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物流仓储物资入库标准核对清单

适用范围与核心价值

本核对清单适用于物流仓库、生产型企业仓储中心、第三方物流服务商等场景的物资入库管理，涵盖原材料、成品、备件等各类物资的入库流程。通过标准化核对，保证物资信息准确、质量合规、数量无误，避免因疏漏导致的库存差异、账实不符或后续生产/配送问题，提升仓储管理效率与数据可靠性。

入库全流程操作指引

第一步：入库准备与单据核对

接收送货通知：仓库管理员*提前1天通过ERP系统或供应商对接平台获取送货单（含物资名称、规格、数量、批次号、到货时间等信息），确认到货计划与采购订单（PO号）一致。

准备验收工具：核对清单、扫码枪、卷尺、电子秤、合格证检查模板、温湿度计（针对需控温物资）等工具准备齐全，保证设备在校准有效期内。

核对单据完整性：到达仓库后，供应商需提供送货单、采购订单复印件、物资合格证/检测报告（如需）、进口物资需提供报关单等。若单据不全，暂缓验收并通知采购员*协调补齐。

第二步：物资外观与质量检查

外包装检查：检查包装是否完好，有无破损、变形、浸湿、泄漏等情况；标识（含物资名称、规格、生产日期、保质期、危险品标识等）是否清晰、与单据一致。

物资外观抽检：按批次随机抽取5%-10%的物资（批量少于10件时全检），检查外观有无划痕、锈蚀、变形、异味等异常；对有保质期要求的物资（如食品、化学品），重点核对生产日期与保质期，保证剩余保质期≥1/2（特殊物资按合同约定）。

质量文件核对：核对合格证/检测报告中的物资参数（如尺寸、重量、功能指标）是否与采购订单要求一致，加盖的检测机构公章是否有效。

第三步：数量清点与复核

初点数量：按送货单清点物资件数，大件物资逐件点数，小件物资（如螺丝、配件）可按包装规格（箱/盒）清点后换算总数，记录实际到货数量。

复点确认：由仓库管理员与供应商共同参与复点，或由第二位仓库管理员独立复点，保证两次数量一致。若数量差异超过±0.5%（或合同约定误差率），需填写《数量差异记录表》，双方签字确认，通知采购员*与供应商协商处理。

重量/体积复核（如需）：对按重量计费或需精确控制库存空间的物资（如液体、大宗货物），使用经校准的电子秤或体积测量仪复核重量/体积，与单据数据对比，误差需在合同允许范围内。

第四步：信息录入与系统对接

填写核对清单：将验收合格的物资信息（名称、规格、批次号、数量、生产日期、库位建议等）逐项录入《物资入库标准核对表单》，保证信息与实物、单据完全一致。

系统入库操作：在ERP/WMS系统中创建入库单，扫描物资条码（或手动输入信息），关联采购订单号、供应商信息，库存批次。系统自动更新库存数量，避免手动录入错误。

单据归档：将签字确认的送货单、验收记录、合格证等单据按“月度+供应商”分类归档，保存期限≥3年（或按财务要求）。

第五步：物资上架与存储

分配库位：根据物资属性（如重量、尺寸、存储条件）选择合适库位：重物放底层，轻物放高层；需避光/防潮物资存于指定货位；危险品存于独立危险品库，并设置明显标识。

规范上架：使用叉车/液压车搬运时，遵守操作规范，避免碰撞；物资摆放整齐，标识朝外，保证“账、卡、物”一致（货位卡信息需与系统、实物匹配）。

存储环境检查：每日巡查存储区域，保证温湿度、通风、消防设施符合物资存储要求（如冷链物资需实时监控温度并记录）。

物资入库标准核对表单

项目

核对内容

标准要求

验收结果（√/×）

备注

基本信息

物资名称

与采购订单、送货单一致

规格型号

与采购订单一致

供应商名称

与采购订单一致

采购订单号（PO号）

与送货单一致

单据信息

送货单

字迹清晰、项目完整、加盖供应商公章

缺失需补齐

合格证/检测报告

在有效期内、参数符合订单要求、检测机构公章有效

无需检测物资可豁免

进口报关单（如需）

与物资信息一致、海关盖章有效

质量检查

外包装

无破损、变形、浸湿，标识清晰

破损需拍照记录

外观质量

无划痕、锈蚀、变形、异味等异常

保质期（如需）

剩余保质期≥1/2（合同约定除外）

临期物资需标注

数量核对

到货数量

与送货单误差≤±0.5%（合同约定误差率）

超差需填写差异表

重量/体积（如需）

与单据误差≤±1%（合同约定误差率）

入库信息

批次号

按生产批次/供应商批次录入，可追溯

生产日期/入库日期

准确录入，无逻辑矛盾

预计库位

符合物资存储规范（重下轻上、分区分类）

最终库位以实际为准

验收结论

□合格入库□拒收（原因：_________）□待处理（原因：_________）

验收人：_________供应商代表：_________

日期：_________

操作关键风险提示

单据风险：严禁无单据或单据不全的物资入库，避免后续财务结算或质量追溯困难；送货单与采购订单信息不一致时，须暂停验收并联系采购员