档

**

阶段完成时更新

系统设计说明书

归档阶段

作废文档

OA-24-INVALID-001

//Server/Projects/OA/03-归档阶段/作废文档

赵六

按需清理

标注作废原因及日期

表2：文档登记表（模板）

文档编号

文档名称

创建人

创建日期

版本号

密级

存储路径

关联任务/编号

备注

OA-24-G-003

项目风险登记册

**

2024-03-15

V1.2

内部

//Server/Pr