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行政物资采购预算编制模板

一、适用范围与情境

年度/半年度行政物资采购预算的整体编制；

季度或月度采购计划的预算细化；

临时性、紧急性行政物资采购的预算申报；

新设部门或新增业务场景下的行政物资需求预算测算。

二、预算编制操作流程

（一）前期准备：明确依据与基础数据

政策与制度梳理：

收集公司内部《行政物资管理办法》《预算管理制度》及上级单位（如适用）的相关规定，明确预算编制的规则、审批权限及物资分类标准（如办公设备、办公耗材、清洁用品、后勤物资等）。

历史数据参考：

调取近1-2年行政物资采购的实际支出数据，分析各类物资的消耗规律、价格波动趋势及预算执行偏差率，为本次预算测算提供基准。

工作目标对接：

与行政、人事、财务等部门沟通，知晓下一年度（或计划周期）的重点工作安排（如新员工入职、办公场所搬迁、大型会议筹备等），保证预算支持核心业务需求。

（二）需求收集：部门申报与初步审核

发起需求申报：

由行政部（或后勤管理部门）向各部门/单位发布《行政物资需求征集通知》，明确申报截止时间、物资分类标准、填报要求（如需注明用途、规格参数、预计使用时间）及联系人。

部门填报需求：

各部门负责人指定专人（如经理、专员）根据实际工作需要，填写《行政物资采购需求表》（见模板表格1），列明物资名称、规格型号、单位、需求数量、预估单价、用途说明等，部门负责人签字确认后提交行政部。

行政部初步审核：

行政部对各部门提交的需求进行合规性与必要性审核，重点检查：

物资是否属于行政物资范畴（非生产、非经营性物资）；

需求数量是否与部门规模、业务量匹配，是否存在过度申报；

规格参数是否明确（避免“大概”“类似”等模糊描述）；

用途是否合理（如与部门职能无关的物资需剔除）。

审核通过后，各部门按反馈意见调整需求表，形成《行政物资采购需求汇总表》（见模板表格2）。

（三）预算测算：编制明细与汇总金额

单价与金额测算：

常规物资：参考历史采购价格、近期市场询价结果（至少2-3家供应商报价）或电商平台公开价格，确定预估单价；对于价格波动较大的物资（如电子设备、纸张等），需注明价格测算依据（如“参考电商平台202X年X月报价”）。

定制或特殊物资：要求供应商提供初步报价单，作为预算测算附件。

计算公式：预算金额=需求数量×预估单价（保留两位小数），汇总各部门预算金额形成初步总预算。

分类汇总与优先级排序：

按物资类别（办公设备、办公耗材、清洁用品等）对预算金额进行分类汇总，结合工作重要性对采购需求进行优先级排序（如“紧急必需”“重要常规”“可选优化”），优先保障高优先级物资的预算。

（四）审核与审批：流程合规与风险控制

内部审核：

行政部复核：对《行政物资采购预算明细表》（见模板表格3）的完整性、准确性进行二次复核，重点检查数量、单价、金额计算是否正确，需求与预算是否匹配。

财务部审核：财务部从预算总额控制、资金安排合理性、是否符合财务制度等角度进行审核，提出调整意见（如“建议压缩类物资预算10%，因历史消耗量较低”）。

分级审批：

部门级预算：由行政部负责人、财务部负责人联合审批；

大额预算（如单次采购超过X万元或年度总预算超过Y万元，具体金额根据单位制度确定）：需提交单位分管领导（如副总、主任）审批；

重大预算（如涉及固定资产采购或预算金额超过单位规定上限）：需提交单位领导班子集体审议。

意见反馈与调整：

审核过程中如有修改意见，由行政部及时反馈至需求部门，协调调整需求或预算，直至通过审核。

（五）定稿与执行：预算下达与动态管理

预算文件定稿：

审批通过后，行政部联合财务部编制《行政物资采购预算定稿表》（见模板表格4），明确预算总金额、分类金额、采购批次计划、执行周期等内容，经最终审批人签字后正式下发。

预算执行与监控：

采购实施时，严格按照预算执行，不得超预算、无预算采购；确需调整的，需履行预算调整审批流程。

财务部按月/季度统计预算执行情况，分析偏差原因（如市场价格波动、需求变更等），形成《预算执行分析报告》报单位领导。

三、模板表格清单

表格1：行政物资采购需求表

需求部门

物资名称

规格型号

单位

需求数量

预估单价（元）

预算金额（元）

用途说明

备注（如紧急程度、特殊要求）

行政部

A4复印纸

80g

箱

50

25.00

1250.00

日常办公

无

人事部

笔记本电脑

i5/8G/256G

台

2

4500.00

9000.00

新员工入职

需预装Office软件

表格2：行政物资采购需求汇总表

物资类别

需求部门

物资名称

规格型号

单位

需求数量

预估单价（元）

预算金额（元）

用途说明

办公耗材

行政部

A4复印纸

80g

箱

50

25.00

1250.00

日常办公

办公设备

人事部

笔记本电脑

i5/8G/256G

台

2

4500