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采购申请审批流程表单（成本控制型）

一、适用情境与范围

本流程表单适用于企业或组织内各类采购活动的成本控制管理，重点覆盖日常运营类物资（如办公用品、低值易耗品）、生产物料类采购（如原材料、零部件）、非紧急固定资产采购（如设备、工具）等场景。通过标准化审批流程，保证采购行为符合预算要求、成本最优原则，同时规避超预算、重复采购、资源浪费等风险，适用于各部门发起的采购需求，尤其适用于对成本敏感度较高的中小型企业或大型组织的成本管控单元。

二、流程操作步骤详解

（一）采购需求发起与表单填写

发起人：采购需求部门经办人（如部门专员），需登录采购管理系统或填写纸质《采购申请审批表》。

填写内容：

基础信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期、采购用途（需注明“成本控制相关需求”，如“降低项目物料成本”“替换高耗能设备以节约长期运维成本”）。

采购明细：物品名称、规格型号、数量、技术参数（需明确必要功能指标，避免过度配置）、预估单价、预估总价，并注明“预算来源”（如“年度预算-科目”“专项成本控制资金”）。

成本控制说明：需详细说明成本控制依据，例如“已对比3家供应商报价，最低单价为元”“选择型号可降低能耗20%，长期成本更优”“本次采购为批量采购，可享受折扣%”等。

附件：至少提供2家及以上供应商的书面报价单（或电商平台截图，需标注日期）、过往采购价格对比表（如有）、成本效益分析简报（单价超5000元或年度累计超2万元的采购需提供）。

提交前自查：确认预算额度是否充足（需在预算系统内预校验）、成本控制依据是否充分、附件是否完整。

（二）部门负责人初审

审核人：需求部门负责人（如部门经理）。

审核重点：

需求真实性：采购需求是否为部门工作必需，是否存在可替代方案（如内部调配、租赁代替购买）。

成本合理性：预估单价是否与历史采购价格或市场均价匹配，成本控制说明是否逻辑清晰、依据充分。

预算符合性：采购金额是否在部门年度预算额度内，超预算部分是否已说明补充资金来源。

审核结果：

通过：在审批表“部门负责人意见”栏签字确认，并标注“初审通过，建议提交成本控制复核”。

不通过：注明驳回理由（如“需求非必要”“成本控制依据不足”“超预算未说明”），退回申请人修改。

（三）成本控制部门复核

复核人：成本控制部门专员（如成本专员）或指定岗位负责人（如成本经理）。

复核重点：

成本数据核验：对比供应商报价单与历史采购数据库，验证预估单价是否合理；检查批量采购折扣是否真实有效（需提供供应商折扣证明）。

成本效益分析：对单价超3000元的采购，复核成本效益分析报告，评估“全生命周期成本”（如采购成本+运维成本+报废成本）是否最优。

预算匹配度：核对采购总金额与预算系统剩余额度，保证不超预算；若涉及预算调整，需同步检查调整流程是否合规。

复核结果：

通过：在“成本控制部门意见”栏签字，并标注“复核通过，成本控制措施有效，建议提交财务审批”。

需补充材料：列出缺失依据（如“需补充第4家供应商报价以验证最低价”“需提供设备能耗数据证明长期成本节约”），退回申请人补充。

不通过：注明“预估单价高于市场均价%（附市场调研数据）”“成本效益分析未通过，建议选择替代方案”，并退回需求部门重新申报。

（四）财务部门终审

审核人：财务部门负责人（如财务总监）或授权审批人（如财务经理）。

审核重点：

预算合规性：采购金额是否纳入年度预算，预算调整是否符合公司财务管理制度。

成本控制底线：对纳入“重点成本监控清单”的物品（如高价值设备、大宗原材料），审核是否已通过“成本优化专项会议”评审。

资金支付安排：确认采购资金支付计划是否与公司现金流匹配，避免因采购导致短期资金压力。

审批结果：

批准：在“财务审批意见”栏签字，并标注“同意采购，请按流程执行采购”，同时同步更新预算系统额度。

暂缓批准：注明“建议分批采购以降低资金占用”“需与供应商谈判进一步降低成本”，并抄送采购部门跟进。

驳回：注明“超出预算且无合理资金来源”“不符合成本控制战略目标”，终止流程并通知申请人。

（五）采购执行与反馈

执行部门：采购部门（如采购主管），凭终审通过的审批表执行采购。

执行要求：

必须选择审批表中列明的最低成本供应商（若供应商变更，需重新提交成本控制说明并补签审批）。

采购合同需明确“成本控制条款”（如“若市场价格下降超过5%，需相应调整采购单价”）。

反馈机制：采购完成后，采购部门需在3个工作日内将实际采购价格、供应商合同复印件反馈至成本控制部门和财务部门，用于更新成本数据库。

（六）归档与复盘

归档责任：采购部门负责将审批表、报价单、合同、验收单等资料整理归档，保存期限不少于3年。

成本复盘：每季度由成本控制部门牵头，组织财务、采购、需求部门对高价值采购项目进行成本复盘，分析实际成本与预估成