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工程行业资料汇编管理手册

一、手册编制目的与适用范围

本手册旨在规范工程行业项目全生命周期资料的收集、整理、归档及管理工作，保证资料的真实性、完整性、系统性及可追溯性，为工程质量控制、进度管理、成本核算、后期运维及审计验收提供可靠依据。适用于房屋建筑、市政工程、公路桥梁、水利水电等各类工程项目的资料汇编管理，涵盖项目立项、勘察设计、招投标、施工建设、竣工验收及资料移交等全流程环节。

二、资料汇编的核心应用场景

（一）项目前期阶段管理

在项目立项及勘察设计阶段，需汇编项目建议书、可行性研究报告、地质勘察报告、设计图纸（含初步设计、施工图设计）等资料，为项目审批、招标及施工准备提供基础依据。例如在招投标阶段，需将招标文件、投标文件、中标通知书及合同文件汇编成册，保证各方权责清晰。

（二）施工过程动态管控

施工阶段需实时收集整理施工日志、技术交底记录、材料进场检验报告、隐蔽工程验收记录、工序质量评定表、设计变更单、工程签证单等资料，形成“过程可追溯、质量可把关”的动态管理档案，便于及时解决施工问题及应对工程变更。

（三）竣工验收与交付阶段

竣工验收阶段需系统汇编单位工程质量验收记录、分部分项工程验收报告、竣工图纸、试运行记录、监理总结报告等资料，保证验收程序合规、工程实体符合设计及规范要求。同时为项目移交及后期运维提供完整技术档案。

（四）后期运维与法律追溯

项目交付后，完整的资料汇编是运维单位进行设备维护、系统检修的重要依据；在质量保修、法律纠纷或后续改扩建时，可快速调取原始资料，明确责任主体及技术细节，降低风险。

三、资料汇编标准化操作流程

（一）资料收集：明确范围与责任分工

收集范围：按项目阶段划分，涵盖立项文件、审批文件、设计文件、招投标文件、施工记录、检验检测报告、监理文件、竣工文件等12大类，具体详见《工程资料分类清单》（附件1）。

责任分工：

项目经理：统筹资料收集工作，保证各参建单位（设计、施工、监理、供应商）按时提交资料；

资料员*小王：负责日常资料接收、登记及初步分类，对接各责任部门；

技术负责人*李工：审核技术类资料（如图纸、变更单）的准确性与完整性；

监理工程师：审核施工记录、验收资料的真实性与合规性。

收集时限：

周度资料：每周五下班前，各施工班组提交本周施工日志、检验记录等，资料员*小王汇总后提交监理审核；

阶段资料：如地基与基础分部工程完成后7个工作日内，施工单位提交验收资料，监理审核通过后移交资料员。

（二）资料分类：科学划分与编码管理

分类原则：按“阶段-专业-类型”三级分类，例如“施工阶段-土建专业-施工记录”。

分类示例：

立项阶段：项目建议书、可行性研究报告、立项批复；

设计阶段：地质勘察报告、初步设计文件、施工图（含图纸会审记录）；

施工阶段：施工组织设计、技术交底记录、材料报审表、隐蔽工程验收记录；

竣工阶段：竣工图纸、竣工验收报告、质量保修书。

编码规则：采用“项目代码-阶段代码-专业代码-文件流水号”格式，例如“GC2024-01-SG-001”（GC2024为项目代码，01为施工阶段，SG为土建专业，001为流水号）。编码由资料员*小王统一编制，保证唯一性。

（三）资料整理：编目登记与标准化归档

编目登记：资料员*小王对收集的资料逐一填写《工程资料编目登记表》（附件2），内容包括文件名称、编号、形成日期、责任单位、页数、存放位置（如档案柜编号/电子文件夹路径）等，保证每份资料“可查、可定位”。

装订与标识：

纸质资料：采用A4纸打印，左侧装订，加装封面（含项目名称、阶段、文件名称、编制日期、编制人小王、审核人李工）及脊标，标注编码；

电子资料：按分类建立文件夹，文件夹名称与编码一致，文件命名格式为“编码-文件名称”，定期备份（每月1次，备份至公司服务器及移动硬盘）。

排序归档：按编码顺序排列纸质资料，放入专用档案盒（标注编码及名称）；电子资料按文件夹层级存储，禁止随意修改或删除已归档文件（如需修改，需填写《工程资料修改申请表》（附件3），经项目经理审批后执行）。

（四）资料审核：保证质量与合规性

三级审核机制：

一级审核（责任单位）：施工单位/设计单位/监理单位对各自提交的资料进行内部审核，保证内容真实、签字盖章齐全；

二级审核（项目资料员*小王）：核对资料完整性、编码规范性、格式统一性；

三级审核（项目技术负责人*李工）：审核技术类资料的合规性（如是否符合设计规范、验收标准）。

问题处理：审核发觉资料缺失或错误，由资料员*小王向责任单位发出《资料整改通知单》（附件4），明确整改内容及时限（一般不超过3个工作日），整改后重新提交审核。

（五）资料归档与移交：规范存储与交接

归档存储：

纸质资料：存放在专用档案室，具备防火、防潮、防虫、防盗条件，档案盒按编码顺序排列，定期（每季度）检查