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项目管理会议信息及分发工具

一、适用工作场景

本工具适用于项目管理全周期中各类会议的信息记录与同步，具体包括但不限于：

项目启动会：明确项目目标、范围、分工及关键里程碑，记录各方共识与待办事项。

定期进度例会（如周会/双周会）：跟踪任务完成情况、风险问题及资源需求，协调跨部门协作。

阶段评审会：验收阶段性成果，输出评审结论及后续调整计划。

问题专项会：针对项目中的突发问题或瓶颈，集中讨论解决方案并明确责任分工。

项目复盘会：总结经验教训，提炼改进措施，为后续项目提供参考。

二、操作流程详解

（一）会前：信息筹备与议程确认

明确会议核心目标

会议组织人（如项目经理*）需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确认Q3开发计划调整方案”“解决测试环境资源不足问题”），避免议题发散。

根据目标确定必要参会人员，提前3个工作日发送会议通知，包含：会议主题、时间、地点（或线上会议）、参会人名单、核心议程及预读材料（如项目进度报告、问题清单）。

准备会议记录框架

记录人（如项目助理*）提前根据议程设计会议记录模板（可参考本文第三部分），预留“议题背景、讨论要点、决议结论、行动项”等核心模块，保证记录结构化。

（二）会中：实时记录与信息同步

关键信息实时抓取

围绕议程逐项记录，重点关注：

讨论要点：不同参会人的核心观点（如“开发组提出需延长接口联调时间2天”“产品经理强调需优先保障核心功能稳定性”）；

决议结论：经讨论达成的共识（如“同意将测试资源从A组调拨至B组”“项目上线时间暂定为9月30日”）；

行动项：明确“任务内容、负责人、截止时间、交付标准”（如“完成用户手册初稿——负责人：*文档专员，截止时间：8月15日，交付标准：包含所有功能模块操作说明”）。

对争议性内容或待确认事项，标注“【待确认】”并记录后续跟进动作（如“需技术总监*在8月10日前反馈技术可行性”）。

会议中信息同步

对于复杂决议或行动项，记录人可在会议中复述确认，避免理解偏差（如“刚才确认的行动项是：设计组*在8月12日前输出新版原型图，对吗？”）。

（三）会后：整理、分发与跟踪

会议纪要整理

会议结束后2个工作日内，记录人完成会议纪要整理，内容包括：

基础信息（会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员及缺席说明）；

核心议题及讨论摘要（按议程顺序提炼，避免流水账）；

决议结论与行动项清单（行动项需单独列表，突出负责人与截止时间）；

附件（如会议PPT、问题清单、相关文档）。

分发与确认

纪要通过邮件或企业协作平台（如钉钉、企业）分发给所有参会人员及项目干系人，抄送相关领导（如项目总监*）。

在分发邮件中明确“请各位参会人确认纪要内容，如有异议请在24小时内反馈，逾期视为无异议”。

行动项跟踪

项目经理*建立行动项跟踪表，每周更新进度，在下次会议中优先回顾未按时完成的行动项，推动问题解决。

三、会议信息记录模板

项目管理会议纪要

基础信息

内容

会议名称

【示例】项目Q3进度例会（2024年8月5日）

会议时间

【示例】2024年8月5日14:00-16:00

会议地点/形式

【示例】3号会议室/线上会议（腾讯会议号：*–）

主持人

【示例】*经理（项目经理）

记录人

【示例】*助理

参会人员

【示例】经理（项目组）、工程师（开发组）、专员（测试组）、主管（产品组）

缺席人员及原因

【示例】*总监（因出差，已提前提交书面意见）

会议议程与讨论记录

一、议题1：Q3开发进度汇报?背景：当前项目开发进入中期，需确认各模块进度是否符合里程碑计划。?讨论要点：-开发组：核心模块A已完成80%，接口联调遇到第三方系统兼容问题，预计延迟2天；-测试组：模块B测试用例已完成90%，发觉3个严重bug，需开发组优先修复。?决策结论：同意接口联调延迟2天，开发组需在8月8日前完成第三方问题对接；模块B的3个bug需在8月7日前修复完毕，测试组同步更新测试计划。

二、议题2：测试资源协调?背景：测试组反映当前测试人员不足，影响模块C的测试进度。?讨论要点：-主管（产品组）：建议从其他项目临时借调1名测试工程师，或申请外部测试资源支持。?决策结论：向人力资源部申请临时借调测试工程师1名，8月6日前反馈结果；若借调失败，启动外部采购流程，由项目经理*负责对接。

三、议题3：项目风险预警?背景：识别到核心供应商可能无法按时交付硬件设备，影响整体上线计划。?讨论要点：-经理：需立即与供应商沟通，确认最新交付时间，同时准备备选方案（如寻找备用供应商）。?决策结论：采购组在8月7日前与供应商完成沟通，输出风险评估报告；备选方案由经理牵头，8月10日前完成初步调研。

行动项清单

状态

备注

1.完成接口联调第三方问题对接，保证8月8日前完成

待执行

负责