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行政活动场地预定及管理工具表

一、适用范围与典型场景

本工具表适用于各类企事业单位、社会组织内部行政活动场地的规范化预定与全流程管理，覆盖以下典型场景：

常规办公类：部门周会、项目研讨会、跨部门协调会等小型会议（10人以下）；

培训学习类：新员工入职培训、技能提升讲座、外部讲师分享会等中型活动（20-50人）；

团建活动类：部门年会、节日庆祝、团队拓展等大型聚集活动（50人以上）；

接待展示类：客户来访接待、产品发布会、成果展览等对外交流活动；

临时应急类：突发会议、临时项目组办公等需快速响应的场地需求。

二、标准化操作流程详解

步骤1：需求提出与信息确认

活动发起人（如部门助理、项目负责人）需明确活动核心信息，包括：活动名称、目的、预计时间（起止日期及时段，精确到小时）、预计参与人数、活动形式（会议/培训/团建等）、特殊需求（如投影设备、白板、茶歇区、隔音要求等）。

若活动涉及外部人员，需额外注明单位名称、联系人及对接需求。

示例：市场部申请“2024年Q3产品推广会”，时间：2024年7月15日14:00-17:00，人数：30人，需求：投影设备、麦克风、环形座位布局。

步骤2：场地查询与初步筛选

行政部通过场地清单（含场地名称、位置、容量、基础设施、可用时段、收费标准等信息）或线上预定系统，匹配活动需求。

筛选原则：

容量匹配：场地最大容纳人数≥预计人数（预留10%余量）；

设施适配：基础设备满足活动特殊需求（如培训需配备音响，研讨会需分组桌椅）；

时段可用：避开场地已预定时段及公司统一维护时间（如每周三下午例行清洁）。

输出：提供2-3个备选场地方案，供活动发起人选择。

步骤3：提交预定申请与审批

活动发起人填写《场地预定申请表》（详见模板），附上活动方案（含流程、预算等），提交至行政部。

审批流程：

常规活动（≤50人）：部门负责人*审批→行政部备案；

大型活动（＞50人）或外部场地预定：部门负责人审批→行政部审核→分管领导审批；

特殊资源占用（如露天场地、周末使用）：需额外提交《特殊使用说明》，由总经理*最终审批。

审批通过后，行政部分配“场地预定编号”（格式：年份+部门代码+序号，如2024-MKT-001），作为后续对接依据。

步骤4：预定确认与细节对接

行政部向活动发起人发送《场地预定确认函》，明确：场地名称、使用时段、设施清单、联系人（行政专员*）、注意事项（如禁止携带易燃物品、布置需提前2小时完成）。

活动发起人需在确认函签字回传，并在活动前3个工作日与行政专员*完成细节对接：

设备调试：确认投影、麦克风、空调等设备运行状态；

布置方案：如需桌椅摆放、横幅悬挂、物料摆放等，提交平面图；

人员安排：明确活动当天对接人（如行政专员*现场支持，活动发起人全程在场）。

步骤5：活动执行与现场管理

活动当天：

行政专员*提前30分钟到场，检查场地清洁、设备调试、布置情况，开放场地权限；

活动发起人负责活动流程把控，行政专员*协助处理突发问题（如设备故障、临时加座）；

参会人员需遵守场地使用规范（如爱护设施、保持安静、禁止吸烟）。

活动结束后：

活动发起人组织人员清理场地，桌椅归位、垃圾清理；

行政专员*现场检查，确认无损坏或遗留物品后，签署《场地使用验收单》。

步骤6：反馈总结与归档

活动发起人于活动结束后2个工作日内，通过线上系统或邮件提交《场地使用反馈表》，内容包括：

场地评价（设施满意度、服务效率、空间合理性等）；

问题记录（如空调制冷不足、桌椅数量不足）；

改进建议（如增加充电接口、优化隔音设计）。

行政部汇总反馈，每季度更新场地清单及管理规范，并将所有申请表、确认函、验收单、反馈表整理归档（保存期限≥1年）。

三、场地预定管理工具表示例

《场地预定申请表》

项目

填写内容

活动基本信息

活动名称：

申请部门：

活动目的：

预计时间：____年_月_日____:____至____:____

预计人数：____人（其中外部人员____人）

活动类型：□会议□培训□团建□接待□其他______

场地与设施需求

希望场地：□1号会议室（10人）□2号培训室（50人）□多功能厅（100人）□外部场地______

必需设施：□投影仪□麦克风□白板□茶歇区□WiFi□其他______

特殊要求：□环形座位□分组桌椅□横幅悬挂□设备提前调试______

审批流程

部门负责人*审批意见：____________________签字：______日期：______

行政部审核意见：____________________签字：______日期：______

分管领导*审批意见（如需）：____________________签字：______日期：______